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Programme des semences Procédure du système qualité : Certification des échantillonneurs officiels de semences

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PSQ 132.4

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Date

La présente version du Programme de certification des échantillonneurs officiels de semences, Procédure du système qualité (PSQ), est datée du 1 août, 2017.

Personne-ressource

La personne-ressource pour le présent document est le Gestionnaire national, Section des semences. Veuillez faire parvenir tous vos commentaires au sujet du contenu du présent document au gestionnaire national à l'adresse suivante : cfia.seed-semence.acia@canada.ca.

Révision

La présente PSQ fait l'objet d'une mise à jour périodique. Les modifications nécessaires seront apportées afin de répondre aux besoins du moment.

Approbation

La présente Procédure du système qualité programme des semences est approuvée par :

espace pour la signature du Directeur, Division de grands cultures et d'intrants
Directeur, Division de la production des végétaux

espace pour la date
Date

Distribution

La version la plus récente du présent document apparaît sur les sites intranet (Merlin) et/ou sur le site internet de l'Agence canadienne d'inspection des aliments (ACIA). L'original signé sera conservé par le gestionnaire national de la Section des semences. Un exemplaire de la version la plus récente est disponible sur demande à l'adresse courriel suivante : cfia.seed-semence.acia@canada.ca.

0.0 Introduction

La certification des inspecteurs de l'Agence canadienne d'inspection aliments (ACIA) aux fins d'échantillonnage des semences permet de vérifier la compétence du personnel en ce qui concerne l'obtention d'échantillons officiels et d'en assurer l'uniformité à l'échelle nationale.

Le Programme de certification permet aussi le maintien de l'accréditation accordée par l'Association internationale des essais de semences (ISTA) aux laboratoires d'analyse des semences officiels du Canada pour la délivrance des bulletins internationaux d'analyse des semences de l'ISTA.

Tous les inspecteurs de semences de l'ACIA doivent être formés et certifiés pour prélever des échantillons officiels de semences.

1.0 Portée

La présente Procédure du système qualité (PSQ) décrit les normes et procédures que doit respecter un inspecteur de l'ACIA pour être certifié à titre d'Échantillonneur officiel de semences, ainsi que les exigences en matière de gestion du Programme de certification des échantillonneurs officiels de semences. Les inspecteurs sont habilités à prélever des échantillons en vertu de l'article 6 de la Loi sur les semences.

2.0 Références

Les publications pertinentes citées dans la présente PSQ sont celles qui figurent dans le Cadre réglementaire du programme des semences (CRPS) 113 Références pour le programme des semences et les versions les plus récentes de :

3.0 Définitions

Pour les besoins de la présente PSQ, les définitions données dans le CRPS 101, Définitions pour le Programme des semences,s'appliquent, ainsi que les définitions suivantes :

Année de travail
Période allant du 1er avril au 31 mars de toute année est considérée l'année de travail référée dans la présente PSQ.
Candidat
Personne désirant être certifiée à titre d'échantillonneur officiel de semences domestique ou de l'ISTA.
Compétences
Ensemble des compétences, de connaissances et d'aptitudes connexes requises par diverses catégories d'emploi visant une très vaste population. Elles s'appliquent au rendement en cours d'emploi et peuvent être mesurées par rapport à des normes bien connues.
Échantillonneur de semence de l'ISTA
Certifié à échantillonner les lots de semence domestique et les lots d'exportation, exige une vérification sur place chaque année.
Échantillonneur de semences domestique
Certifié à échantillonner les lots de semences canadiennes, exige une vérification sur place chaque trois ans.
Échantillonneur de semence réservé
Certifié mais présentement non-actif dans le programme des semences. Ne requière pas une vérification sur place avec le statut « réservé ». Une évaluation, une nouvelle formation et/ou vérification sur place sont requises avant d'obtenir le statut actif à nouveaux. Applicable au cas par cas.
Échantillonneur officiel de semencesNote en bas de page 1
Employé de l'ACIA qui est formé, évalué et certifié comme échantillonneur de semences nationale et/ou de l'ISTA.
Évaluateur des échantillonneurs officiels de semencesNote en bas de page 1
Échantillonneur officiel de semences qui a observé et complété sous supervision, une évaluation d'un échantillonneur de semence.
Évaluateur des soumissions d'échantillons de semencesNote en bas de page 1
Employé du laboratoire d'essai de semences chargé d'évaluer l'acceptabilité des échantillons de semences et des formulaires de soumission d'échantillon envoyés par les échantillonneurs officiels de semences.
Laboratoires d'essai de semences
Les deux laboratoires de semences officiels de l'ACIA, le Laboratoire de phytopathologie (Fallowfield) et le Laboratoire de la Section de la science et de la technologie des semences (SSTS) (Saskatoon), ainsi que les autres laboratoires de l'ISTA recevant des échantillons de la part d'échantillonneurs de l'ACIA
Non-conformité
Non-respect d'une exigence, d'une norme ou d'une procédure observé pendant une vérification ou un examen des documents présentés.
Non-conformité critique
Écart par rapport au système qualité établi de sorte qu'il n'y a pas de conformité et que la qualité du produit ou du service en souffre (p. ex., l'échantillon n'est pas accepter pour les essais).
Non-conformité majeure
Écart important par rapport aux exigences énoncées de sorte que l'intégrité du programme ou la conformité aux exigences sont absentes, peut en résulter que le produit ou le service ne satisfont pas aux exigences.
Non-conformité mineure
Non-respect dans la mise en œuvre du système qualité établi, qui fait en sorte de diminuer la confiance dans la possibilité que l'échantillon ou l'échantillonneur de semences respectent les exigences liées à l'activité.
Règles de l'ISTA
Les Règles internationales pour les essais de semences sont l'instrument primaire de l'ISTA pour promouvoir l'uniformité à l'essai des semences. Les règles de l'ISTA contenant les définitions et méthodes normalisées pour, par exemple, l'échantillonnage, l'essai de la qualité des lots de semence, et le compte-rendu des résultats, en ce concerne le commerce international.
Superviseur ou gestionnaireNote en bas de page 1
Personne dotée de responsabilités de supervision à l'égard d'un inspecteur qui est en train d'être formé et évalué aux fins d'échantillonnage des semences ou qui a été accrédité à titre d'échantillonneur officiel de semences.
Tableau des compétences techniques
Outil utilisé pour mesurer les aptitudes et les connaissances requises par une personne pour effectuer une tâche particulière à un niveau déterminé de rendement.

