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MSQ-09 : Entente de conformité (EC)

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Exigences concernant le système de gestion de la qualité des établissements qui reçoivent et manipulent des pommes de terre réglementées non destinées à la multiplication et du matériel connexe, dont la terre associée

Table des matières

Personne-ressource et révision

Ce document sera mis à jour au besoin. Pour des informations ou clarifications supplémentaires, communiquez avec l'Agence canadienne d'inspection des aliments (ACIA).

Approbation

espace
Dirigeant principal de la protection des végétaux

Liste de distribution

  1. Personnel de l'ACIA au moyen de Merlin et du Listserv
  2. Autres organisations gouvernementales (fédéral, provincial ou municipal) (déterminées par l'auteur)
  3. Organisations sectorielles et intervenants de l'industrie (déterminés par l'auteur)
  4. Internet

Introduction

Les exigences générales concernant l'importation et le transport en territoire canadien de pommes de terre non destinées à la multiplication sont décrites dans la directive D-96-05 de l'ACIA (Exigences phytosanitaires en matière d'importation et de transport en territoire canadien de pommes de terre (Solanum tuberosum) non destinées à la multiplication et de matériel connexe, dont la terre associée.) La D-96-05 présente également le concept d'entente de conformité (EC) comme l'une des options possibles en vue du déplacement au Canada des articles réglementés associés à la pomme de terre.

Un établissement doit être autorisé par l'ACIA dans le cadre d'une EC pour qu'un permis d'importation ou un certificat de circulation puisse être émis afin d'autoriser la réception et/ou la manutention des articles réglementés tels que décrits dans la D-96-05.

1.0 Portée

Ce document (MSQ-09) vise à fournir de l'information détaillée sur l'autorisation par le biais d'une EC telle que décrite dans la D-96-05. Il présente les exigences applicables à un établissement qui désire obtenir une autorisation dans le cadre d'une EC, ainsi que les exigences relatives aux audits que l'ACIA devra effectuer relativement à cet établissement. En particulier, ce document fournit les instructions et un guide pour l'élaboration d'un manuel du système de gestion de la qualité (ci-après désigné par le terme manuel).

Ce document est destiné au personnel d'inspection de l'ACIA, ainsi qu'aux établissements qui désirent obtenir une autorisation par le biais d'une EC ou qui ont déjà obtenu cette autorisation.

2.0 Références

3.0 Définitions, abréviations et acronymes

La définition des termes utilisés dans ce document se retrouve dans le Glossaire des termes utilisés en Protection des végétaux.

4.0 Processus d'autorisation dans le cadre d'une EC

4.1 Demande d'autorisation par le biais d'une EC

Un établissement qui souhaite devenir "autorisé" par le biais d'une EC doit satisfaire aux exigences administratives et opérationnelles décrites dans les documents MSQ-09 et D-96-05. Une Demande d'autorisation dans le cadre d'une entente de conformité avec l'Agence canadienne d'inspection des aliments (Annexe 1) signée ainsi qu'une copie du manuel de l'établissement doivent être envoyées à un bureau régional de l'ACIA pour évaluation. On peut également consulter la liste des bureaux de l'ACIA sur son site Web.

4.2 Signatures officielles

La personne responsable du système de gestion de la qualité de l'établissement doit signer la Demande d'autorisation dans le cadre d'une entente de conformité avec l'Agence canadienne d'inspection des aliments (Annexe 1).

4.3 Évaluation des demandes

L'ACIA révisera le manuel de l'établissement et le comparera aux exigences de l'EC telles que spécifiées dans la D-96-05 et ce document (MSQ-09). L'ACIA mènera une évaluation de l'établissement.

4.4 Processus d'autorisation

Si le manuel respecte les exigences de l'EC et que les résultats de l'évaluation de l'établissement sont acceptables, l'ACIA signera le formulaire de demande d'autorisation (Annexe 1) pour que l'établissement soit considéré comme « autorisé ». Il faut mettre une copie de la demande signée en annexe à la fin du manuel.

4.5 Liste nationale des établissements autorisés dans le cadre d'une EC

L'inscription de l'établissement à la liste nationale des établissements autorisés est obligatoire. La liste sera conservée à l'interne et ne sera accessible qu'aux employés de l'ACIA.

4.6 Période d'autorisation dans le cadre d'une EC

Pour les établissements qui manipulent des articles réglementés à l'année longue, l'EC demeure valide en autant qu'un audit de vérification a été réalisé dans les derniers 90 jours, et que toutes les actions correctives (s'il y a lieu) ont été traitées de manière satisfaisante pour l'ACIA.

L'EC n'est plus valide et l'établissement doit remplir la Demande d'autorisation dans le cadre d'une entente de conformité (EC) avec l'Agence canadienne d'inspection des aliments (ACIA) (Annexe 1) si :

Note : Le bureau local de l'ACIA doit être avisé lors de la réception du premier chargement d'articles réglementés. Un audit de vérification est requis avant tout déplacement d'articles réglementés vers l'établissement. Une révision du manuel peut aussi être exigée.

4.7 Renouvellement de l'autorisation dans le cadre d'une EC

Un établissement qui met fin volontairement à son EC peut présenter à nouveau une demande d'autorisation en suivant les instructions détaillées dans la section 4.1.

