D-10-02 : Programme canadien d'échantillonnage des grains (PCEG)

Entrée en vigueur : 1 avril, 2022
(Original)

Objet

Dans le cadre du Programme canadien d'échantillonnage des grains (PCEG), qui est facultatif, les entreprises peuvent prélever des échantillons dans les envois de semences, de grain et de produits du grain et les présenter aux fins de certification phytosanitaire, en vue de l'exportation de ces envois. La présente directive énonce les critères utilisés par l'Agence canadienne d'inspection des aliments (ACIA) pour autoriser les entreprises à participer au PCEG, de même que la marche à suivre pour prélever les échantillons et les présenter à l'ACIA. L'ACIA se fonde sur les résultats de l'analyse de ces échantillons pour délivrer les certificats phytosanitaires.

Plusieurs modifications ont été apportées au document, incluant les suivantes :

• reconnaissance du fait que les échantillons peuvent être envoyés aux laboratoires de l'ACIA ou à ceux du Programme de laboratoires autorisés pour l'analyse des grains à l'exportation (PLAAGE)
• dispositions relatives à l'utilisation du Programme canadien d'échantillonnage des grains (PCEG) dans les silos terminaux dans des conditions particulières
• recommandations de consulter le bureau local de l'ACIA si le lot ne peut être échantillonné dans un délai de 1 mois précédant la date d'exportation prévue
• autres détails administratifs en lien avec le fait de devenir un tiers échantillonneur et de fonctionner comme tel
• dispositions visant à permettre qu'un échantillon unique soumis représente un lot d'une taille maximale de 330 tonnes métriques, plutôt que les 300 tonnes métriques précédemment autorisées
• pour les envois par bateau de transport en vrac de produits non manipulés par la Commission canadienne des grains (CCG), dispositions visant à permettre qu'un échantillon unique représente un volume maximal de 2 000 tonnes
• une recommandation afin que les installations qui transforment des emballages prêts pour la vente au détail travaillent avec leur bureau local pour élaborer une procédure d'échantillonnage de rechange s'il est déterminé que l'échantillonnage normal n'est pas réalisable
• des éclaircissements supplémentaires ont été fournis quant à ce qui doit être saisi dans le champ « Lieu d'origine » du formulaire de soumission d'échantillons
• renseignements supplémentaires sur les éléments qui doivent être couverts dans le manuel en ce qui a trait à la conservation des grains et des produits de grain échantillonnés avant d'être chargés dans le véhicule final
• des instructions concernant les vérifications internes pour les installations dont les activités sont saisonnières ont été fournies
• des instructions sur le retrait volontaire du PCEG ont été fournies
• des renseignements à jour concernant la calibration et la vérification des échantillonneurs automatiques ont été fournis
• des éclaircissements sur l'utilisation des sondes à double tube ont été ajoutés
• des éclaircissements ont été fournis indiquant que pour les types de culture pour lesquels aucune taille de sonde n'est spécifiée, la dimension minimale de l'ouverture de la sonde doit être assez large pour permettre aux céréales de s'écouler librement dans la sonde
• dans les cas où l'échantillonnage manuel est nécessaire, il est également permis d'utiliser une pelle à main au lieu de recourir à l'échantillonnage manuel à partir du dessus du sac avant la fermeture de celui-ci
• des éclaircissements ont été fournis en lien avec les procédures d'échantillonnage dans des contenants de plus de 100 kg
• l'Annexe 8 : Rapport de transbordement d'établissement (empotage/groupage) a été supprimée, ainsi que les instructions s'y rapportant
• diverses modifications éditoriales ont été apportées afin d'améliorer le format et la clarté du texte

Le présent document a préséance sur toutes les anciennes versions de la directive D-10-02.

Sur cette page

• Révision
• Approbation
• Liste de distribution
• Introduction
• Portée
• Références
• Définitions, abréviations et acronymes
• 1.0 Exigences générales
  • 1.1 Fondement législatif
  • 1.2 Droits
  • 1.3 Organismes nuisibles réglementés
  • 1.4 Marchandises admissibles
  • 1.5 Marchandises exemptées
  • 1.6 Demandeurs admissibles
• 2.0 Certification des exportations
  • 2.1 Approbation des marchandises avant l'exportation
• 3.0 Exigences du PCEG
  • 3.1 Présentation de documents
  • 3.2 Examen de la demande
  • 3.3 Responsabilités de l'entreprise
• 4.0 Manuel
  • 4.1 Administration
  • 4.2 Santé et sécurité
  • 4.3 Salubrité
  • 4.4 Méthodes d'échantillonnage
  • 4.5 Réduction et préparation des échantillons
  • 4.6 Présentation des échantillons
  • 4.7 Entreposage du produit avant exportation
  • 4.8 Formation
  • 4.9 Audit interne
  • 4.10 Non-conformités
• 5.0 Audits par l'ACIA
  • 5.1 Audit d'évaluation
  • 5.2 Audit des systèmes
  • 5.3 Non-conformités
• 6.0 Application et suspension
• 7.0 Annexes
• Annexe 1 : Demande de participation au Programme canadien d'échantillonnage des grains
• Annexe 2 : manuel
• Annexe 3 : liste de contrôle pour la révision du manuel
• Annexe 4 : matériel et méthodes d'échantillonnage
• Annexe 5 : intensité d'échantillonnage
• Annexe 6 : options offertes pour l'analyse des échantillons
• Annexe 7 : exemple de formulaire de présentation d'échantillons
• Annexe 8 : liste de contrôle de l'échantillonneur automatique

Révision

La présente directive sera révisée et mise à jour au besoin. Pour des précisions ou des éclaircissements, prière de communiquer avec l'ACIA.

Registre des modifications

Les modifications apportées à la présente directive seront datées, puis distribuées selon la liste suivante.

Liste de distribution

1. Liste d'envoi des directives (régions, l'unité d'évaluation des risques phytosanitaires, United States Department of Agriculture (USDA)
2. Gouvernements provinciaux, industrie (déterminé par l'auteur)
3. Organisations sectorielles nationales (déterminé par l'auteur)
4. Internet

Introduction

Aux termes de la Loi sur la protection des végétaux et de son règlement d'application, les végétaux et produits végétaux exportés à partir du Canada doivent satisfaire aux exigences phytosanitaires du pays importateur. Un certificat phytosanitaire conforme au modèle établi par la Convention internationale pour la protection des végétaux doit attester que chaque envoi de végétaux, de produits végétaux ou d'autres articles réglementés respecte les exigences phytosanitaires du pays importateur. L'ACIA, à titre d'organisation nationale de la protection des végétaux du Canada, est responsable de la certification phytosanitaire des exportations de végétaux et produits végétaux ainsi que de l'établissement de programmes de certification tenant compte des exigences phytosanitaires des pays importateurs.

La plupart des pays ont établi des exigences d'importation visant à garantir une réduction réelle des risques phytosanitaires avant l'exportation des produits. Le commerce international des semences, du grain et des produits du grain est considéré comme un vecteur d'organismes nuisibles réglementés. Le Canada, grand exportateur de ces marchandises, reconnaît que leur commerce n'est possible que s'il prend les mesures nécessaires pour atténuer le risque de transmission d'organismes nuisibles vers les pays importateurs.

Le Programme canadien d'échantillonnage des grains (PCEG) permet aux entreprises approuvées d'envoyer des échantillons à l'ACIA ou à des laboratoires privés approuvés dans le cadre du Programme de laboratoires autorisés pour l'analyse des grains à l'exportation (PLAAGE) aux fins d'analyse phytosanitaire en vertu d'un système de gestion de la qualité.

Portée

Le présent document est destiné aux différentes directions générales de l'ACIA et aux entreprises autorisées (ou qui désirent être autorisées) à prélever des échantillons aux fins de certification phytosanitaire. Il énonce les critères et exigences que les entreprises doivent respecter pour prélever les échantillons officiels sur lesquels se fonde l'ACIA pour délivrer les certificats phytosanitaires.

Dans le cadre du PCEG, les échantillons peuvent être prélevés dans les envois ensachés ou en vrac de céréales, de légumineuses à grains, d'oléagineux ou d'autres grains de spécialité destinés à l'exportation à partir du Canada, quelle que soit l'utilisation finale du produit (par exemple, multiplication, transformation, consommation humaine ou animale, entreposage ou manutention par des établissements de manutention et de transformation situés à l'intérieur du pays ou des établissements de transbordement de conteneurs.) Le lot échantillonné doit être isolé des autres lots et manutentionné de manière à prévenir tout risque d'introduction, de propagation ou de multiplication d'organismes nuisibles jusqu'au moment de l'exportation.

Le programme n'autorise pas l'établissement à prélever des échantillons dans les silos terminaux, (voir les exceptions à la section 1.6), qui sont visés par d'autres programmes d'inspection.