4.0 Aperçu du programme de certification des échantillonneurs officiels de semences

L'ACIA, en vertu de la Loi sur les semences, régit l'analyse, l'inspection, la qualité et la vente des semences au Canada. Cette loi prescrit les exigences en matière d'échantillonnage des semences par des inspecteurs de l'ACIA et d'analyse des semences par les laboratoires de semences. Il est essentiel de prélever chaque échantillon de semences selon des méthodes et procédures scientifiques reconnues à l'échelle internationale pour assurer que l'échantillon soit représentatif du lot de semences.

Le Programme de certification des échantillonneurs officiels de semences est administré conjointement par les directions générales des Programmes, des Opérations et des Sciences de l'ACIA. Le programme d'échantillonnage de semence vise à garantir l'emploi de méthodes et procédures d'échantillonnage reconnues par l'ACIA. Les directives de l'ACIA pour l'échantillonnage des semences sont énoncées dans l'IP 132.1.1, Échantillonnage officiel des semences, et sont fondées sur le chapitre 2 des Règles internationales pour les essais de semences de l'ISTA.

La surveillance est effectuée sur toutes les soumissions d'échantillons de semences officielles de l'ISTA (documents et échantillons également). Il y a des vérifications annuelles des échantillonneurs de semences de l'ISTA, et aux trois ans pour les échantillonneurs de semences domestiques. Les vérifications des échantillonneurs sont nommées vérifications de la qualité (VQ) et sont enregistrées sous le système de la gérance de la qualité (SGQ) de la direction générale des Operations. Les processus, procédures et documents du Programme de certification des échantillonneurs officiels de semences sont également révisés dans le cadre des vérifications annuelles du VQ et du SGQ.

Pour être autorisé à prélever un échantillon officiel de semences, le candidat doit :

  1. présenter une bonne acuité visuelle;
  2. recevoir la formation pertinente;
  3. respecter la procédure d'échantillonnage des semences énoncée dans l'IP 132.1.1 Échantillonnage officiel des semences;
  4. démontrer les connaissances, les compétences et les aptitudes énoncées dans le document Compétences techniques pour les échantillonneurs officiels de semences (annexe I); et
  5. réussir les évaluations écrites et pratiques.

5.0 Exigences générales

5.1 Responsabilités de la section des semences

Les responsabilités de la Section des semences sont les suivantes :

  1. Donner une définition et une orientation générales des exigences du Programme de certification des échantillonneurs officiels de semences à la Direction générale des Opérations et aux Laboratoires de semences;
  2. élaborer, mettre à jour et modifier la présente PSQ et l'IP 132.1.1 Échantillonnage officiel des semences, à la suite de modifications importantes des politiques et des normes du Programme et/ou des modifications des Règles de l'ISTA;
  3. transmettre aux Laboratoires de semences et à la Direction générale des Opérations les modifications apportées à la présente PSQ et/ou à l'IP 132.1.1 Échantillonnage officiel des semences;
  4. certifier les échantillonneurs officiels de semences, délivrer des certificats d'échantillonneur officiel de semences et tenir une liste des échantillonneurs officiels de semences;
  5. participer aux évaluations annuelles des rapports du système de gérance de qualité conjointe SSTS et Direction générale des opérations;
  6. confirmer dans le SGQ que les vérifications de la qualité ont été effectuées et aviser le BPDPM en conséquence; et
  7. classer les non-conformités ne figurant pas sur la liste à mesure qu'elles sont identifiées.