Un établissement dont l'EC a été suspendue par l'ACIA (voir section 8.3.5) peut présenter à nouveau une demande d'autorisation dans le cadre d'une EC, à la condition que toutes les actions correctives demandées aient été mises en œuvre à la satisfaction de l'ACIA. Une version mise à jour du manuel et un rapport détaillé des actions correctives prises par l'établissement doivent être joints à la demande d'autorisation (Annexe 1). Un suivi plus rapproché comprenant des audits plus fréquents, sera aussi mis en pratique par l'ACIA suite à l'autorisation. Le retour à la fréquence d'audits normale ne pourra débuter que lorsque l'établissement aura démontré un niveau de conformité continu jugé satisfaisant par l'ACIA.

5.0 Responsabilités de l'établissement autorisé

Un établissement autorisé doit respecter toutes les dispositions de la D-96-05 et de ce document (MSQ-09), notamment :

6.0 Manuel du système de gestion de la qualité

Le manuel de l'établissement devrait être conçu de façon à garantir une conformité intégrale à l'égard des exigences réglementaires par l'application de toutes les dispositions du manuel. L'établissement est responsable de rédiger son propre manuel. Le manuel servira de base pour l'évaluation et l'audit de vérification de l'ACIA ainsi que pour les audits internes réalisés par les établissements autorisés. Le manuel doit être tenu à jour en tout temps, et présenter les plans opérationnels et organisationnels de l'établissement ainsi que les activités associées. Les modifications apportées au manuel doivent être documentées conformément à une procédure déterminée par l'établissement autorisé et décrite dans le manuel. Les établissements autorisés doivent obtenir l'approbation de l'ACIA avant de mettre en œuvre tout changement apporté à leur manuel. Les échéances pour la mise à jour du manuel après avoir trouvé des incidences de non-conformité sont les mêmes que pour répondre à une non-conformité précise (c.-à-d., le prochain audit en cas de non-conformité mineure, 2 semaines en cas de non-conformité majeure, etc.)

L'annexe 7 présente tous les éléments devant se retrouver dans le manuel d'un établissement autorisé. Veuillez prendre note que certaines sections de l'annexe 7 peuvent ne pas s'appliquer à la situation de certains établissements.

En plus, l'annexe 8 donne les lignes directrices générales pour le déplacement et l'élimination des articles réglementés et pour le nettoyage de l'équipement de l'établissement. Ces éléments doivent aussi être pris en considération dans le manuel.

7.0 Formation des employés

Il est essentiel que toutes les personnes impliquées dans la mise en œuvre des exigences du manuel soient formées de façon opportune et efficace. L'établissement autorisé doit développer une stratégie de formation et les plans de formation doivent être documentés et mis en œuvre. Ceci implique la transmission de toute l'information contenue dans le manuel, la D-96-05 et le MSQ-09, ainsi que toute autre information relative aux changements apportés au manuel, à la D-96-05 et au MSQ-09. Toutes les séances de formation données et reçues concernant l'EC doivent être consignées dans un registre. Les registres de formation doivent contenir la date de la formation, le nom des formateurs et des participants, le type et le contenu de la formation, ainsi qu'une mention indiquant si la formation a été complétée de manière satisfaisante. Les registres de formation doivent aussi inclure tout besoin en formation additionnelle identifié.

8.0 Évaluations et audits de l'ACIA

Les évaluations et audits de l'ACIA sont une vérification de la conformité de l'établissement aux exigences du manuel et de la D-96-05. Les audits de l'ACIA peuvent être planifiés et réalisés pendant ou après la période où l'établissement reçoit des articles réglementés issus de zones réglementées.

Le personnel d'inspection de l'ACIA utilise des listes de vérification pour effectuer les évaluations et les audits (Annexes 2 et 3). La personne responsable du système de gestion de la qualité de l'établissement doit être présente et disponible pour assister l'ACIA durant toutes les activités planifiées à l'établissement. Cela comprend : autoriser les inspecteurs de l'ACIA à examiner les registres et les documents de l'établissement, à prélever des échantillons, à inspecter les articles et les équipements, à observer les méthodes de travail et à poser des questions au personnel de l'établissement.

Les conclusions des évaluations et des audits seront compilées par l'ACIA dans un rapport (Annexe 4). Les situations de non-conformité seront identifiées et consignées dans la liste de vérification pour l'évaluation et l'audit (Annexes 2 et 3) et une demande d'action corrective (DAC) sera émise (Annexe 5) pour toute non-conformité qui a été relevée. L'établissement est responsable de mettre en œuvre et de documenter les actions correctives à l'égard des situations de non-conformités dans les délais précisés par l'ACIA dans la DAC. Les actions correctives seront vérifiées par l'ACIA.

8.1 Évaluation

L'évaluation par l'ACIA est réalisée avant tout déplacement d'articles réglementés vers l'établissement et est un examen planifié et méthodique de l'établissement désirant être autorisé dans le cadre d'une EC. L'évaluation détermine si l'établissement du nouveau demandeur est capable de satisfaire aux exigences du programme. Elle comprend la révision du manuel et de son plan de mise en œuvre proposé (Annexe 2) et doit être complétée avant l'autorisation de l'établissement dans le cadre d'une EC. L'évaluation est planifiée à la suite d'une demande d'autorisation dans le cadre d'une EC (Annexe 1) et de l'envoi d'une copie du manuel de l'établissement à l'ACIA. Toute situation de non-conformité identifiée au cours d'une évaluation doit être corrigée avant que l'établissement ne soit autorisé. L'absence d'actions correctives et de mises à jour au manuel donnera lieu au rejet de la demande d'autorisation dans le cadre d'une EC.