Le PCEG est un programme facultatif. Les établissements exportateurs qui ne participent pas au programme ou qui n'utilisent pas les services d'un tiers échantillonneur autorisé peuvent faire prélever les échantillons officiels par un inspecteur de l'ACIA aux fins de la certification phytosanitaire.

Références

• Guide de l'International Organization for Standardization (ISO) 9000, Système de management de la qualité – Principes essentiels et vocabulaire
• Normes internationales pour les mesures phytosanitaires (NIMP) n^o 5, Glossaire des termes phytosanitaires, Food and Agriculture Organization (FAO), Rome (mis à jour annuellement)
• Manuel des systèmes d'échantillonnage et du Guide d'approbation de la Commission canadienne des grains, 2015
• ACIA R-006, Manuel d'audit de Programme canadien d'échantillonnage de grains
• NIMP no 31 - Méthodes d'échantillonnage des envois

Définitions, abréviations et acronymes

Les définitions des termes utilisés dans le présent document se trouvent dans le Glossaire des termes utilisés en protection des végétaux.

1.0 Exigences générales

1.1 Fondement législatif

Loi sur la protection des végétaux, S.C. 1990, ch. 22

Règlement sur la protection des végétaux, DOR/95-212

Avis sur les prix de l'Agence canadienne d'inspection des aliments, Partie I de la Gazette du Canada (tel que modifié de temps à autre)

1.2 Droits

L'ACIA impose des droits conformément à l'Avis sur les prix de l'Agence canadienne d'inspection des aliments. Pour tout autre renseignement sur les droits, communiquer avec n'importe quel bureau local de l'ACIA ou visiter le site web Avis sur les prix.

Les audits d'établissements et de tiers ainsi que la délivrance des certificats phytosanitaires sont visés par le recouvrement des coûts, conformément au Règlement sur les droits exigibles - Protection des végétaux.

1.3 Organismes nuisibles réglementés

Les semences, le grain et les produits du grain sont une voie de propagation pour un nombre d'organismes nuisibles réglementés. Les organismes nuisibles réglementés propres à chaque marchandise sont généralement énumérés dans les exigences phytosanitaires du pays importateur. Veuillez contacter un bureau régional de l'ACIA afin d'obtenir les exigences phytosanitaires spécifiques du pays qui s'appliquent à la marchandise destinée à l'exportation.

1.4 Marchandises admissibles

Les semences, le grain et les produits du grain provenant de céréales, de légumineuses à grains, d'oléagineux et d'autres grains de spécialité qui exigent la délivrance d'un certificat phytosanitaire avant l'exportation peuvent être échantillonnés dans le cadre du PCEG.

1.5 Marchandises exemptées

Les marchandises dont l'exportation n'exige pas de certificat phytosanitaire de l'ACIA ne sont pas visées par le programme. Veuillez communiquer avec le bureau de l'ACIA de votre région pour obtenir des précisions sur les exigences phytosanitaires du pays importateur qui visent la marchandise destinée à l'exportation.

1.6 Demandeurs admissibles

Seuls les établissements situés au Canada sont admissibles au PCEG. Les demandeurs admissibles comprennent les établissements de transformation, de manutention et d'exportation de semences, de grain et de produits du grain. Les entreprises ou les particuliers qui prélèvent des échantillons de grains ou produits de grain aux fins de l'exportation pour le compte d'un exportateur peuvent également présenter une demande de participation au programme à titre de « tiers échantillonneurs ».

Les établissements, entreprises ou particuliers autorisés à prélever des échantillons dans le cadre du programme sont désignés par le terme entreprise(s) dans la suite du présent document.

Les silos terminaux ne sont pas admissibles au PCEG. La certification phytosanitaire des produits expédiés depuis ces installations relève d'autres programmes d'inspection de l'ACIA. Cependant, il existe des cas aux silos terminaux où l'approbation en vertu du PCEG est nécessaire :

• le silo terminal manipule un produit qui ne nécessite pas la surveillance de la CCG lors de l'échantillonnage officiel (par exemple, des granulés de tourteau de canola) parce que le produit n'est pas mentionné dans la Loi sur les grains du Canada. Par conséquent, la CCG ne participe pas à l'échantillonnage, entre autres, rendant ainsi nécessaire la collecte des échantillons par les employés des entreprises approuvées par le PCEG;
• le silo terminal charge dans un moyen de transport qui ne nécessite pas la surveillance de la CCG dans le cadre de l'échantillonnage officiel (par exemple, conteneurs);
• le chargement direct des wagons dans les cales de navire en vrac. Le produit n'est pas entreposé, mais certains équipements de l'établissement sont utilisés.

2.0 Certification des exportations

Tous les échantillons prélevés par les entreprises autorisées sont soumis à des actions phytosanitaires afin de répondes aux exigences phytosanitaires du pays importateur. Les actions phytosanitaires comprennent l'inspection (par exemple, l'analyse de la présence d'espèces de mauvaises herbes) ou des tests pour la présence d'organismes nuisibles tels que les bactéries, les champignons, les virus. L'ACIA se fonde sur les résultats d'inspection ou d'analyse pour délivrer les certificats phytosanitaires. Le certificat est émis uniquement si les résultats d'inspection ou de l'analyse d'échantillon(s) représentatif(s) sont conformes aux exigences phytosanitaires du pays importateur.

Il est possible que les exigences phytosanitaires de certains pays importateurs obligent l'ACIA à réaliser des analyses pour la présences d'espèces de mauvaise herbes et des tests pour les organismes nuisibles savant la certification. Dans ce cas, l'ACIA peut demander que des échantillons additionnels ou plus volumineux que ce qui est prévu dans les lignes directrices du PCEG soient prélevés et présentés. Il incombe à l'exportateur de connaître ces exigences et de les transmettre à l'entreprise chargée de l'échantillonnage dans le cadre du PCEG.

Prière de se reporter à la directive D-99-06, « Politique relative à la délivrance des certificats phytosanitaires », pour obtenir des précisions sur la politique et les méthodes adoptées par l'ACIA à cet égard.

2.1 Approbation des marchandises avant l'exportation

L'approbation des marchandises entreposées destinées à l'exportation peut se faire au moyen d'un échantillonnage, d'une inspection et d'analyses phytosanitaires effectuées avant le chargement des envois à bord de véhicules en vue de leur exportation. Les établissements qui désirent obtenir une telle approbation doivent s'assurer que le lot échantillonné est isolé et que son identité est préservée jusqu'à l'exportation du produit. Les méthodes utilisées pour maintenir l'intégrité et l'identité du lot échantillonné doivent être décrites dans le manuel (voir la section 4.0).

Il revient à l'exportateur de coordonner le prélèvement des échantillons et leur acheminement à l'ACIA depuis l'entreprise autorisée à les prélever. L'exportateur doit s'assurer que le nombre d'échantillons adéquat est envoyé aux fins d'inspection ou d'analyse afin que l'ACIA émette un certificat phytosanitaire. L'exportateur doit prévoir le temps nécessaire pour obtenir la confirmation du fait que les échantillons sont exempts d'organismes nuisibles, puisque cette confirmation est exigée pour la certification phytosanitaire. De façon générale, le lot doit être échantillonné au cours du mois précédent la date d'exportation prévue. Dans les situations où cela pourrait s'avérer impossible, consulter le bureau local de l'ACIA.

L'ACIA peut exiger des échantillonnages, des inspection ou des analyses supplémentaires pour s'assurer que le lot est exempt d'organismes nuisibles, dans les circonstances suivantes :

• si plus de 30 jours se sont écoulés entre l'échantillonnage des marchandises entreposées et le moment où l'ACIA reçoit la demande de certificat phytosanitaire;
• si les conditions d'entreposage ou de manutention exposent un lot de grain approuvé à un risque d'infestation;
• si l'intégrité du lot a été compromise durant l'entreposage;
• si le lot n'a pas été approuvé pour ce qui est de certains organismes nuisibles réglementés par le pays importateur.

Dans ces circonstances, la décision d'exiger un échantillonnage, une inspection ou une analyse supplémentaires revient à l'ACIA.

3.0 Exigences du PCEG

3.1 Présentation de documents

L'entreprise souhaitant être autorisée à participer au PCEG doit faire parvenir au bureau régional de l'ACIA une Demande de participation au « Programme canadien d'échantillonnage des grains » (annexe 1) de même qu'un manuel système de gestion de la qualité. La demande doit être signée par un gestionnaire (section 3.3.2) ode l'entreprise, qui assumera la responsabilité globale de l'administration du programme.