5.2 Responsabilités du Bureau de présentation des demandes préalables à la mise en marché

Les responsabilités du Bureau de présentation des demandes préalables à la mise en marché (BPDPM) sont :

  1. de communiquer les résultats en temps opportun au candidat, au superviseur ou au particulier qui a soumis l'évaluation au BPDPM; et
  2. maintenir la Liste des soumissions agricoles et la Liste des échantillonneurs officiels de semences et communiquer tout changement à celles-ci aux parties qui en sont concernées;

5.3 Responsabilités de la direction générale des opérations

Les responsabilités de la Direction générale des Opérations sont les suivantes :

  1. mettre en œuvre et gérer le Programme de certification des échantillonneurs officiels de semences tel qu'il est décrit dans la présente PSQ;
  2. dispenser aux candidats à la certification la formation requises en utilisant le matériel approuvé;
  3. s'assurer que les candidats à la certification des échantillonneurs officiels de semences soient évalués par un évaluateur d'échantillonneurs de semences désigné;
  4. évaluer les évaluations écrites complétées, lorsque nécessaire;
  5. examiner les résultats des évaluations et en faire la rétroaction à la demande d'un candidat, comme souligné à la section 6.2.3;
  6. élaborer, mettre à jour et modifier l'IP 132.1.1 Échantillonnage officiel des semences à la suite de modifications importantes des politiques et des normes du Programme ou des modifications des Règles de l'ISTA (à confirmer);
  7. communiquer sur ListServ les modifications effectuées à l'IP 132.1.1 Échantillonnage officiel des semences (à confirmer);
  8. élaborer, conserver et mettre à jour les évaluations écrites et pratiques des échantillonneurs de semences, au besoin (à confirmer);
  9. remettre périodiquement les évaluations écrites et pratiques aux surveillants et aux évaluateurs des échantillonneurs de semences (à confirmer);
  10. remettre aux échantillonneurs officiels de semences le matériel d'échantillonnage approuvé, les procédures et les instructions particulières;
  11. aviser les échantillonneurs officiels de semences des modifications apportées aux procédures par la Section des semences et/ou la SSTS;
  12. vérifier que les échantillonneurs officiels de semences sont les seules personnes chargées de prélever des échantillons de semences officiels;
  13. s'assurer que les demandes de renseignements ou de documents liées au Programme de certification des échantillonneurs officiels de semences sont traitées dans un délai raisonnable;
  14. s'assurer que les vérifications de la qualité sont complétées pour les échantillonneurs de l'ISTA/nationales, et que l'information est conservée dans le PSQ, et informer le BPDPM de l'achèvement des vérifications;
  15. participer aux évaluations annuelles des rapports du SGQ conjointement au SSTS à la Section des semences;
  16. s'assurer que les non-conformités sont corrigées dans les délais prescrits; et
  17. donner de la rétroaction et des conseils techniques à la Section des semences sur le Programme de certification des échantillonneurs de semences officiels pour assurer l'amélioration continue du système.

5.4 Responsabilités de la direction générale des sciences

Les responsabilités de la direction générale des sciences sont les suivantes :

  1. s'assurer que les échantillonneurs officiels de semences de l'ISTA employés par l'ACIA reçoivent les mises à jour annuelles appropriées du Chapitre 2 : Échantillonnage des Règles de l'ISTA, ainsi que toutes les modifications apportées aux procédures de l'échantillonnage de l'ISTA;
  2. n'accepter les échantillons officiels de semences aux fins d'essais dans le cadre du Programme des semences que de la part des échantillonneurs officiels de semences;
  3. relever les lacunes dans les soumissions d'échantillons faites par les échantillonneurs officiels de semences et émettre une demande de mesure corrective pour une mesure de suivi;
  4. tenir un registre des soumissions d'échantillons de semences qui ne satisfont pas aux IP 132.1.1, Échantillonnage officiel des semences, et surveiller la mise en œuvre des mesures correctives;
  5. envoyer des lettres d'avertissement, au besoin;
  6. tenir un dossier des demandes de mesures correctives émis aux échantillonneurs par de la SSTS pour des échantillons d'ISTA.
  7. participer aux évaluations annuelles des rapports de la vérification de la gérance de la qualité conjoint la Section des semences et la direction générale des opérations;
  8. fournir une rétroaction et des conseils techniques à la Section des semences en ce qui concerne le Programme de certification des échantillonneurs officiels de semences pour assurer l'amélioration continue du système; et
  9. fournir l'aide et l'avis sur la formation des échantillonneurs de semences, au besoin.

5.5 Responsabilités de l'échantillonneur officiel de semences

Les responsabilités de l'échantillonneur officiel de semences sont les suivantes :

  1. suivre les procédures d'échantillonnage des semences décrites aux l'IP 132.1.1; Échantillonnage officiel des semences;
  2. garder à jour ses compétences en matière d'échantillonnage;
  3. se conformer aux politiques de l'ACIA sur les mœurs, éthiques et conflits d'intérêts;
  4. mettre en œuvre les mesures correctives demandées; et
  5. examiner en détails les documents relatifs aux procédures d'échantillonnage avant de reprendre l'échantillonnage, lorsqu'ils n'ont pas effectué d'échantillonnage ou une soumission d'échantillon pour une période prolongée.

5.6 Responsabilités des évaluateurs des échantillonneurs officiels de semences

Les responsabilités de l'évaluateur des échantillonneurs officiels de semences sont les suivantes :

  1. administrer des évaluations pratiques aux candidats;
  2. faire suivre les examens notés au BPDPM et à la Section des semences;
  3. fournir des rétroactions sur les évaluations, lorsque demandées, le cas échéant;
  4. fournir des solutions de formation de recyclage, le cas échéant.