8.2 Audit de vérification

Les audits de vérification de l'ACIA sont des examens de la structure organisationnelle, des procédures, des processus et des ressources utilisés par l'établissement autorisé pour assurer le respect de toutes les exigences de l'EC, et qui inclut la vérification que le manuel et les actions correctives sont appliqués tel que prévu (Annexe 3). Les audits de vérification comprennent également l'examen de tous les rapports d'audit internes et des registres associés produits par l'établissement autorisé.

De façon générale, l'ACIA réalisera au moins un audit de vérification au cours de la période pendant laquelle l'établissement reçoit et manipule des articles réglementés, et au minimum un audit de vérification tous les trois mois. Idéalement, le premier audit de vérification sera effectué au plus tard une semaine après la réception du premier chargement d'articles réglementés par l'établissement autorisé. Le dernier audit de vérification sera mené immédiatement après la période de manutention des articles réglementés par l'établissement autorisé. Le dernier audit de vérification a pour objet de vérifier les pratiques de nettoyage conformément au manuel. Pour les établissements qui manipulent des articles réglementés pendant toute l'année, un calendrier de nettoyage spécifique pour tous les équipements et zones utilisés pour recevoir, déplacer, entreposer et transformer les articles réglementés doit être consigné dans un registre et fera l'objet d'au moins un audit de vérification par année.

Tout résultat insatisfaisant identifié au cours d'un audit de vérification sera traité conformément aux dispositions présentées dans la section 8.3.

8.3 Non-conformité

Lors d'un audit ou d'une évaluation de l'ACIA, toutes les procédures et tous les documents et articles qui contreviennent aux normes du système de gestion de la qualité mis en œuvre par l'établissement, sont considérés comme des situations de non-conformité. Cela inclut toute lacune dans les procédures permettant de rencontrer les exigences de la D-96-05 et du présent document (MSQ-09), ou infraction aux dispositions de la D-96-05, de ce document (MSQ-09) ou du manuel de l'établissement.

Les situations de non-conformité peuvent être classées en trois types : critique, majeure et mineure. La classification des situations de non-conformité est basée sur une évaluation du risque phytosanitaire associé et du degré de menace à l'intégrité du système de gestion de la qualité de l'établissement autorisé qui peut en découler. En cas de dispute concernant la classification d'une non-conformité, l'ACIA prendra la décision finale.

Pour chaque situation de non-conformité identifiée lors d'un audit ou d'une évaluation par l'ACIA, une demande d'action corrective (DAC) sera émise à l'établissement autorisé (Annexe 5). La mise en application des actions correctives sera attendue et contrôlée par l'ACIA. L'établissement autorisé doit demander l'approbation de l'ACIA avant d'appliquer des actions correctives exigées dans une DAC.

L'identification de non-conformités et/ou une réponse inadéquate à une DAC peuvent amener l'ACIA à augmenter la fréquence des audits pour une période donnée, et peuvent entraîner une suspension de l'EC de l'établissement.

8.3.1 Non-conformité critique

Une non-conformité critique constitue toute découverte réalisée au cours d'un audit qui représente une menace à l'intégrité du système de gestion de la qualité de l'établissement autorisé. L'identification par l'ACIA d'une non-conformité critique conduit automatiquement à une suspension de l'EC de l'établissement. Les établissements suspendus peuvent soumettre une nouvelle demande d'autorisation dans le cadre d'une EC selon les dispositions de la section 4.7.

Voici des exemples de non-conformités critiques :

8.3.2 Non-conformité majeure

Une non-conformité majeure constitue tout incident isolé de non-conformité qui n'affecte pas de façon immédiate l'intégrité du système de gestion de la qualité de l'établissement autorisé. Les actions correctives doivent être mises en œuvre de la manière et dans les délais prescrits par l'ACIA. Ce délai ne doit pas dépasser deux semaines. Si deux non-conformités majeures ou plus sont identifiées par l'ACIA durant un audit, ou si l'établissement ne met pas en œuvre les actions correctives dans les délais prescrits, la non-conformité est considérée comme critique et l'EC de l'établissement est suspendue immédiatement. Les établissements suspendus peuvent soumettre une nouvelle demande d'autorisation dans le cadre d'une EC selon les dispositions de la section 4.7.

Voici des exemples de non-conformités majeures :

8.3.3 Non-conformité mineure

Les non-conformités mineures sont des incidents qui n'affectent pas de façon immédiate ou de manière significative le système de gestion de la qualité de l'établissement autorisé, mais qui pourraient devenir majeures si elles ne sont pas corrigées. Les situations de non-conformités mineures doivent être corrigées d'une manière approuvée par l'ACIA avant le prochain audit de vérification ou dans les délais imposés par l'ACIA. Si un établissement ne réussit pas à mettre en œuvre toutes les actions correctives requises dans les délais prescrits, la non-conformité peut devenir majeure.

Si trois situations de non-conformité mineures ou plus sont identifiées par l'ACIA au cours d'un audit, cela est considéré comme équivalent à une non-conformité majeure. Ainsi, quatre situations de non-conformité mineure équivalent à une non-conformité majeure plus une non-conformité mineure. De la même façon, six situations de non-conformités mineures équivalent à deux non-conformités majeures, ce qui constitue une non-conformité critique et mène par conséquent à la suspension immédiate de l'EC de l'établissement.

Voici des exemples de non-conformités mineures :

8.3.4 Observations

Les observations de l'ACIA sont des points ou des pratiques qui peuvent être notés au cours des audits et qui peuvent être utilisés pour améliorer le manuel. Une observation peut servir à identifier une situation préoccupante qui n'exige pas de DAC, ou pour souligner, suggérer ou renforcer des pratiques particulières.