L'entreprise est tenue d'utiliser un Système de gestion de la qualité afin d'assurer le respect constant des principes phytosanitaires établis en matière d'échantillonnage. Elle doit décrire par écrit les méthodes utilisées dans le cadre de son système qualité afin de satisfaire aux conditions du PCEG. Cette description constitue le manuel système de gestion de la qualité de l'entreprise, appelé manuel dans la suite du présent document. Si une entreprise effectue l'échantillonnage dans son propre établissement, mais qu'elle désire agir à titre de tiers échantillonneur pour d'autres établissements, elle doit satisfaire aux exigences applicables en matière de tiers échantillonneur. De plus, cela doit être inclus dans son manuel. Une demande distincte pour la portée de l'échantillonneur tiers supplémentaire n'est pas requise, en tant que telle, un seul numéro sera émis.

Les entreprises agissant à titre de tiers échantillonneurs sont tenues de présenter une demande ainsi qu'un manuel par bureau qui effectue de l'échantillonnage. Lorsque le ou les tiers échantillonneurs travaillant à partir d'un bureau fournissent des services d'échantillonnage phytosanitaire dans plusieurs provinces, leur manuel doit l'indiquer. Le bureau de l'ACIA qui évalue la demande d'un bureau qui effectue de l'échantillonnage partagera l'information sur la portée des activités des entreprises tierces avec d'autres bureaux de l'ACIA dans d'autres provinces, au besoin.

3.2 Examen de la demande

L'ACIA examine la demande et évalue le manuel de l'entreprise en se fondant sur les exigences énoncées à la section 4.0 et l'annexe 3 du présent document. Si le manuel n'est pas conforme à ces exigences, l'ACIA indique au demandeur les passages devant être modifiés. Une fois les modifications nécessaires apportées, le demandeur peut présenter de nouveau son manuel. Lorsque les exigences du programme sont satisfaites, l'ACIA fixe la date d'un audit d'évaluation initial.

Dans le cadre de l'audit d'évaluation, l'ACIA détermine si l'entreprise peut appliquer les méthodes décrites dans son manuel et si ces méthodes sont conformes aux objectifs du PCEG. Dans le cas d'un tiers échantillonneur, l'audit d'évaluation comprendra une visite sur les lieux d'un de leur client.

Si le manuel et les résultats de l'audit d'évaluation satisfont aux exigences de l'ACIA, le demandeur reçoit une copie de la demande de participation approuvée indiquant son numéro d'identification unique aux fins du PCEG. Leur nom sera ajouté à la liste des entreprises approuvées tenue par l'ACIA (non disponible à l'externe). L'entreprise ainsi autorisée est tenue de conserver une version à jour de son manuel et de la présenter à l'ACIA sur demande.

De plus, l'ACIA effectuera un audit des systèmes chaque année.

3.3 Responsabilités de l'entreprise

3.3.1 Direction de l'entreprise

• L'entreprise doit rédiger et tenir à jour un manuel décrivant les méthodes d'échantillonnage utilisées dans le cadre du PCEG;
• La direction de l'entreprise doit désigner un gestionnaire qui devra se conformer aux exigences à la section 3.3.2. La direction doit également désigner des remplaçants qualifiés capables de remplacer le gestionnaire, ou disposer d'un plan d'urgence approuvé par l'ACIA. Toute entreprise qui ne se conforme pas à ces exigences ne peut pas participer au PCEG;
• La direction doit s'assurer que les méthodes décrites dans le manuel sont appliquées de façon à garantir l'intégrité du processus d'échantillonnage;
• La direction doit offrir à chaque employé chargé de la mise en œuvre du manuel une formation portant sur les aspects dont il est responsable. Le programme de formation doit être décrit dans le manuel;
• La direction doit prêter son concours au personnel de l'ACIA durant les audits et autoriser l'équipe d'audit à examiner les registres et documents, à prélever des échantillons, à inspecter les produits et à interroger les employés participant au processus d'échantillonnage, dont le nom figure dans le registre de formation.

3.3.2 Gestionnaire

Le gestionnaire doit :

• avoir une connaissance approfondie du PCEG ;
• avoir le pouvoir et le mandat d'élaborer et de mettre en œuvre un manuel conforme aux exigences du PCEG;
• être déterminé à assurer le respect des exigences du PCEG en appliquant le système qualité de l'entreprise, ce qui comprend notamment l'établissement et la mise en œuvre d'un système de gestion et de conservation des documents;
• tenir à jour des registres détaillés sur les audits internes effectués, les cas de non-conformité, les mesures correctives prises et les audits de suivi;
• connaître les situations dont l'ACIA doit être informée et indiquer dans le manuel la marche à suivre pour transmettre de tels avis;
• se charger de la mise en œuvre des mesures correctives;
• veiller à ce que les employés qui réalisent les échantillonnages savent effectuer les tâches en rapport avec le PCEG et sont bien formés;
• prendre des dispositions pour des audits internes.

Le gestionnaire assume la responsabilité globale du manuel, mais peut désigner des employés ou des entrepreneurs qualifiés qui l'aideront à élaborer et à mettre en œuvre différents aspects du manuel, comme le contrôle des documents, la tenue des registres, l'administration et les audits internes. Le gestionnaire doit confier ces tâches à des personnes qualifiées.

Le gestionnaire, ou un remplaçant désigné, doit être présent lors des audits effectués par l'ACIA.

4.0 Manuel

4.1 Administration

Le manuel doit fournir des précisions sur les fonctions et responsabilités des employés chargés d'assurer le respect des exigences du PCEG. Un simple organigramme peut suffire à cette fin. Le manuel doit être dactylographié, et toutes ses pages doivent être numérotées. Il doit indiquer le nom et l'adresse de l'entreprise et comporter une table des matières ainsi qu'une liste des personnes ayant reçu un exemplaire du manuel.

L'entreprise doit établir une marche à suivre pour la révision du manuel. Elle doit décrire comment et quand l'ACIA sera informé de toutes mises à jour du manuel lorsqu'elles se produisent. L'entreprise doit tenir à jour une liste des modifications apportées et inclure dans le manuel une liste des endroits où on peut en trouver des exemplaires. Cette liste doit préciser le nom des personnes qui reçoivent les modifications apportées au manuel, afin que l'entreprise puisse assurer le suivi des différentes versions du manuel.

L'entreprise doit décrire les méthodes utilisées pour pouvoir conserver et récupérer les registres portant sur tous les aspects du PCEG pendant une période minimale de 2 ans. Tous les registres doivent être mis à la disposition de l'ACIA sur demande. Se reporter à l'annexe 2 pour connaître les autres directives s'appliquant au manuel.

Les entreprises souhaitant élaborer un seul manuel qui satisfait au PCEG de l'ACIA ainsi qu'au Programme d'échantillonnage certifié de conteneurs (PECC) du de la CCG doivent d'abord satisfaire à toutes les exigences du PCEG résumées aux annexes 2 et 3. Si une entreprise œuvre à obtenir une approbation en vertu du PCEG et du PECC en même temps, elle doit travailler directement avec chacune des organisations.

4.2 Santé et sécurité

L'échantillonneur doit bien connaître les méthodes établies par l'entreprise en matière d'échantillonnage et de sécurité avant de procéder au prélèvement d'échantillons. Chaque entreprise doit établir ses propres mesures de sécurité en la matière. Le port d'équipement de protection individuelle approprié est recommandé en toutes circonstances. Si un produit à échantillonner a subi un traitement chimique, il est recommandé de prendre les mesures de précaution dictées par l'employeur.

4.3 Salubrité

De bonnes pratiques d'hygiène constituent la première étape pour prévenir les infestations et minimiser les coûts de la lutte contre les insectes nuisibles. Les grains répandus au sol, la poussière et les vieux résidus constituent une source de nourriture accessible et peuvent abriter des populations d'insectes qui sont en mesure de se propager en permanence dans différentes zones de l'établissement. Les résidus de grains diminuent l'efficacité des traitements aux pesticides en agissant comme une protection pour les insectes contre les insecticides ou en absorbant le produit insecticide et en diminuant ainsi la quantité de produit qui peut entrer en contact avec les insectes. En outre, la présence de nourriture peut permettre aux insectes de se rétablir à la suite de traitements pesticides. Par conséquent, il faut toujours nettoyer le grain répandu au sol, les résidus et la poussière avant d'appliquer un insecticide. Par ailleurs, de bonnes pratiques d'hygiène peuvent également diminuer les risques pour la santé et la sécurité.

Il est suggéré aux entreprises qui participent au programme d'ajouter un chapitre sur la politique et les procédures de salubrité à leur manuel d'échantillonnage.