6.0 Exigences relatives à la certification

Les activités de formation et d'évaluation seront coordonnées par la direction générale des opérations en collaboration avec l'agent de formation de la région.

Tous les candidats à la présente formation et certification doivent se familiariser avec les données de l'IP 132.1.1 Échantillonnage officiel des semences et avoir compléter les modules de formation. Avoir complété au moins deux échantillonnages sous la supervision d'un échantillonneur de semences certifié, avant de commencer le programme de formation en séance et/ou assister une formation d'échantillonnage pratique qui peut avoir lieu la séance en classe, constituent un avantage pour le candidat.

6.1 Formation

Les candidats peuvent faire une auto-formation (échantillonneurs de l'ISTA seulement) et reçoivent une formation de groupe ou individuelle ainsi que les documents de formation nécessaires. La formation est dispensée par des formateurs d'échantillon de semences, sauf dans le cas de l'auto-formation. La formation d'échantillonnage de semences est conçue pour assurer que le candidat atteigne les objectifs de rendement énoncés dans les Compétences techniques de l'échantillonneur officiel de semences (annexe I). Lorsque des modifications sont apportées à la présente PSQ et/ou aux documents qui y sont mentionnés, le matériel de formation doit être mis à jour. Des séances de formation additionnelles peuvent être nécessaires, selon la nature des modifications.

6.1.1 Formation théorique

La formation théorique porte sur les principes, les méthodes et les procédures d'échantillonnage des semences et permet aux candidats de bien connaître les documents de référence officiels à cet égard, soit l'IP 132.1.1, Échantillonnage officiel des semences, et les Règles de l'ISTA.

6.1.2 Formation pratique

La formation pratique doit comprendre des démonstrations du processus d'échantillonnage des semences. Le candidat doit pratiquer la procédure sous la supervision du formateur. Cette formation pratique peut avoir lieu durant des séances de formation structurées ou dans le cadre d'activités de travail supervisées pour la certification d'échantillonnage de l'ISTA.

6.2 Évaluation

Lorsqu'un candidat et son superviseur ou formateur d'échantillonnage estiment qu'un niveau suffisant de connaissances et d'aptitudes a été atteint par le candidat, ils peuvent faire une demande pour que les évaluations écrites et pratiques aient lieu. Il n'est pas nécessaire que les deux évaluations soient effectuées en même temps; cependant, la partie écrite est généralement effectuée en premier.

Les évaluations évalueront les connaissances et les aptitudes en matière d'échantillonnage des lots de semences. Elles sont fondées sur les objectifs de rendement énoncés dans le document Compétences techniques de l'échantillonneur officiel de semences (annexe I).

6.2.1 Évaluation écrite

Pour l'évaluation écrite, qui peut être effectuée en ligne ou en personne, le candidat peut consulter les documents qui seraient généralement accessibles à l'échantillonneur de semences dans l'exercice de ses fonctions. Ces documents figurent dans les Documents qui peuvent être consultés pendant l'examen écrit (annexe II). Toutes les questions sont basées sur ces références. Pendant l'évaluation, il est interdit aux candidats de communiquer entre eux ou avec des personnes autres que le surveillant.

La direction générale des opérations tient à jour une banque de questions, approuvées par le gestionnaire national de la Section des semences, qui servent à la préparation des évaluations écrites (à confirmer).

La direction générale des opérations est chargée du contrôle administratif des évaluations écrites et met en œuvre une méthode pour recevoir la rétroaction sur les évaluations, afin d'y apporter des améliorations au besoin. La banque de questions pour les évaluations est mise à jour lorsque des modifications sont apportées aux documents de référence sur l'échantillonnage des semences, aux Règles de l'ISTA ou aux politiques et procédures du Programme des semences (à confirmer).

Les évaluations écrites sont surveillées par un employé de l'ACIA. Le surveillant est chargé de communiquer avec BPDPM pour obtenir l'évaluation écrite. Afin de maintenir l'intégrité du processus de certification il est interdit de copier ou de distribuer les évaluations et elles ne sont remises aux candidats qu'au lieu, à l'heure, à la date et pour la durée établis pour l'évaluation. Des copies d'évaluations écrites ne sont pas fournies aux fins d'étude. Les surveillants doivent remplir et soumettre le Registre de surveillance fournit avec la documentation de formation d'échantillonneur de semence.

Il revient au surveillant de trouver pour l'évaluation écrite un lieu qui est bien éclairé et tranquille. Lorsque la copie papier de l'évaluation écrite est utilisée, le surveillant doit marquer l'évaluation, envoyer les évaluations remplies et notées au BPDPM. Les évaluations papier doivent être envoyées par un moyen sûr, comme un service de messagerie, par courrier recommandé ou par des moyens électroniques. Pour les évaluations en ligne, le candidat recevra les résultats de l'examen par courriel et devra faire suivre les résultats ainsi reçus aux adresses courriel suivantes : cfia.seed-semence.acia@canada.ca et cfia.paso-bpdpm.acia@canada.ca. Le superviseur du candidat doit aussi être ajouté en copie conforme à ces communications.