Voici des exemples d'observations :

8.3.5 Suspension d'une EC

La décision de suspendre l'EC d'un établissement doit être prise en collaboration avec l'Agent de programme régional (APR) et le Spécialiste du programme du centre opérationnel de l'ACIA.

L'ACIA suspend l'EC d'un établissement si l'une des situations suivantes se produit :

Immédiatement après la suspension de son EC, l'établissement doit cesser toute importation/réception et manutention des articles réglementés. L'ACIA suspendra tous les permis d'importation et les certificats de circulation associés aux articles réglementés, de façon à en prévenir le déplacement vers ou en provenance de l'établissement suspendu. Des mesures réglementaires supplémentaires pourront être imposées à un établissement suspendu par l'ACIA, afin de réduire tout autre risque phytosanitaire associé à la non-conformité ou la situation.

Le nom de l'établissement et ses coordonnées seront supprimés de la liste nationale des établissements autorisés dans le cadre d'une EC.

Les établissements suspendus peuvent soumettre une nouvelle demande d'autorisation dans le cadre d'une EC selon les dispositions de la section 4.7.

9.0 Mesures d'application de la loi

En plus de respecter les dispositions de la D-96-05 et de ce document (MSQ-09), les établissements autorisés dans le cadre d'une EC doivent s'assurer qu'ils se conforment à la Loi sur la protection des végétaux, au Règlement sur la protection des végétaux ainsi qu'à toute autre exigence s'appliquant à la zone réglementée d'où proviennent les articles réglementés. L'ACIA peut prendre des mesures en application de la loi, y compris des poursuites judiciaires, contre toute violation des exigences décrites ci-dessus.

10.0 Audits internes

10.1 Fréquence

La personne responsable du système de gestion de la qualité de l'établissement autorisé doit effectuer les audits internes, ou désigner et superviser à cette fin des employés. Généralement, on s'attend que des audits internes soient menés au moins deux fois au cours de la période pendant laquelle l'établissement reçoit et manipule des articles réglementés, avec un minimum d'un audit interne par mois. Les auditeurs internes ne doivent pas effectuer des audits de leur propre travail. Des exemples de listes de contrôle sont disponibles aux annexes 2 et 3.

Les audits internes n'ont pas à être effectués au cours de la période pendant laquelle l'établissement autorisé ne reçoit pas ou ne manipule pas d'articles réglementés assujettis à une EC, à moins d'une mention contraire dans le manuel de l'établissement.

Les audits internes comportent notamment les activités suivantes :

10.2 Documentation relative aux audits internes

Les documents concernant tous les audits internes doivent être conservés pour une période de dix ans. Un rapport d'audit interne doit être préparé dans les trois jours ouvrables qui suivent l'audit. Ce rapport doit détailler toutes les non-conformités, les plans d'action pour les corriger, les actions correctives mises en œuvre et les possibilités d'améliorations par rapport aux exigences de l'EC. Les rapports d'audits internes doivent être rendus disponibles au bureau régional de l'ACIA responsable des audits de vérification. L'ACIA examinera les rapports d'audits internes et les documents connexes dans le cadre des audits de vérification.

10.3 Actions correctives

Les activités ou les articles trouvés en infraction avec les dispositions de la D-96-05, de ce document (MSQ-09) ou du manuel, sont considérés comme non conformes. Les non-conformités détectées pendant un audit interne doivent être documentées dans un rapport d'audit interne. Des actions correctives doivent être mises en œuvre pour chaque non-conformité détectée par l'établissement autorisé. Les plans d'actions correctives et les actions correctives mises en œuvre doivent être documentés dans un rapport d'audit interne.

Les non-conformités détectées durant un audit interne doivent être classées en non-conformités « critiques », « majeures » ou « mineures » conformément à la section 8.3. La mise en œuvre des plans d'actions correctives et les actions correctives qui y sont associées doivent être priorisées selon le type de non-conformités. Les rapports d'audits internes doivent inclure des instructions détaillées sur la façon de prévenir la récidive des non-conformités. Cela exige généralement des modifications au manuel et la sensibilisation du personnel de l'établissement. L'établissement est responsable d'aviser l'ACIA de toute non-conformité critique trouvée lors d'un audit interne au plus tard le jour ouvrable suivant l'audit.

11.0 Tenue de registres et vérification de documents

La tenue de registres est une exigence essentielle de l'EC. L'établissement autorisé doit conserver les registres des processus et procédures organisationnels et opérationnels mis en place pour respecter les exigences de l'EC. Les auditeurs de l'établissement et de l'ACIA réviseront ces registres pour s'assurer que le système de gestion de la qualité de l'établissement, tel que décrit dans son manuel et comprenant les actions correctives, est mis en œuvre tel que planifié. Également, la vérification des registres de l'établissement autorisé aidera l'ACIA à déterminer si l'établissement respecte toutes les exigences établies dans la D-96-05 et le MSQ-09. Les registres doivent être conservés dans les locaux de l'établissement autorisé et être en tout temps disponibles sur demande de l'ACIA. Les registres requis dans le cadre d'une EC doivent être conservés pour un minimum de dix ans. Ces registres concernent la réception, le rejet de chargements, l'entreposage, la manutention, la transformation et l'expédition d'articles réglementés, de même que l'élimination des sous-produits, les activités de nettoyage, la formation du personnel, l'identification et la correction des non-conformités, les rapports d'audits internes et de l'ACIA, les mises à jour du manuel, etc. Une liste de tous les registres requis dans le cadre d'une EC est disponible à l'annexe 6.