4.4 Méthodes d'échantillonnage

Il incombe aux exportateurs et aux entreprises participant au PCEG de collaborer entre eux de même qu'avec l'ACIA afin de vérifier les exigences phytosanitaires du pays importateur à l'égard de certaines marchandises. Ces exigences doivent être connues avant le début de l'échantillonnage, puisqu'elles peuvent avoir une incidence sur les exigences visant la présentation des échantillons, l'inspection et leur analyse.

L'échantillonneur joue un rôle déterminant dans l'échantillonnage exhaustif des lots à inspecter ou analyser. Les renseignements fournis avec les échantillons sont essentiels pour la validité de tous les résultats d'inspection ou d'analyse obtenus subséquemment.

4.4.1 Détermination du lot

Dans le cadre du PCEG, l'ACIA autorise le prélèvement d'un seul échantillon représentatif pour les lots pesant jusqu'à 330 tonnes métriques (tm). Lorsqu'un lot excède 330 tm, il faut présenter un échantillon pour chaque tranche supplémentaire de 330 tm ou partie de tranche. Avant de procéder à l'échantillonnage, il faut vérifier le lot à échantillonner et déterminer le type de produit, le nombre de sacs ou d'emballages et le numéro du lot. Il faut procéder avec soin, en s'assurant que le matériel et la méthode d'échantillonnage choisis permettent d'obtenir des échantillons représentatifs de l'ensemble du lot.

Pour les expéditions en vrac par navire de marchandises non traitées par la CCG (par exemple les granules de tourteau de canola), un taux d'échantillonnage de 1 échantillon représentant jusqu'à 2 000 tonnes est autorisé.

4.4.2 Matériel et méthodes d'échantillonnage

Il est obligatoire de disposer de matériel d'échantillonnage approprié et de maintenir la propreté de ce matériel, afin d'éviter les risques de contamination croisée entre échantillons provenant de lots différents. L'entreprise est tenue de décrire ses méthodes en détail dans son manuel. Prière de se reporter à l'annexe 4 pour plus de précisions sur le matériel et les méthodes d'échantillonnage.

4.4.3 Intensité d'échantillonnage

L'échantillon primaire est une petite quantité de produit prélevée dans un lot au cours d'une seule activité d'échantillonnage. Le nombre d'échantillons primaires devant être prélevés d'un lot pour être représentatifs dépend du nombre de sacs, ou du poids net dans le cas d'un envoi en vrac. On trouvera à l'annexe 5 des indications sur l'intensité d'échantillonnage minimale requise pour les envois ensachés et en vrac destinés à l'exportation.

Pour les entreprises qui produisent des emballages prêts pour la vente au détail et qui ne permettent pas un échantillonnage normal, elles peuvent travailler avec leur bureau local pour mettre au point un autre système d'échantillonnage.

Dans le cas où une entreprise du PCEG a besoin de procéder à l'échantillonnage en vertu des lignes directrices de la CCG, elle peut utiliser celles-ci et recueillir un échantillon aux fins de certification phytosanitaire tout en obtenant un échantillon de la classe voulue, pourvu que l'intensité « minimale » de l'échantillonnage en vertu du PCEG soit atteinte.

4.5 Réduction et préparation des échantillons

Pour obtenir un échantillon composite représentatif du lot entier, il faut combiner tous les échantillons primaires prélevés. L'échantillon composite ainsi obtenu contient généralement plus de produit que ce qui est nécessaire aux fins de l'analyse. Il faut donc en réduire la taille en utilisant une méthode garantissant que l'échantillon final présenté à l'ACIA sera représentatif du lot destiné à l'exportation.

L'échantillon présenté doit toujours peser au moins 1 kg (pour les espèces trop volumineuses par exemple, le brome, la stipe verte, il faut présenter un volume minimal de 2 litres). On s'assure ainsi que l'ACIA ou le laboratoire désigné par l'ACIA aura à sa disposition suffisamment de produit pour effectuer les analyses nécessaires. Se reporter à l'annexe 6 pour connaître les options offertes concernant les analyses de laboratoire.

En raison des exigences phytosanitaires de certains pays importateurs, il est possible que l'entreprise doive présenter des échantillons plus nombreux ou de taille plus importante afin de permettre des inspection ou analyses supplémentaires.

Les méthodes de réduction des échantillons suivantes sont jugées acceptables :

Diviseur Boerner

Le diviseur Boerner est un appareil à fonctionnement par gravité qui permet de séparer un échantillon de grain. L'échantillon est placé dans la trémie supérieure. Lorsqu'on ouvre la valve inférieure de la trémie, le grain s'écoule vers le bas, puis est dispersé uniformément sur une pièce conique dotée de séparateurs à espacement régulier. Par la suite, l'échantillon divisé est réuni en 2 flots de grain qui se déversent dans les 2 bacs de réception au bas de l'appareil.

Diviseur à riffles

Le diviseur à riffles est constitué d'une trémie à laquelle sont fixés des conduits, d'un bâti supportant la trémie, de 4 bacs récepteurs et d'un bac verseur. Les conduits, qui sont dirigés alternativement d'un côté et de l'autre de l'appareil, acheminent les grains de la trémie aux bacs récepteurs. Le diviseur à riffles convient à la plupart des espèces. Les conduits sont de taille variable. Les diviseurs à conduits de fort calibre peuvent être utilisés pour les espèces à grosses graines.

Réduction à la main

Si on ne peut pas utiliser un diviseur Boerner ou à riffles, il est possible de réduire la taille des échantillons composites à la main, de la manière suivante. Comme les éléments les plus fins de l'échantillon ont tendance à se déposer au fond du contenant lors du mélange, l'échantillon composite doit être versé en une fine couche sur une surface propre (papier ou plastique, par exemple). À l'aide d'une planchette ou d'une règle propre, on peut ensuite le diviser pour obtenir un sous échantillon qui soit représentatif de l'échantillon composite et ait un poids suffisant pour l'analyse.

Une autre méthode consiste à mélanger l'échantillon composite à la main dans un grand contenant, puis à en verser ou prélever une portion représentative, qui sera présentée aux fins d'analyse.

4.6 Présentation des échantillons

Un formulaire de présentation d'échantillons doit accompagner les échantillons envoyés aux fins d'analyse. Le formulaire de présentation d'échantillons utilisé par l'entreprise doit être approuvé par l'ACIA lors de l'audit d'évaluation. Si un envoi renferme plusieurs échantillons, on peut remplir un seul formulaire, en précisant toutefois tous les numéros d'identification de wagon, de conteneur, de camion ou de lot. L'entreprise doit tenir un registre des échantillons envoyés. Les échantillons doivent être placés dans un sac en tissu ou en plastique robuste fermé hermétiquement, qui ne risque pas de se percer ou de fuir durant le transport. Le formulaire de présentation d'échantillons (annexe 7) dûment rempli doit être solidement fixé au sac contenant les échantillons. Il est conseillé d'inscrire directement sur le sac certains enseignements pertinents figurant sur le formulaire, au cas où celui-ci se détacherait du sac durant le transport. Si l'envoi contient plusieurs échantillons, on conseille également de rédiger une fiche maîtresse regroupant les données concernant tous les échantillons envoyés.

Il convient de noter que le champ d'information « lieu d'origine » du formulaire de soumission doit être rempli et refléter fidèlement le pays dans lequel le produit a été cultivé. La directive D-99-06 de l'ACIA décrit la politique de l'agence en matière de délivrance de certificats phytosanitaires. La section 3.2 de la directive indique que le lieu d'origine fait référence au(x) lieu(x) où le produit a été produit et où il a été éventuellement exposé à l'infestation ou à la contamination par des organismes nuisibles réglementés.

Les sacs d'échantillons doivent être placés dans une boîte ou un contenant robuste et être protégés par une quantité suffisante de matériel d'emballage pour ne pas être endommagés durant le transport. Si on ne peut les expédier immédiatement après leur prélèvement, il faut les entreposer dans un lieu sûr, à ambiance contrôlée.

Si le produit échantillonné a subi un traitement chimique (c'est-à-dire, traitement des semences ou fumigation), il doit être indiqué dans la section appropriée du formulaire. Une fiche signalétique (FS) doit accompagner tout échantillon traité. Il faut prévenir le bureau de l'ACIA avant d'expédier des échantillons fumigés ou ayant subi un traitement chimique. En outre, un certificat de « dégazage » doit accompagner tout échantillon ayant été fumigé.

La tenue de registres d'échantillonnage est obligatoire et doit permettre d'établir un lien clair entre les échantillons prélevés et les envois destinés à l'exportation. En l'absence d'un tel lien, le certificat phytosanitaire ne peut être délivré. Par suite du prélèvement des échantillons, l'intégrité et l'identité de ceux-ci doivent être préservées en tout temps. Les échantillons et le formulaire de soumission des échantillons doivent parvenir directement à l'ACIA (ou à la Commission canadienne des grains (CCG) ou à un laboratoire autorisé participant PLAAGE, selon les indications de l'ACIA) le plus rapidement possible après leur prélèvement par un employé de l'entreprise approuvé dans le cadre du PCEG.