6.2.2 Évaluation pratique

L'évaluation pratique vise à évaluer les aptitudes et compétences du candidat se trouvant dans une situation d'échantillonnage donnée qu'il lui faut évaluer et donner suite. L'évaluation est dirigée par un évaluateur des échantillonneurs officiels de semences dans un établissement semencier ou dans un milieu similaire en utilisant une clé de correction fondée sur les compétences techniques de l'échantillonneur officiel de semences (Annexe I). Les évaluateurs peuvent communiquer avec le BPDPM pour obtenir les formulaires d'examen. Les candidats n'ont pas accès à la clé de correction pendant l'évaluation pratique. Des points sont déduits pour de mauvaises réponses ou des réponses incomplètes ou un mauvais usage des procédures, de l'équipement, etc. L'évaluateur des échantillonneurs de semences ne met pas fin à l'évaluation pratique tant qu'elle n'est pas terminée, même dans les cas où il est évident, une fois l'évaluation commencée, que le candidat ne satisfera pas à la norme. L'évaluateur des échantillonneurs officiels de semences fera suivre les évaluations notées à la Section des semences et au BPDPM par courriel aux adresses suivantes : cfia.seed-semence.acia@canada.ca et cfia.paso-bpdpm.acia@canada.ca. De façon alternative, les copies papier d'évaluations doivent être envoyées par un moyen sûr au BPDPM. Le superviseur du candidat doit être ajouté en copie conforme à ces communications.

6.2.3 Résultats des évaluations

Une note minimale de 80 % à chacune des évaluations écrite et pratique est requise. Le candidat sera informé officiellement de ses résultats obtenus à l'évaluation. Le superviseur sera informés seulement sur si le candidat répond ou non à la norme d'évaluation.

Les résultats des évaluations sont considérés comme des renseignements confidentiels. La divulgation de renseignements sur les évaluations est régie par les lignes directrices relatives à la confidentialité des renseignements personnels établies par la Loi sur la protection des renseignements personnels. L'inscription « Personnel et confidentiel » sera clairement indiquée sur toute correspondance concernant les résultats.

Aucune rétroaction ne sera fournie pour les évaluations en ligne. Des rétroactions pourraient être fournies pour les évaluations pratiques ou les évaluations écrites en copie papier. Aucune rétroaction ne sera fournie sur une évaluation dans les cas où la note finale est de 95 % ou plus. Si la note finale se situe entre 80 % et 94 %, le candidat peut présenter une demande écrite à l'évaluateur des échantillonneurs officiels de semences pour obtenir des renseignements sur les points faibles de son évaluation. Si la note finale est inférieure à 80 %, une rétroaction sera automatiquement présentée au candidat sur les points faibles de l'évaluation.

6.2.4 Ré-évaluation

Un candidat qui ne réussit pas l'évaluation a besoin de formation supplémentaire. Il peut présenter une demande à l'évaluateur des échantillonneurs officiels de semences, pour obtenir des renseignements sur les domaines précis où la formation serait nécessaire. Il peut subir une autre évaluation écrite et/ou pratique sur recommandation de son superviseur.

7.0 Processus de certification

Une personne est reconnue comme échantillonneur officiel de semences, lorsque les critères suivants sont remplis :

  1. avoir obtenu une note de 80 % ou plus aux deux évaluations écrite et pratique;

    et

  2. avoir obtenu un Certificat d'échantillonneur officiel de semences (annexe III) signé par le gestionnaire national, Section des semences. La date de délivrance du certificat doit correspondre à la date inscrite sur le certificat;

Une fois certifié, le nom de l'inspecteur est inscrit sur la liste des échantillonneurs officiels de semences.

8.0 Fonctionnement du programme

8.1 Surveillance de la présentation des échantillons de semences (Échantillons de l'ISTA seulement)

SSTS et OPL évaluent chaque échantillon de l'ISTA présenté et les documents joints pour s'assurer que les échantillons ont été prélevés et présentés conformément à l'IP 132.1.1, Échantillonnage officiel des semences. Si des écarts de conformité sont observés, des mesures correctives sont demandées. SSTS et OPL refusent d'analyser des échantillons faisant l'objet d'une non-conformité critique.

8.1.1 Demandes de mesures correctives

Les activités d'échantillonnage exigées par le Programme des semences doivent être conformes aux procédures et aux techniques énoncées dans l'IP 132.1.1, Échantillonnage officiel de semences. Si un cas de non-conformité est noté au moment de la réception d'un échantillon de l'ISTA et/ou de documents à la SSTS ou OPL ou à la suite d'une vérification, il faut présenter par écrit une Demande de mesures correctives (voir un exemple au annexe V). Des exemples de non-conformités sont présentés dans la Classification des non-conformités : 1) Vérifications aux lieux d'échantillonneurs, 2) vérification de la documentation accompagnant les échantillons (annexe IV). Selon la nature de la non-conformité, des mesures correctives appropriées peuvent comprendre la révision des procédures d'échantillonnage, une formation d'appoint et/ou une réévaluation.