De plus, des copies des versions les plus à jour des documents suivants doivent être accessibles à tout le personnel de l'établissement et aux sous-traitants impliqués dans la gestion, la transformation ou la manutention des articles réglementés :

Annexe 1 : Demande d'autorisation dans le cadre d'une entente de conformité (EC) avec l'Agence canadienne d'inspection des aliments (ACIA)

PDF (20.9 ko)

Telle que décrite dans les documents : D-96-05 et MSQ-09
Conformément à la Loi sur la protection des végétaux et à son Règlement d'application

Veuillez cocher une case :

liste de contrôle Nouveau demandeur
liste de contrôle Renouvellement (statut de conformité satisfaisant)
liste de contrôle Soumission d'une nouvelle demande (suite à un retrait volontaire de l'EC)
liste de contrôle Soumission d'une nouvelle demande (suite à une suspension de l'EC par l'ACIA)

Nom de l'établissement

Adresse de l'établissement

Personne-ressource

Titre ou fonction

Numéro de téléphone

Numéro de télécopieur

Numéro de cellulaire

Courriel

Déclaration du demandeur :

J'accepte d'agir en tant que personne responsable du système de gestion de la qualité de l'établissement ci-dessus.

J'ai lu et accepte de respecter toutes les dispositions des documents D-96-05 et MSQ-09. En particulier, j'accepte de :

Je vais contacter le bureau de l'ACIA de ma région aussitôt que la date de réception du premier chargement sera confirmée.

J'ai lu et compris toutes les conditions de la déclaration ci-dessus.

espace
Signature

espace
Date

espace
Nom (en lettres moulées) et titre

Déclaration d'approbation de l'ACIA :

À titre d'inspecteur ou d'agent de programme régional de l'ACIA, autorisé conformément à la Loi sur la protection des végétaux, et suite à la révision du manuel du demandeur et des résultats de l'évaluation, j'autorise l'établissement ci-dessus à être autorisé dans le cadre d'une entente de conformité avec l'ACIA de façon à mettre en œuvre les dispositions de son manuel pour la période suivante :

Période active d'importation : du espace au espace.

espace
Signature et nom écrit en lettres moulées
Inspecteur ou Agent de programme régional de l'ACIA

espace
Date

espace
Signature et nom écrit en lettres moulées
Spécialiste de programme de l'ACIA

espace
Date

Ce formulaire de demande doit être soumis au bureau local de l'ACIA. Vous trouverez une liste des bureaux sur le site web de l'ACIA.

Annexe 2 : Liste de vérification de l'ACIA pour l'évaluation

PDF (34.8 ko)

Cette liste de vérification doit être utilisée lors de l'évaluation de l'établissement.

Nom de la compagnie

Adresse de l'établissement

Personne-ressource

Titre ou fonction

Numéro de téléphone

Numéro de cellulaire

Numéro de télécopieur

Courriel

Évaluateurs de l'ACIA

Date de l'évaluation

Description - Liste de vérification de l'Agence canadienne d'inspection des aliments pour l'évaluation
Liste de vérification de l'ACIA pour l'évaluation

Cette liste de vérification est conçue pour être complétée par un inspecteur de l'ACIA. La liste de vérification pour l'évaluation se divise en 2 parties. La première partie sert à inscrire les renseignements généraux sur l'évaluation, tels que le nom et l'adresse de la compagnie, la date de l'évaluation, etc. La deuxième partie sert à inscrire les renseignements sur la conformité de l'établissement d'après les critères de l'évaluation. Les sections énumérées dans la liste de vérification sont les suivantes :

  • Exigences générales
  • Formation
  • Audits internes
  • Réception et manutention d'articles réglementés
  • Manutention et disposition des chargements rejetés
  • Entreposage, suivi et identification
  • Triage
  • Lavage et brossage
  • Pelage et/ou cuisson

Annexe 3 : Liste de vérification de l'ACIA pour les audits de vérification (D-96-05 et MSQ-09)

PDF (27.6 ko)

Cette liste de vérification peut être utilisée dans le cadre des audits de vérification des établissements.

Nom de la compagnie

Adresse de l'établissement

Personne-ressource

Titre ou fonction

Numéro de téléphone

Numéro de cellulaire

Numéro de télécopieur

Courriel

Auditeurs de l'ACIA

Date de l'audit

Description - Liste de vérification de l'Agence canadienne d'inspection des aliments pour les audits de vérification
Liste de vérification de l'ACIA pour les audits de vérification (D-96-05 et MSQ-09)

Cette liste de vérification est conçue pour être complétée par un inspecteur de l'ACIA. La liste de vérification pour l'audit de vérification se divise en 2 parties. La première partie sert à inscrire les renseignements généraux sur l'audit de vérification, tels que le nom et l'adresse de la compagnie, la date de l'audit, etc. La deuxième partie sert à inscrire les renseignements sur la conformité de l'établissement d'après les critères de l'audit. Les sections énumérées dans la liste de vérification sont les suivantes :

  • Exigences générales
  • Formation
  • Audits internes
  • Réception et manutention d'articles réglementés
  • Manutention et disposition des chargements rejetés
  • Entreposage, suivi et identification
  • Triage
  • Lavage et brossage
  • Pelage et/ou cuisson
  • Emballage et réemballage
  • Inhibiteur de germination
  • Récupération au sein de l'établissement
  • Disposition finale des sous-produits
  • Général

Annexe 4 : Rapport (D-96-05 et MSQ-09)

PDF (83 ko)

Importation et transport en territoire canadien de pommes de terre non destinées à la multiplication

Description - Rapport
Rapport (D-96-05 et MSQ-09)

Ce rapport est conçu pour être complété par un inspecteur de l'ACIA. Le rapport résume les résultats obtenus suite à l'évaluation ou l'audit de vérification de l'ACIA. Ce rapport inclus également :

  • Le No. du rapport,
  • Le nom et adresse de l'établissement,
  • L'information sur le représentant de l'établissement,
  • L'information sur le représentant principal de l'ACIA,
  • Les participants,
  • La période couverte par le rapport,

Et toutes les Demandes d'actions correctives émises à l'établissement suite à l'évaluation ou l'audit de vérification de l'ACIA.