Il faut identifier l'échantillon de manière à établir un lien clair avec la « Demande d'inspection des exportations et de certification phytosanitaire » (formulaire n^o 3369 de l'ACIA). Cette demande est remplie par l'exportateur ou en son nom et doit être remise à l'ACIA suffisamment à l'avance pour permettre la réalisation des analyses de laboratoire requises pour la délivrance du certificat phytosanitaire. Un certificat phytosanitaire peut être émis jusqu'à 1 mois à partir du moment où l'échantillon représentatif (s) correspondant à l'envoi est soumis pour analyse. Le certificateur officiel autorisé (COA) de l'ACIA peut utiliser son pouvoir discrétionnaire pour délivrer des certificats phytosanitaires après le délai normal d'un mois suivant la réception des échantillons pour cet envoi, dans le cas où les tests de laboratoire nécessite une plus longue période de temps pour confirmer les résultats et /ou dans les cas où le COA peut vérifier que l'envoi a été entreposé, de manière à empêcher l'introduction potentiels, le développement ou la reproduction des ravageurs des plantes, ou le mélange avec d'autres lots.

4.7 Entreposage du produit avant exportation

Il appartient à l'exportateur de veiller à ce que l'intégrité phytosanitaire du lot échantillonné soit préservée jusqu'à son exportation. On recommande d'échantillonner l'envoi le plus près possible de leur point d'exportation final, de manière à pouvoir les protéger des risques d'infestation ou de contamination. Au moment de présenter la « Demande d'inspection des exportations et de certification phytosanitaire » (formulaire n^o 3369 de l'ACIA), l'exportateur doit établir un lien entre l'échantillon présenté par l'entreprise autorisée aux fins du PCEG et l'envoi destiné à l'exportation. L'entreprise chargée de l'échantillonnage pourrait devoir fournir des renseignements supplémentaires à l'ACIA.

Si l'entreprise échantillonne le lot au moment du transfert du produit dans des cellules d'entreposage, l'entreprise doit décrire dans son manuel, les procédures suivies afin de s'assurer de la préservation de l'identité du produit avant l'exportation. Les éléments qui doivent être traités dans le manuel comprennent :

• un résumé des procédures qui seront suivies pour s'assurer qu'aucun mélange ne se produira dans le silo après que l'échantillonnage officiel et la soumission de l'échantillon soient terminés (exemple : scellement / verrouillage du silo).
• une description de la façon dont l'identité du grain dans le silo pré-échantillonné est maintenue pendant le chargement des moyens de transport.

Si le temps total entre l'échantillonnage et l'exportation est censé dépasser 1 mois, le bureau local de l'ACIA doit être contacté pour évaluer si un échantillonnage supplémentaire peut être nécessaire.

4.8 Formation

L'entreprise doit préciser le plan de formation du personnel impliqué dans tout aspect du PCEG. Ce plan doit décrire les fréquences de séances de formation, ce qui a été couvert, qui a été formé et comment les registres de formation seront conservés. Le manuel devrait être suffisamment détaillé pour que l 'ACIA puisse évaluer que les gens sont adéquatement formés.

4.9 Audit interne

L'entreprise doit décrire le processus employé pour l'audit interne afin d'assurer l'uniformité des méthodes d'échantillonnage utilisées. Les audits internes doivent être réalisé 2 fois par an au cours de la première année puis ensuite au moins 1 fois par an les années suivantes. Pour les exportateurs saisonniers (c'est-à-dire, pas en opération toute l'année), il est possible d'inclure une remarque dans le rapport d'audit indiquant que l'entreprise ne menait pas d'activités durant cette période, ce qui explique le fait qu'aucun audit n'a été effectué.

Au cours de l'année, tous les critères cités à l'annexe 1 de la R-006 doivent être évalués. L'entreprise doit avertir l'ACIA immédiatement s'il existe une non-conformité essentielle ou majeure. Les dossiers d'audit interne doivent être mis à la disposition de l'ACIA dans le cadre de l'audit des systèmes annuel.

4.10 Non-conformités

La non observation d'une exigence stipulée dans le PCEG est considérée comme une non-conformité. Les non-conformités peuvent être relevées à tout moment, y compris, mais sans s'y limiter, dans le cadre des audits internes effectués par l'entreprise ou des audits réalisés par l'ACIA ou par un auditeur désigné par l'ACIA.

L'entreprise doit indiquer les méthodes utilisées pour régler les cas de non-conformité et prévoir un plan s'appliquant aux processus et aux activités non conformes à une ou à plusieurs des exigences. Prière de se reporter à la section 5.3 pour obtenir plus de renseignements à ce sujet.

5.0 Audits par l'ACIA

5.1 Audit d'évaluation

L'ACIA doit effectuer un audit d'évaluation de l'entreprise pour que celle-ci puisse être autorisée à participer au PCEG. La date de cet audit est fixée lorsque l'ACIA juge que le manuel présenté par l'entreprise satisfait à tous les critères établis aux fins du PCEG. L'audit d'évaluation permet à l'ACIA de vérifier que l'entreprise est en mesure de suivre les méthodes énoncées dans son manuel et que ces méthodes sont conformes aux objectifs du PCEG. L'entreprise qui passe l'audit d'évaluation avec succès reçoit une copie de la demande de participation approuvée indiquant son numéro d'identification unique.

Cependant, si des lacunes sont constatées dans le manuel ou dans la mise en œuvre des méthodes qui y sont décrites, l'entreprise doit prendre les mesures correctives qui s'imposent et en informer l'ACIA. L'ACIA peut alors fixer la date d'un deuxième audit d'évaluation visant à déterminer si l'entreprise peut être autorisée à participer au PCEG. L'ACIA tiendra à jour une liste des entreprises ainsi autorisées (non disponible à l'externe).

5.2 Audit des systèmes

L'audit des systèmes est réalisé par l'ACIA au moins 1 fois par année, mais il peut être plus fréquent si des problèmes de non-conformité surviennent. L'audit de système évaluera dans quelle mesure les pratiques de l'entreprise sont conformes aux exigences du PCEG. L'audit peut comporter des évaluations du programme, y compris un examen du manuel et des registres d'échantillonnage de l'entreprise, ainsi que des entrevues auprès des employés chargés des activités liées au PCEG et une observation de leur travail.

L'audit des systèmes vise principalement à garantir que l'entreprise se conforme aux exigences du PCEG et que tous les échantillons de marchandises prélevés et envoyés aux fins d'inspection ou d'analyse satisfont aux critères du PCEG. L'audit permet de déterminer si l'entreprise met en œuvre les pratiques décrites dans son manuel. Il favorise en outre une amélioration continue des méthodes d'échantillonnage de l'entreprise. L'entreprise doit répondre aux exigences du PCEG. Il est acceptable de dépasser ses exigences. Toutefois, si l'audit du système révèle que l'entreprise ne suit pas son manuel, il en sera fait mention en tant qu'observation dans le rapport d'audit (R-006 annexe 1).

L'audit d'une entreprise comporte 2 volets : examen des documents et vérification sur place de l'échantillonnage et de la préparation des échantillons en vue de leur envoi. Ces volets peuvent être réalisés à des moments différents. L'auditeur examine les documents que l'entreprise conserve aux fins de son manuel afin de s'assurer qu'ils satisfont aux conditions du PCEG. Il détermine alors l'endroit où se déroulera le volet pratique de la vérification. Ce volet a lieu dans un établissement où l'entreprise prélève des échantillons. L'ACIA produit ensuite un rapport d'audit (R-006 annexe 1) résumant les résultats de l'audit. Il peut être nécessaire d'effectuer des audits de suivi pour vérifier la mise en place des mesures correctives énoncées dans le rapport d'audit, le cas échéant.

Pour plus de précisions à ce sujet, se reporter au document R-006, « Manuel d'audit du Programme canadien d'échantillonnage des grains ».

5.3 Non-conformités

L'ACIA produit une Demande de mesures correctives (DMC) (R-006 annexe 2) pour chaque non-conformité relevée durant l'audit des systèmes de l'entreprise. Les observations portant sur les changements ou les améliorations pouvant être apportés au manuel de l'entreprise sont notées dans le rapport d'audit du PCEG.

Le nombre et la nature des non-conformités constatées déterminent la situation de l'entreprise et la fréquence des audits subséquents. Chaque DMC doit être accompagnée d'un plan d'action comprenant une description détaillée des mesures que l'entreprise doit mettre en œuvre pour éviter la récurrence de la non-conformité. L'auditeur fixe une date limite pour la mise en œuvre des mesures correctives.