Les demandes de mesures correctives liées à des non-conformité mineures sont envoyées directement à l'échantillonneur de semences. Dans les cas où l'envoi de formulaires de demandes de mesures correctives mène à une lettre d'avertissement ou à une suspension ou annulation, SSTS ou OPL enverra à la Section des semences un résumé de tous les cas de non-conformité qui ont mené à la lettre d'avertissement et/ou la suspension, l'annulation, etc. Les demandes de mesures correctives envoyées à l'échantillonneur officiel et qui ont trait à des cas de non-conformités majeurs et critiques, seront en plus envoyées au superviseur de l'échantillonneur. SSTS n'est pas tenu d'envoyer une copie des demandes de mesures correctives complétées à la Section des semences.

8.1.2 Délai de mise en œuvre des mesures correctives

L'échantillonneur, ainsi que son superviseur dans les cas de non-conformités majeures et critiques, doivent appliquer les mesures correctives dans les délais prescrits pour assurer le respect des normes de rendement. Ils doivent aviser la SSTS ou OPL lorsque les mesures correctives appropriées ont été mises en œuvre. Les délais maximaux autorisés pour la mise en œuvre et la clôture d'une demande de mesures correctives sont indiqués dans le tableau suivant :

Tableau 1. Demande de mesures correctives – Délais maximal de réponse et délais maximal de clôture
Type de non-conformité Délai maximal de mise en œuvre
(jours ouvrables)
Délai maximal de clôture
(jours ouvrables)
Critique 2 jours 10 jours
Majeure 4 jours 15 jours
Mineure 10 jours 30 jours

8.2 Vérification/évaluation des échantillonneurs officiels de semences

Les échantillonneurs officiels de semences de l'ISTA sont évalués annuellement selon la procédure d'évaluation de la gérance de la qualité de la Direction générale des Operations. La procédure inclut une révision sur place des aptitudes pratique d'échantillonner ainsi que la vérification des documents de référence (p.  ex., vérifier si l'échantillonneur a les copies de la Loi sur les Semences et le Règlement sur les semences, Les Règles internationales des essais des semences de l'ISTA, Chapitre 2 : Échantillonnage, l'IP 132.1.1 Échantillonnage officiel de semences et la PSQ 152.1 Mise en œuvre et administration des systèmes des semences de l'OCDE et des directives sur les semences de l'Union européenne). La vérification de la qualité est nommée une Vérification de qualité (VQ).

Les échantillonneurs de semences domestiques subissent le même type d'évaluation de la gérance de la qualité aux trois ans.

Les vérifications de la qualité (VQ) sur place des échantillonneurs de l'ISTA sont effectuées par des employés qualifiés de l'ACIA qui sont eux-mêmes des échantillonneurs officiels de semences. Un CA20 (SGDDI 3075385) doit être complété par un échantillonneur de semences de l'ISTA. Veuillez remarquer qu'un CA20 qualifie un échantillonneur de semences de l'ISTA à prélever des échantillons de semence domestique et de l'ISTA. Un CA24 n'est pas nécessaire. Il n'est pas exigé des échantillonneurs de semences de l'ISTA de compléter un CA20 additionnel au cours de la même année de travail au cours de laquelle ils ont été certifiés. Un CA24 (SGDDI 1882445) peut être complété soit par un échantillonneur de semences de l'ISTA ou un échantillonneur de semences domestiques.

Une fois la VQ achevée et enregistrée dans le SGQ, le membre du personnel de l'ACIA qui a effectué la VQ devra communiquer au BPDPM par courriel le nom de l'échantillonneur officiel de semences évalué ainsi que la date de l'évaluation.

Si durant la vérification, une non-conformité critique est identifiée, ce qui résulterait en la suspension ou annulation de la certification d'un échantillonneur, la Section des semences et SSTS doit être informée immédiatement. Tous autres cas de non-conformités non-critiques observés seront identifié et les demandes de mesure correctives délivrées par le vérificateur. Les cas de non-conformité considérés de nature générale seront identifiés au cours de la vérification annuelle du système de gérance de la qualité et seront signalés à toutes les régions. L'évaluation du rapport annuel du système de la gérance de la qualité est préparée conjointement par la Section des semences, la SSTS, et la direction générale des opérations.

Dans le cas où un échantillonneur de l'ISTA ne réussit pas à compléter sa VQ avant la fin de l'année de travail, leur statut d'échantillonneur sera modifié à échantillonneur de semences domestiques. Si un échantillonneur de semences domestiques ne réussit pas à compléter sa VQ avant la fin de l'année de travail, leur statut d'échantillonneur sera modifié à échantillonneur de semence réservé. Toute modification à la Liste des échantillonneurs officiels de semences sera communiquée aux laboratoires du SSTS et de l'ISTA recevant des échantillons provenant d'échantillonneurs de l'ACIA par l'entremise du BPDPM.

8.3 Vérification du programme

Les processus, procédures et documents de programme du Programme de certification des échantillonneurs officiels de semences sont vérifié durant les processus annuels de la vérification du système de la gérance de la qualité (SGQ) et la vérification de qualité (QV). De plus, l'équipe de vérification de l'ISTA évalue l'échantillonnage de l'ISTA en même temps que la vérification de la SSTS, aux trois ans (c.-à-d. en 2016, 2019, etc.).