Annexe 5 : Demande d'action corrective (DAC) de l'ACIA (D-96-05 et MSQ-09)

PDF (83 ko)

Description - Rapport
Demande d'action corrective (DAC) de l'ACIA (D-96-05 et MSQ-09)

La demande d'action corrective est conçue pour être émise par un inspecteur de l'ACIA . La demande d'action corrective se divise en 5 parties. La première partie sert à inscrire les renseignements généraux sur l'évaluation ou l'audit de vérification de l'ACIA . La deuxième partie sert à décrire les non-conformités identifiées lors de l'évaluation ou de l'audit de vérification de l'ACIA . La troisième partie permet à l'établissement d'établir son plan d'actions correctives. Cette partie doit être signée par le représentant de l'établissement. La quatrième partie permet à l'inspecteur de l'ACIA de signer la demande d'action corrective une fois que le plan d'actions correctives a été complété. La cinquième et dernière partie de la demande d'action corrective permet à l'inspecteur d'ajouter des commentaires, et de signer la demande.

Annexe 6 : Liste des registres et documents requis

Les registres et documents suivants doivent être conservés pour une période de dix ans.

Doivent être à jour en tout temps :

Doivent être disponibles en tout temps (les copies électroniques sont acceptables) :

Annexe 7 : Éléments requis dans le manuel du système de gestion de la qualité de l'établissement autorisé

L'information qui suit doit être présentée dans le manuel d'un établissement autorisé dans le cadre d'une EC conformément aux dispositions des documents D-96-05 et MSQ-09. Certaines exigences peuvent ne pas s'appliquer.

A. Format du manuel

La page de présentation du manuel doit présenter l'information suivante :

L'information suivante devrait être présentée sur chaque page du manuel :

B. Généralités

B1. Appui de la direction de l'établissement

La direction de l'établissement doit signer et dater une déclaration dans le manuel, qui indique qu'elle est d'accord pour opérer conformément au contenu du manuel et des documents D-96-05 et MSQ-09. La direction de l'établissement doit identifier une personne responsable du système de gestion de la qualité de l'établissement qui agira comme contact principal pour l'ACIA, ainsi qu'au moins un remplaçant. Le nom des personnes déléguées doit être clairement écrit.

B2. Description de l'établissement et de la structure administrative

Le manuel doit présenter brièvement quelles sont les activités principales de l'établissement. Toutes les activités associées aux exigences de l'EC décrites dans les documents D-96-05 et MSQ-09 doivent être présentées en détail. Le manuel doit contenir la liste de tous les employés impliqués dans ces activités ainsi que leurs responsabilités respectives. Le nom de toutes les personnes impliquées dans la mise en œuvre des dispositions du manuel doit être présenté dans le manuel; cela doit inclure tous les fournisseurs de services externes (sous-traitants) de l'établissement. Un organigramme doit être joint en annexe au manuel.

B3. Formation des employés

Tous les plans de formation relatifs à la mise en œuvre des exigences du manuel doivent être présentés dans le manuel. Cela inclut une description de la procédure par laquelle l'établissement gère et communique les changements apportés au manuel. Tous les registres de formation doivent être complétés et conservés. Un modèle de registre de formation doit être annexé au manuel.

B4. Audits internes

La planification des audits internes doit être présentée dans le manuel de l'établissement. Cela comprend une description de la fréquence des audits ainsi que des procédures opérationnelles associées. Les rapports d'audits internes doivent être complétés et conservés. Un modèle de rapport d'audit interne doit être présenté en annexe du manuel.

B5. Modifications au manuel

Le manuel doit décrire comment les mises à jour apportées au manuel sont réalisées. Toutes les modifications au manuel devraient être consignées sur une feuille de suivi qui doit être annexée au manuel.

B6. Tenue des registres

Le manuel doit indiquer que tous les registres associés à la mise en œuvre du manuel seront conservés dans les locaux de l'établissement pour une période de dix ans et que ces registres seront rendus disponibles à l'ACIA sur demande.

C. Identification de toutes les étapes impliquées dans la transformation des articles réglementés

Toutes les étapes et activités en lien avec la réception et la manutention des articles réglementés doivent être décrites et documentées dans le manuel.

Le manuel doit clairement présenter la nature des articles réglementés reçus et manipulés par l'établissement.

Le manuel doit contenir un diagramme général de la circulation des articles et des sous-produits (eau de lavage, déchets solides et liquides, rebuts, pelures, autres parties de pommes de terre, terre, contenants usagés, etc.) dans l'établissement, de la réception à l'expédition. Le diagramme doit être principalement centré sur les articles, les installations et les activités associées avec la réception, la manutention, la transformation et l'élimination des articles réglementés.

Les sous-produits générés par l'établissement, comme les pommes de terre rejetées, les rebuts, les parties de pommes de terre, la terre, l'eau de lavage et les contenants usagés sont considérés comme des articles réglementés et doivent faire l'objet d'instructions spécifiques en matière de collecte et d'élimination dans le manuel, comme toute autre étape de la transformation des articles réglementés. L'annexe 8 apporte des précisions quant aux exigences relatives à l'élimination de ces articles.