Non-conformité critique - Les résultats de l'audit révèlent que l'intégrité du PCEG est compromise dans l'entreprise. Une non-conformité critique entraîne immédiatement la suspension de la participation de l'entreprise au PCEG.

Non-conformité majeure - Cas isolé de non-conformité n'ayant pas de répercussion immédiate sur l'intégrité du PCEG, mais pouvant éventuellement causer un problème. Pour conserver son autorisation, l'entreprise doit prendre les mesures correctives énoncées dans le rapport dans les dix jours ouvrables suivant la réception d'une DMC.

Si plus de 2 non-conformités majeures sont relevées durant un audit ou que l'entreprise ne prend pas les mesures correctives prescrites avant l'expiration du délai fixé, on considère alors qu'il s'agit d'une non-conformité critique, et l'autorisation accordée à l'entreprise est immédiatement suspendue.

Non-conformité mineure - Cas de non-conformité qui n'affecte pas immédiatement et/ou de manière appréciable l'intégrité du PCEG, mais qui pourrait conduire à une non-conformité majeure si le problème n'est pas réglé. L'entreprise doit corriger la situation dans le délai prescrit par l'ACIA.

Si 3 non-conformités mineures sont relevées durant un audit, on considère qu'elles équivalent à 1 non-conformité majeure (par exemple, 4 non-conformités mineures équivalent à 1 non-conformité majeure et à 1 non-conformité mineure, et ces 4 non-conformités doivent être corrigées dans un délai de 10 jours ouvrables.

De même, 6 non-conformités mineures équivalent à 2 non-conformités majeures, lesquelles, équivalent à 1 non-conformité critique entraînant la suspension immédiate de l'entreprise).

Les observations portant sur certains éléments ou certaines pratiques peuvent être notées durant les audits et servir à améliorer le manuel de l'entreprise. On peut faire une observation pour signaler une situation préoccupante ne nécessitant toutefois pas de DMC ou pour mettre en évidence, suggérer ou renforcer certaines pratiques. S'il y a un problème qui est en contradiction avec le manuel mais qui est toujours conforme aux exigences du PCEG, il s'agit d'une observation et non d'une non-conformité.

6.0 Application, suspension et retrait

Lorsqu'il est déterminé qu'une entreprise ne satisfait plus pleinement aux exigences du PCEG, l'ACIA suspend immédiatement son autorisation ou augmente la fréquence des audits, selon le degré de non-conformité constaté. Le nom de l'entreprise peut être retiré de la liste des entreprises autorisées par l'ACIA.

L'entreprise dont l'autorisation a été suspendue peut en tout temps demander de participer à nouveau au PCEG, à condition de joindre à son formulaire de demande (annexe 1) un rapport détaillé indiquant les mesures correctives prises pour régler les non-conformités relevées. L'ACIA effectue alors un audit d'évaluation afin de s'assurer que les mesures correctives prises sont adéquates. Si l'entreprise est de nouveau autorisée, l'ACIA la réinscrit dans la liste interne des entreprises approuvées de l'ACIA.

L'entreprise dont l'autorisation est suspendue ne peut plus présenter d'échantillons à l'ACIA aux fins de certification phytosanitaire. Les possibilités pour le prélèvement des échantillons sont alors de faire appel à l'ACIA ou à une autre entreprise, dont l'utilisation sera approuvé par l'ACIA (par exemple, un tiers échantillonneur approuvé dans le cadre du PCEG pour prendre des échantillons pour le compte d'un exportateur ou par une entreprise de transbordement approuvé dans le cadre du PCEG. L'entreprise dont l'autorisation est suspendue doit collaborer étroitement avec l'ACIA pour connaître le meilleur moyen de rétablir sa participation.

Si une entreprise souhaite se retirer volontairement du PCEG, elle peut en informer son bureau local de l'ACIA, et elle sera retirée de la liste des entreprises approuvées dans le cadre du PCEG. L'entreprise peut faire une nouvelle demande de participation au PCEG en tout temps.

7.0 Annexes

Annexe 1 : Demande de participation au Programme canadien d'échantillonnage des grains

Annexe 2 : manuel

1. Administration

1.1 Dactylographier le manuel et y inclure la date, le numéro de version et une table des matières. Les pages doivent être numérotées.

1.2 Indiquer sur la page titre le nom et l'adresse de l'établissement, la date, le nom du ou des rédacteur(s) du document et le nom du gestionnaire responsable.

1.3 Fournir une description générale de l'établissement ainsi que certains renseignements pertinents (nom, adresse, numéros de téléphone et de télécopieur, personne-ressource, courriel).

1.4 Le manuel doit inclure une liste de distribution.

1.5 Préciser la structure de l'entreprise (organigramme) ainsi que les fonctions et responsabilités des employés participant au programme.

2. Échantillonnage

2.1 Énumérer les appareils d'échantillonnage utilisés; indiquer à quel moment ils sont utilisés et comment ils sont entretenus.

2.2 Décrire les méthodes d'assainissement utilisées pour les outils et le matériel afin d'éliminer les risques de contamination croisée; préciser comment on assure leur mise en œuvre.

2.3 Décrire les méthodes d'échantillonnage utilisées pour chaque « type » d'envoi (en vrac ou ensaché), en précisant l'endroit où les échantillons sont prélevés dans l'établissement (inclure des schémas de l'établissement, au besoin).

2.4 Si un système d'échantillonnage automatique est utilisé, remplir la première partie de la Liste de contrôle de l'échantillonneur automatique (annexe 8), y compris un récapitulatif de l'équipement utilisé, la liste de contrôle confirmant le fonctionnement correct de l'équipement et les exigences d'étalonnage du système.

2.5 Décrire les méthodes utilisées pour la réduction des échantillons.

2.6 Décrire les méthodes utilisées pour identifier, emballer et étiqueter les échantillons.

2.7 Expliquer comment l'intégrité des échantillons est préservée (c'est-à-dire emballage intact).

2.8 Décrire les méthodes utilisées pour la présentation des échantillons.

2.9 Décrire ou fournir un exemple de registre d'échantillonnage qui sera maintenu. Au minimum, les informations suivantes doivent être consignées: date d'échantillonnage, nom de l'échantillonneur, produit, numéro de lot, nombre de sacs échantillonnés ou fréquence d'échantillonnage dans le flot d'écoulement pour les produits en vrac, date à laquelle l'échantillon a été envoyé et nom du bureau de l'ACIA ou du bureau d'analyse approuvé par l'ACIA où l'échantillon a été envoyé.

3. Entreposage du produit avant exportation

3.1 Expliquer comment l'intégrité des envois est préservée si l'échantillonnage est effectué avant le chargement du véhicule.

3.2 Expliquer comment l'établissement maintient un lien entre l'échantillon présenté et le lot qu'il représente.

4. Formation

4.1 Préciser le plan de formation, les méthodes de formation utilisées ainsi que la fréquence des séances de formation et de recyclage prévues.

4.2 Tenir un registre précisant les dates de formation, le nom des personnes formées et les responsabilités de ces personnes dans le cadre du PCEG.

5. Non-conformités

5.1 Décrire la méthode de traitement des non-conformités.

6. Audit interne

6.1 Expliquer comment les audits internes sont réalisés; préciser par qui ils le sont, à quelle fréquence, quels éléments sont examinés, etc.

6.2 Décrire le processus d'évaluation du rendement des employés dans le cadre du PCEG.

7. Modification du manuel

7.1 Expliquer comment les modifications sont apportées au manuel.

7.2 Tenir à jour une liste des modifications apportées.

7.3 Tenir à jour une liste de distribution du manuel.

8. Contrôle des documents

L'entreprise doit décrire les méthodes utilisées pour pouvoir conserver et récupérer les registres visant tous les aspects du PCEG pendant une période minimale de 2 ans. Ces registres écrits portent notamment sur les aspects suivants :

8.1 Échantillonnage (par exemple, registre d'échantillonnage, copie du formulaire de présentation d'échantillons, liste de contrôle de l'échantillonneur automatique)

8.2 Expédition (par exemple, information sur l'échantillon associée à l'envoi destiné à l'exportation)

8.3 Audit interne (par exemple, liste de contrôle d'audit, non-conformités, mesures correctives prises)

8.4 Formation (par exemple, registre de plan de formation, nom des personnes formées, date)

8.5 Mises à jour du manuel (par exemple, dates, modifications, personnes ayant reçu les modifications)

N.B. : Tous les registres doivent être mis à la disposition de l'ACIA sur demande.