8.4 Dossiers et administration

Des dossiers doivent être tenus pour appuyer le Programme de certification des échantillonneurs de semences officiels, conformément aux lignes directrices relatives à la confidentialité des renseignements personnels établies par la Loi sur la protection des renseignements personnels. Tous les dossiers des échantillonneurs doivent être conservés pour au moins 10 ans.

Les dossiers suivants doivent être tenus :

  1. demandes de mesures correctives : doivent être conservées par la SSTS. Dans le cas de demandes de mesures correctives liées à des non-conformités majeures et critiques, des copies sont également envoyées à la Section des semences et au superviseur de l'échantillonneur.
  2. dossiers de vérification de qualité (VQ) : Les renseignements de VQ sont dûment remplis et tenues dans la base de données du SGQ lequel est maintenu par la Direction générale des Operations. Les rapports sommaires annuels et la correspondance connexe seront conservés par SSTS.
  3. certificats : Une copie du certificat de l'échantillonneur est gardé par BPDPM.
  4. documents d'évaluation : doivent être conservés dans un dossier confidentiel par BPDPM.
  5. liste des échantillonneurs officiels de semences : BPDPM doit tenir à jour la liste des échantillonneurs officiels de semences. Cette liste est accessible á tous les membres du personnel de l'ACIA, y compris aux bureaux d'inspection de l'ACIA à la SSTS, et OPL. Le nom du candidat est inscrit sur la liste une fois que la Section des semences a reçu les documents attestant que les normes de certification ont été respectées, et qu'un certificat d'échantillonneur officiel de semences a été délivré. La direction générale des opérations avisent la Section des semences et BPDPM de toutes modifications apportées à la situation d'emploi des échantillonneurs officiels de semences dans leurs régions.

    La liste des échantillonneurs officiels de semences doit contenir les renseignements suivants :

    1. Nom de l'échantillonneur officiel de semences;
    2. Date de la dernière mise à jour de la liste; et
    3. la classification de l'échantillonneur (ISTA, national, réservé).
  6. dossiers d'évaluation des échantillons soumis : Les dossiers d'évaluation des échantillons soumis sont conservés par la SSTS.
  7. dossiers de formation : Les dossiers de formation sont conservés par le superviseur du candidat et par l'agent de formation régional approprié.

9.0 Avertissement, suspension, annulation et rétablissement

9.1 Avertissements

Une lettre d'avertissement doit être envoyée par la SSTS, OPL, ou la direction générale des opérations à un échantillonneur officiel lorsqu'un nombre précis de non-conformités, relativement à des échantillons de l'ISTA prélevés, ont été observées. Une copie de cette lettre doit être envoyée au superviseur de l'échantillonneur, et à la Section des semences. Une lettre d'avertissement est envoyée à l'échantillonneur à la suite de la surveillance des échantillons soumis et/ou VQ, si sur une période d'un an (1 avril à 31 mars) l'échantillonneur a reçu :

  1. 3 non-conformités critiques;
  2. 5 non-conformités majeures; ou
  3. 10 non-conformités mineures.

9.2 Suspension

La Section des semences suspend la certification d'un échantillonneur officiel de semences lorsque, à la suite de la surveillance des échantillons soumis et/ou d'une vérification auprès de l'échantillonneur, sur une période d'un an (1 avril à 31 mars) l'échantillonneur a reçu :

  1. 5 non-conformités critiques;
  2. 8 non-conformités majeures; ou
  3. 12 non-conformités mineures.

Les erreurs répétées résultant en des avertissements répétés année après année peuvent aussi conduire à la suspension. La certification d'un échantillonneur peut aussi être suspendue si l'échantillonneur de semences ou son superviseur ne répondent pas par écrit, dans les délais établis ou avec une bonne raison, à une demande de mesures correctives liées à une non-conformité critique observée dans le cadre d'une vérification.

Lorsque les conditions menant à une suspension sont atteintes, la Section des semences en avise l'échantillonneur dans un délai de cinq jours ouvrables. Un exemplaire de la lettre est envoyé au superviseur ou au gestionnaire de l'échantillonneur, au BPDPM et au SSTS. La certification d'un échantillonneur n'est pas suspendue si la mise en œuvre de mesures correctives est hors de son contrôle (p. ex., les sondes appropriées ne lui ont pas été fournies).

9.3 Annulation

La certification d'un échantillonneur officiel de semences est annulée dans l'un ou l'autre des cas suivants :

  1. Il soumet des documents faux ou trompeurs relatifs à un échantillon ou au mode de prélèvement;
  2. Il soumet des échantillons qui n'ont pas été prélevés ou des documents qui n'ont pas été préparés par lui-même ou par une personne sous sa supervision;
  3. Sa certification a déjà été suspendue deux fois au cours des cinq dernières années;
  4. Sa certification a été suspendue pour une période de deux ans, et aucune mesure corrective n'a été mise en œuvre; ou
  5. Il quitte son emploi à l'ACIA.

La Section des semences avertit l'inspecteur dans un délai de cinq jours ouvrables de l'annulation de la certification, sauf pour la raison e). Une copie de la lettre est envoyée au superviseur de l'inspecteur et à la SSTS. La Section des semences modifie la base de données sur les échantillonneurs officiels de semences pour indiquer l'annulation.