Pour chacune des étapes impliquées dans la transformation, il peut être nécessaire de présenter, dans le manuel, les équipements, aires de travail, procédures, personnel responsable, un plan général et/ou un diagramme de circulation des articles réglementés, ainsi que d'exiger la tenue de registres.

C1. Réception et entreposage des articles réglementés

Le manuel doit indiquer à quelle période de l'année l'établissement planifie la réception des articles réglementés, ainsi qu'une estimation des volumes à recevoir et l'origine des articles réglementés. Tous les documents associés aux sources d'approvisionnement et à l'achat d'articles réglementés doivent être rendus disponibles sur demande de l'ACIA. Tous les chargements d'articles réglementés reçus par l'établissement doivent être consignés dans un registre. Un modèle de registre de réception doit être annexé au manuel. Ce registre doit contenir les informations suivantes pour chaque chargement d'articles réglementés :

C1.1 Description de la zone de déchargement

Un schéma détaillé donnant une vue d'ensemble de la zone de déchargement et qui comprend une description de la circulation des articles, des aires de nettoyage et de lavage et du type de surface sur laquelle les articles réglementés et les équipements de déchargement seront déplacés et déchargés (ciment, gravier, terre, etc.) doit être annexé au manuel.

C1.2 Description de la procédure de déchargement

Le manuel doit présenter les informations suivantes :

C1.3 Gestion des chargements refusés

Le manuel doit présenter la démarche d'élimination des chargements refusés d'articles réglementés. L'ACIA doit être contactée pour émettre un certificat de circulation si le chargement refusé va à une destination autre que celle indiquée dans le manuel. L'information sur tous les chargements refusés doit être consignée dans un registre. Un modèle de registre de chargements refusés doit être annexé au manuel. Ce registre doit inclure les informations suivantes pour chaque chargement refusé :

C1.4 Entreposage

Le manuel doit présenter les informations suivantes :

C2. Classement

Le manuel doit présenter les informations suivantes :

C3. Nettoyage et brossage

Le manuel doit présenter les informations suivantes :

C4. Emballage et réemballage

Le manuel doit présenter les informations suivantes :

C5. Pelage

Le manuel doit présenter les informations suivantes :

C6. Cuisson

Le manuel doit présenter les informations suivantes :

C7. Inhibiteur de germination

Le manuel doit présenter les informations suivantes :

Dans le cas où les pommes de terre réglementées ont été traitées avec un inhibiteur de germination avant leur arrivée à l'établissement, les informations sur le traitement doivent être obtenues et conservées dans le registre mentionné ci-dessus ou de façon indépendante. Les informations conservées doivent inclure les procédures de traitement telles que décrites ci-dessus ainsi que tout document permettant d'assurer l'identité et la traçabilité des lots ayant subits un traitement anti-germinatif.

C8. Autres étapes impliquées dans la transformation

Le manuel doit décrire toute autre procédure appliquée par l'établissement aux articles réglementés. Le manuel doit indiquer toutes les mesures d'atténuation mises en œuvre pour réduire les risques phytosanitaires associés avec ces autres étapes.

C9. Activités de nettoyage, y compris la collecte et l'élimination des articles réglementés et des sous-produits

Le manuel doit décrire les activités de nettoyage, y compris la collecte et l'élimination des sous-produits générés à chaque étape impliquées dans la transformation.

Cela comprend une description de toutes les procédures utilisées pour le nettoyage de l'équipement et des aires destinées au déchargement, à l'entreposage, au déplacement, au classement, au lavage et brossage, à l'emballage et réemballage, au pelage, à la cuisson, au traitement anti-germinatif, ainsi qu'à toute autre étape impliquée dans la transformation des articles réglementés.

Cela comprend également une description de toutes les procédures utilisées pour la collecte et l'élimination de tous les déchets associés aux articles réglementés qui sont manipulés, transformés ou traités, comme par exemple les pommes de terre rejetées, les rebuts, les parties de pommes de terre, la terre, l'eau de lavage et les contenants utilisés pour l'entreposage et le transport des articles réglementés.

Le manuel doit aussi présenter une description de toute autre activité de nettoyage de l'équipement ou des aires utilisées, de même que de toute procédure utilisée pour assurer la ségrégation des articles réglementés et des sous-produits potentiels. Cela comprend les activités de nettoyage de fin de saison pour les établissements qui ne manipulent pas d'articles réglementés sur toute l'année, et qui font la transition vers une période sans réception ni manutention d'articles réglementés.

Pour de plus amples renseignements, veuillez consulter l'annexe 8 et le PI-016.

C10. Collecte finale et élimination des articles réglementés et de leurs sous-produits

La collecte finale et l'élimination des articles réglementés et de leurs sous-produits peuvent être réalisées dans les locaux de l'établissement ou par l'entremise d'un fournisseur de service externe (veuillez consulter l'annexe 8).

Le manuel doit clairement indiquer comment l'établissement compte gérer la collecte finale et l'élimination de tout article réglementé et sous-produit généré au cours des étapes décrites ci-dessus (eau de lavage, déchets solides et liquides, pommes de terre rejetées, rebuts, pelures, autres parties de pommes de terre, terre, contenants usagés, etc.), ainsi que de toute autre chose susceptible d'être contaminée par contact avec des articles réglementés.