Annexe 3 : liste de contrôle pour la révision du manuel

Nom et adresse de l'établissement
N^o de révision
Date de révision

Annexe 4 : matériel et méthodes d'échantillonnage

1. Matériel d'échantillonnage

1.1 Échantillonnage automatique

Il existe de nombreux types et modèles d'appareils d'échantillonnage automatique. Les échantillonneurs automatiques, en éliminant la partialité humaine, sont ceux qui permettent de prélever les échantillons les plus représentatifs. Ces appareils prélèvent automatiquement une certaine quantité de produit à intervalles réguliers.

Si l'entreprise utilise un échantillonneur automatique, elle doit fournir les renseignements suivants dans son manuel :

• une description des éléments qui composent le système d'échantillonnage, y compris l'échantillonneur, diviseur et le système de livraison (marque et modèle);
• type d'échantillonneur (c'est-à-dire, marque et modèle);
• fréquence de prélèvement des échantillons primaires;
• méthode permettant de préserver l'intégrité des échantillons prélevés;
• fréquence d'entretien et d'étalonnage de l'échantillonneur;
• marche à suivre en cas de panne;
• méthode d'échantillonnage de remplacement utilisée en cas de non-fonctionnement de l'échantillonneur automatique.

L'annexe 8 est une Liste de contrôle de l'échantillonneur automatique que chaque entreprise doit remplir et joindre à son manuel. Elle doit être ensuite révisée et mise à jour par l'entreprise dans le cadre des audits internes. La deuxième partie de la liste de contrôle doit être passée en revue 2 fois la première année et 1 fois les années suivantes. La troisième partie de la liste de contrôle comporte la fréquence à laquelle l'étalonnage du système de distribution est exigé, à savoir au moins 1 fois tous les 3 ans ou lorsque des modifications sont apportées au système. Un tiers échantillonneur doit procéder à la vérification de l'étalonnage de l'échantillonneur automatique si l'installation ou une partie extérieure sous contrat ne l'a pas fait avant d'être en mesure d'accepter les échantillons générés par l'échantillonneur automatique. Lorsque le système de distribution des échantillons n'est pas pneumatique, on peut renoncer à la troisième partie.

L'étalonnage peut être effectué par l'entreprise ou par une tierce partie externe conformément au protocole offert sur demande par le bureau local de l'ACIA (sur le site Web interne).

Les établissements dont le système d'échantillonnage automatique est approuvé par la CCG seront reconnus par l'ACIA. Une entreprise devra présenter la preuve de cette approbation à l'ACIA. Cela évite qu'un établissement ait à remplir l'annexe 8.

1.2 Matériel et méthodes d'échantillonnage manuel statique

L'échantillonnage manuel d'un lot statique se fait habituellement à l'aide d'une sonde. Pour choisir le matériel d'échantillonnage, il faut déterminer si l'échantillonnage doit être effectué verticalement ou horizontalement et prendre en compte le type de marchandise à échantillonner, la taille et le type d'emballage, le nombre d'échantillons primaires à prélever et la taille requise pour l'échantillon composite. L'appareil ne doit pas opérer une sélection du produit selon la taille des particules ni endommager les marchandises échantillonnées.

Certains types de graminées vêtues, difficiles à échantillonner à l'aide d'une sonde, peuvent l'être de façon manuelle (voir la section 1.2.5).

1.2.1 Sonde Nobbe

La sonde Nobbe est un tube pointu percé d'un orifice ovale près de sa pointe. Cette petite sonde assez compacte est facile à transporter. Le risque de contamination est faible, car il est facile de la garder propre. La sonde Nobbe convient bien à l'échantillonnage de produits coulants (graines de légumineuses, fléole, colza ou moutarde) qui sont ensachés, mais seulement si elle peut atteindre le centre de l'emballage. La sonde ne peut être utilisée qu'à l'horizontale, dans les emballages permettant une pénétration de la sonde.

Voici la marche à suivre pour utiliser la sonde Nobbe :

1. introduire délicatement la sonde dans le centre de l'emballage en maintenant l'orifice vers le bas et en pointant la sonde vers le haut à un angle d'environ 30 degrés par rapport à l'horizontale.
2. si on prélève l'échantillon par l'extrémité de l'emballage, l'ouverture de la sonde doit atteindre le centre de l'emballage. Introduire la sonde le plus près possible du bord inférieur de l'emballage (c'est-à-dire, sous la couture).
3. si on prélève l'échantillon par le côté de l'emballage, l'ouverture de la sonde doit atteindre le côté opposé. Introduire la sonde au bord inférieur de l'emballage de manière à obtenir l'angle de 30 degrés requis.
4. faire pivoter la sonde de 180 degrés, de manière à ce que l'orifice soit orienté vers le haut.
5. retirer la sonde en l'agitant doucement afin de maintenir un écoulement uniforme du produit.
6. ne pas agiter la sonde sans la retirer.
7. si on prélève l'échantillon par l'extrémité de l'emballage, retirer la sonde de plus en plus lentement de manière à ce que la quantité de produit obtenue en divers points successifs augmente progressivement à partir du milieu de l'emballage.
8. si on prélève l'échantillon par le côté de l'emballage, retirer la sonde à une vitesse constante.
9. chaque échantillon primaire doit être placé dans un contenant approprié et propre (bac, seaux) pour permettre la vérification de l'uniformité.
10. une fois la sonde retirée, replacer les fibres du sac afin de refermer le trou en passant la pointe de la sonde sur le trou à quelques reprises et dans des directions opposées.

1.2.2 Sonde à double tube

La sonde à double tube convient bien à l'échantillonnage des lots en vrac statiques d'espèces à petites ou à grosses graines placées dans des contenants standards ou de grande taille. Cette sonde consiste en un tube creux se terminant par une pointe pleine, dans lequel s'emboîte étroitement un second tube, de telle sorte que le produit ne peut s'infiltrer entre les 2. Le tube interne peut être muni ou non de cloisons entre ses ouvertures. La sonde à double tube sans ouvertures ne peut être utilisée qu'à la verticale pour l'échantillonnage des grains dans des emballages lorsque le poids de l'emballage est supérieur à 100 kg. L'échantillonnage vertical des grains dans des emballages de 100 kg ou moins doit être effectué à partir des ouvertures présentes.

Les parois des tubes interne et externe présentent des ouvertures (fentes ou trous). On peut donc ouvrir et refermer les ouvertures de la sonde en faisant tourner le tube interne jusqu'à ce que les ouvertures des 2 tubes soient alignées. Le risque de contamination est plus élevé avec ce type de sonde. Il faut veiller à ce que toutes les ouvertures des tubes soient propres. Il faut aussi fermer délicatement les ouvertures, car on pourrait endommager les semences prises entre les bords. On peut réduire ce risque en fermant lentement les ouvertures jusqu'à ce qu'on sente une résistance.

La totalité du contenu du tube constitue l'échantillon. On ne peut pas faire varier la quantité de produit obtenue de la partie inférieure et supérieure de l'emballage en réglant la vitesse à laquelle la sonde est retirée, car la sonde prélève la même taille d'échantillon à chaque échantillonnage. La sonde doit toujours être suffisamment longue pour atteindre le côté opposé de l'emballage en diagonale. Si on échantillonne un emballage verticalement, la sonde doit être suffisamment longue pour atteindre le fond de l'emballage.

Voici la marche à suivre pour utiliser une sonde à double tube, à l'horizontale ou à la verticale :

1. introduire doucement la sonde dans l'emballage, en position fermée, jusqu'à ce qu'elle atteigne le côté opposé de l'emballage, mais sans le traverser. L'ouverture du tube extérieur doit être orientée vers le haut lors de l'insertion horizontale.
2. ouvrir la sonde et l'agiter doucement pour permettre au produit d'entrer par les orifices.
3. fermer la sonde doucement jusqu'à ce qu'on sente une résistance, et retirer la sonde de l'emballage.
4. déverser l'échantillon sur un long morceau de papier propre ou dans un récipient propre approprié de la même longueur que la sonde, pour pouvoir en vérifier l'uniformité.

1.2.3 Sonde à grain

La sonde à grain (voir figure 1) est une sonde à double tube de très grandes dimensions. On l'utilise pour échantillonner les marchandises en vrac des wagons, des camions, des conteneurs, des cellules et des cales de navire. La longueur des sondes à grain varie de 1 à 3,65 mètres. Elles peuvent être compartimentées ou non.

L'échantillonnage dans le flot d'écoulement dans des wagons-trémies de transport de vrac est préférable. Cependant, l'utilisation d'une sonde à double tube sans ouvertures peut être acceptée en vertu des conditions suivantes :

• la longueur de la sonde permet d'atteindre le produit situé dans le fond du wagon-trémie lorsque l'échantillonnage se fait depuis la trappe supérieure;
• le grain ou le produit du grain échantillonné est d'une densité telle qu'elle permet à l'échantillonneur de pousser la sonde vers le fond du wagon-trémie;
• la sonde devrait être insérée de 5 à 10 degrés du centre afin de remédier au problème posé par le remplissage de la sonde depuis le dessus.
• au moins 2 sondes (échantillons primaires) devraient être remplies par compartiment de wagon-trémie.