Dans le but de détailler la collecte finale et l'élimination des articles réglementés et des sous-produits, l'identification des équipements, aires de travail, procédures, membres du personnel responsables, la tenue de registres ainsi que la création d'un plan général et/ou d'un diagramme de circulation des articles réglementés et sous-produits sont exigées et doivent faire l'objet d'instructions dans le manuel. De l'information détaillée associée avec l'élimination des articles réglementés et de leurs sous-produits, telle que la destination, l'autorisation, les fournisseurs de services, la date, l'heure, la quantité, la description des articles et sous-produits, les bons de chargement, le déplacement, le traitement, etc. doit être obtenue et consignée.

L'annexe 8 apporte des précisions quant aux exigences relatives à la collecte et l'élimination de ces articles et sous-produits réglementés.

Annexe 8 Lignes directrices s'appliquant au déplacement et à l'élimination des articles réglementés et au nettoyage

Le principe général concernant l'élimination des articles réglementés et de leurs sous-produits en provenance d'un établissement autorisé est présenté dans la directive D-96-05, section 2.9.5. L'objectif de cette annexe est de fournir des instructions supplémentaires en matière de possibilités d'élimination et de nettoyage. Les lignes directrices concernant l'information de nettoyage et d'élimination à inclure dans le manuel de l'établissement se trouvent dans l'annexe 7, section C9 et C10 de ce document.

Il est de la responsabilité de l'établissement autorisé de s'assurer que toutes les exigences locales en matière d'élimination soient respectées. Cela comprend, sans y être limité, les exigences environnementales des lois municipales ainsi que la réglementation régionale, provinciale et fédérale.

Une liste des sites d'élimination à utiliser doit faire partie du manuel de l'établissement. Tous les détails (documents, procédures, diagrammes, etc.) au sujet du déplacement et de l'élimination des articles réglementés doivent également faire partie du manuel. Dans tous les cas, les procédures et les sites d'élimination seront évalués et approuvés par l'ACIA.

L'ACIA devra peut-être émettre des documents réglementaires tels que l'Avis d'interdiction de déplacement (CFIA/ACIA 0113) et/ou le Certificat de circulation (CC) pour contrôler le déplacement et l'élimination des articles réglementés et de leurs sous-produits. Si un CC est émis, il faut respecter toutes les conditions énoncées sur le document. En plus, il faut préciser clairement toutes les restrictions et conditions appliquées au site d'élimination.

Les exigences en matière de déplacement et d'élimination des articles réglementés concernent :

  1. Le déplacement des articles réglementés
  2. Les sites de nettoyage
  3. Les sites d'enfouissement commerciaux et privés
  4. D'autres sites de décharge (tels que les bassins de rétention et les installations de traitement)

Nota : Il incombe au bureau régional de l'ACIA de décider si une inspection de l'établissement d'élimination est nécessaire.

A. Déplacement des articles réglementés

Tout moyen de transport d'articles réglementés doit être étanche. Le véhicule, la remorque ou le contenant de transport doivent être bien nettoyés à un site de nettoyage autorisé avant le prochain chargement. Cette règle concerne le transport des articles réglementés des États-Unis (É.-U.) et au Canada.

B. Sites de nettoyage

Le site de nettoyage peut être l'une des options suivantes :

C. Sites d'enfouissement commerciaux et privés

Une autorisation ou un permis valide des autorités municipales, régionales et/ou provinciales compétentes a été accordé pour l'exploitation du site ou le site a été jugé satisfaisant par l'ACIA afin de contenir tout organisme nuisible préoccupant.

Le site d'enfouissement doit également faire preuve d'une délimitation et d'un emplacement précis (on peut soumettre les coordonnées GPS).

Les articles réglementés et leurs sous-produits destinés à l'élimination doivent être totalement recouverts au plus tard une journée après leur arrivée sur le site d'une couche de matière de recouvrement acceptable qui empêchera leur exposition à l'environnement. La matière de recouvrement peut se composer de déchets domestiques, de terre compactée ou d'autre matériel de recouvrement usuel. La dernière couche doit être permanente et stable, de manière à ce qu'elle ne puisse être déplacée ou enlevée, sauf si il y a eu discussion avec l'ACIA et que celle-ci a fourni une autorisation écrite.

L'ACIA peut autoriser l'élimination des articles réglementés à leur lieu d'origine. En cas d'élimination dans une zone réglementée du Canada, les dispositions concernant l'enfouissement en profondeur peuvent ne pas s'appliquer. Veuillez contacter votre personne-ressource de l'ACIA pour discuter des options d'élimination.

D. Autres sites de décharge (tels que les bassins de rétention ou les installations de traitement)

Tout matériel flottant ou débris sédimentés doit être contenu et disposé comme déchets solides.

L'eau séparée doit être évacuée vers un système de récupération et de traitement et/ou d'élimination approuvé par l'ACIA (p. ex., un système municipal de traitement des eaux usées).

Il est interdit d'utiliser les déchets liquides des bassins de rétention pour irriguer les terres agricoles, et les bassins (naturels ou construits) doivent être conçus de façon à prévenir les déversements et les débordements.

Il faut éliminer les articles réglementés produits à la suite du vidage ou du nettoyage des bassins ou du système de traitement conformément aux exigences d'élimination mentionnées dans le présent document.

l'ACIA peut exiger des restrictions réglementaires supplémentaires pour les sites de décharge situés au Canada.

Lignes directrices générales de nettoyage pour l'équipement de transformation et d'emballage

Chaque établissement aura sa propre démarche de nettoyage qui fera partie de son manuel.

Quelques points à considérer :

Pour de plus amples renseignements sur les normes de nettoyage, veuillez consulter le PI-016

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