1.2.4 Taille des sondes approuvées (Nobbe et double-tube) par espèce

Petite : sonde Nobbe ou double-tube avec largeur des ouvertures allant de 8 mm à 14 mm

Moyenne : sonde Nobbe ou double-tube avec largeur des ouvertures allant de 5 mm à 19 mm

Grande : sonde Nobbe ou double-tube avec largeur des ouvertures allant de 20 mm ou plus

Note : si un type de culture autre que celui figurant dans le tableau ci-dessus est échantillonné, la largeur minimale de l'ouverture de la sonde doit être suffisante pour permettre un libre écoulement des grains et des contaminants dans la sonde.

1.2.5 Échantillonnage manuel

L'échantillonnage à la main d'espèces à graines vêtues qui s'écoulent difficilement ou l'échantillonnage à la main à partir du haut du sac durant l'ensachage du grain ou produit du grain avant la fermeture du sac, peut être la seule alternative d'échantillonnage pratique dans certaines situations. Il est aussi permis d'utiliser une pelle à main (contenant qui recueille au moins 50 g et pas plus de 200 g) au lieu de recourir à l'échantillonnage à la main à partir du haut du sac avant la fermeture de celui-ci.

Dans la mesure du possible, différents points à l'intérieur de l'emballage doivent être échantillonnés.

Voici la marche à suivre :

1. insérer la main à plat, les doigts fermement collés les uns aux autres, jusqu'à la profondeur voulue.
2. refermer la main, sans écarter les doigts, la tenir serrée pour que le moins possible de produit ne s'échappe, et la retirer lentement.

Répéter ce processus plusieurs fois dans différentes parties du lot et à différentes profondeurs, jusqu'à l'obtention du nombre requis d'échantillon primaires, comme il est indiqué à l'annexe 5.

1.3 Matériel et méthodes d'échantillonnage manuel du flot d'écoulement

1. Sélectionner un endroit convenant à l'échantillonnage du flot d'écoulement. Cet endroit doit se situer à la dernière étape avant que le produit n'entre dans les emballages qui seront scellés.
2. Établir la fréquence de l'échantillonnage requis, selon les indications de l'annexe 5.
3. Veiller à ce que le matériel d'échantillonnage ne permette pas, durant l'échantillonnage, de sélectionner ou de séparer le produit selon leur grosseur, leur densité ou le fait qu'ils soient vêtus ou nus.
4. Prélever des échantillons dans toute la section transversale du flot d'écoulement ou à divers points du flot, en alternance. Chaque passage du dispositif d'échantillonnage dans le flot correspond à une opération d'échantillonnage et produit un échantillon primaire.
5. Prélever les échantillons à intervalles réguliers, de façon à échantillonner l'ensemble du lot, du début à la fin du flot d'écoulement.

1.3.1 Échantillonneur Pélican

On peut utiliser un échantillonneur Pélican pour échantillonner à la main les flots de grain destiné à l'exportation. Pour être jugé acceptable, ce type de dispositif doit être conforme aux exigences suivantes :

1. son ouverture doit mesurer au moins 2 fois le diamètre maximal des particules (semences et contaminants) du lot.
2. les côtés doivent être suffisamment hauts pour empêcher les particules de rebondir à l'extérieur.
3. l'échantillonneur doit être suffisamment long pour couvrir toute la section transversale (d'un bord à l'autre) du flot.
4. sa capacité doit être suffisante pour empêcher les débordements lorsqu'on prélève un échantillon primaire.
5. il doit pouvoir être nettoyé correctement entre les lots.

Lorsqu'on utilise un échantillonneur Pélican, il faut le passer dans le flot d'écoulement de l'arrière vers l'avant afin de bien échantillonner toute la section transversale.

1.3.2 Pelle à main

La pelle à main (voir la figure 2) est un dispositif d'échantillonnage formé d'une coupelle rigide fixée au bout d'un manche solide et durable mesurant 50 à 100 centimètres. La capacité de l'appareil doit être d'au moins 50 grammes et d'au plus 200 grammes.

Pour chaque opération d'échantillonnage, la pelle à main doit être insérée à différents points du flot d'écoulement, en alternance (à gauche, au milieu et à droite). Il faut introduire la pelle « en amont » dans le flot, en s'assurant dans la mesure du possible que sa vitesse de déplacement correspond à la vitesse de la chute du grain. À mesure que la pelle est déplacée « en aval », il faut la retourner pour la remplir.

Lors d'un échantillonnage manuel du produit dans le flot d'écoulement libre, il faut introduire la pelle à l'envers dans le flot, la faire pivoter à 180 degrés pour la remplir, puis la retirer du flot.

2. Nettoyage et entretien du matériel d'échantillonnage

Tout le matériel d'échantillonnage doit être nettoyé à fond avant chaque usage et doit être exempt de toute matière étrangère, notamment de semences de plantes cultivées, de graines de mauvaises herbes, de particules pathogènes, de spores, de toute partie de semence, de balle, de poussière, de corps étrangers inertes et de résidus de produits chimiques comme ceux utilisés pour le traitement des semences. Les sondes contenant des résidus de matières étrangères peuvent causer une contamination croisée des autres lots.

Plus la surface intérieure des sondes est polie, plus le produit s'écoule librement. Les arêtes et la pointe des sondes à double tube doivent à l'occasion être polies au moyen d'une lime, de papier émeri ou de papier sablé très fin. Cela facilite grandement l'échantillonnage des sacs de jute et de polyéthylène.

La méthode de nettoyage dépend du type de matériel, du but de l'échantillonnage et des analyses auxquelles l'échantillon est destiné. Les méthodes de nettoyage recommandées sont les suivantes : chiffons à nettoyer, solutions de nettoyage (savon à main, savon à vaisselle, acide citrique, alcool à friction, eau), air comprimé et outils servant au nettoyage de bouteilles ou de fusils.

Pour obtenir plus d'information sur les outils et les méthodes d'échantillonnage, consulter le site Web de la Commission canadienne des grains.

Annexe 5 : intensité d'échantillonnage

1. Échantillonnage de produits ensachés^{Note de bas de page 1}

On considère généralement que les sacs pèsent 50 kg ou moins.

2. Échantillonnage de sacs de manutention^{Note de bas de page 1}

Les sacs de manutention sont des sacs de grain qui pèsent généralement 100 kg ou plus.

Tous les sacs de manutention doivent être échantillonnés; il faut prélever au moins 2 échantillons primaires dans chaque sac. Ces échantillons peuvent être prélevés à l'aide du sonde seulement si il atteint le fond du sac ou en échantillonnant dans le flot d'écoulement durant le remplissage de chaque sac de manutention. Il n'est pas permis d'échantillonner les sacs à la main ou avec une pelle à main après que le sac a été rempli (statique).

3. Échantillonnage dans le flot d'écoulement (dispositif d'échantillonnage automatique ou échantillonneur Pélican/pelle à main) du grain dans des conteneurs, wagons ou cellules

La fréquence d'échantillonnage dépend de la taille total du lot et du temps nécessaire pour charger le grain. Lors du chargement d'un camion, conteneur, wagon ou cellule, les échantillons doivent être recueillis systématiquement à intervalles réguliers, avec au moins un échantillon prélevé pendant toutes les 4 tonnes métriques chargées. Si un plus grand échantillon composite est nécessaire, réduire l'intervalle entre la collecte des échantillons primaires, ou utiliser une pelle à main plus grande (seulement applicable pour l'échantillonnage manuel dans le flot d'écoulement).

Exemple : le lot de grain consiste en 2 conteneurs de 20 tonnes métriques chaque devant être chargés en 30 minutes environ.

Un minimum de 10 échantillons sont requis (40 tm / 4 tm = 10).

Un échantillon sera prélevé chaque 3 minutes (30 minutes / 10 échantillons = 3 minutes).

La pelle à main utilisée à une capacité de 200 grammes. 10 x 200 grammes = 2 000 grammes (échantillon à prélever).

Annexe 6 : options offertes pour l'inspection ou l'analyse des échantillons

Les compagnies du PCEG peuvent envoyer leurs propres échantillons à l'ACIA ainsi qu'aux laboratoires accrédités par l'ACIA (PLAAGE). Le site Web externe de l'ACIA fournit plus d'informations sur le programme PLAAGE

Établissements d'analyse approuvés (cocher) (cocher)
Établissements d'analyse non-approuvés (X)

Annexe 7 : exemple de formulaire de présentation d'échantillons

Annexe 8 : liste de contrôle de l'échantillonneur automatique