9.4 Rétablissement

9.4.1 Après Suspension/Annulation

Suite à une suspension, la certification d'un échantillonneur officiel de semences est rétablie lorsque l'échantillonneur a terminé une formation d'appoint et montré à un évaluateur d'échantillonnage de semences qu'il a corrigé les non-conformités à l'origine de la suspension. La Section des semences modifie la Liste des échantillonneurs officiels de semences pour indiquer que la certification est rétablie et en informera l'échantillonneur officiel de semences, son superviseur et la Direction générale des Opérations.

Suite à une annulation, la certification d'un échantillonneur officiel de semences est rétablie lorsqu‘il a réussi de nouvelles évaluations écrite et pratique. La Section des semences modifie la liste des échantillonneurs officiels de semences pour indiquer que la certification est rétablie.

9.4.2 Après des congés

Dans le cas où un échantillonneur manquera sa vérification en raison d'un congé prolongé (congé de maternité, congé de maladie prolongé, et cetera), la Direction générale des opérations en informera la section des semences et ce congé sera enregistré.

Lorsqu'un échantillonneur revient d'un long congé sans avoir passé un audit, un CA20 ou un CA24 sera effectué pour le niveau de certification approprié pour lequel l'échantillonneur est admissible, et les exigences et résultats décrits ci-dessus s'appliqueront.

9.4.3 Après avoir manqué un audit pour des raisons autres qu'un congé prolongé

Après que leur statut est modifié d'échantillonneur de semences de l'ISTA à échantillonneur de semences domestiques, le statut de l'échantillonneur en question peut être rétabli si celui-ci complète la formation de l'ISTA et un CA20.

Après que leur statut est modifié d'échantillonneur de semences domestiques à échantillonneur de semence réservé, le statut de l'échantillonneur en question peut être rétabli si celui-ci complète une formation de recyclage et un CA24.

Une formation de recyclage ou du mentorat pourraient être nécessaires avant de ne pouvoir tenter d'effectuer la VQ. La nécessité de ceci sera déterminée au cas par cas. La Section des semences modifiera la Liste des échantillonneurs officiels de semences afin d'indiquer le rétablissement de l'échantillonneur après que la formation de recyclage et le CA24/CA20 auront été saisis dans le SGQ par la Direction générale des Opérations et que la Section des semences et le BPDPM auront été informés. Toute modification à la Liste des échantillonneurs officiels de semences sera communiquée aux laboratoires du SSTS et de l'ISTA recevant des échantillons provenant d'échantillonneurs de l'ACIA par l'entremise du BPDPM.

Annexe I : Compétences techniques de l'échantillonneur officiel de semences

Le tableau qui suit décrit les tâches et composantes, ainsi que les compétences techniques associées, qu'un échantillonneur de semences officiel devra posséder pour réussir un échantillon de semences officiel.

Tâches et éléments Compétences Techniques
Tâche : Identifier ce qui doit être échantillonné
  • Déterminer le lot spécifique à échantillonner
  • Déterminer le mode d'emballage des semences
  • Déterminer la sorte
  • Déterminer la taille du lot
  • Vérifier l'identification du lot
  • Vérifier le lot selon le plan de travail du Programme
  • Connaissance de la méthode de définition et d'identification du lot de semences
  • Connaissance de l'industrie semencière (p. ex., sortes, méthode de transformation, dossiers de transformation, options d'emballage)
  • Connaissance des objectifs du Programme des semences et des codes d'échantillons
  • Aptitude à obtenir les renseignements requis en consultant les dossiers (p. ex., feuille de mélange, rapport d'analyse des semences, déclarations de semence, certificat de récolte)
Tâche : Décider d'échantillonner ou non
  • Vérifier l'accessibilité du lot de semences afin de voir si on peut prélever un échantillon
  • Vérifier si le lot de semences est mis sur le marché comme semences
  • Déterminer l'intégrité du lot de semences, soit des emballages scellés et intacts et des étiquettes/documents appropriés
  • Connaissance des principes de l'échantillonnage.
  • Connaissances des conditions à respecter pour assurer que l'échantillon est représentatif, et des méthodes pour déterminer l'intégrité du lot de semences
  • Connaissance de ce qu'on entend par emballage scellé
  • Connaissance des normes d'importation, des dénominations de catégorie et de ce qu'on entend par vente
  • Connaissance des exigences particulières en matière d'exportation
  • Connaissance des motifs de dérogation aux normes
Tâche : Échantillonner les semences
  • Choisir la méthode et le matériel d'échantillonnage appropriés
  • Déterminer et prélever le nombre requis d'échantillons primaires
  • Utiliser la procédure appropriée pour prélever des échantillons
  • Évaluer l'uniformité des échantillons primaires
  • Connaissance des principes généraux d'échantillonnage
  • Connaissance de la définition et des critères applicables à l'uniformité d'un lot de semences
  • Connaissance des options quant au matériel d'échantillonnage
  • Connaissance des options quant au choix des méthodes d'échantillonnage
  • Connaissance de l'utilisation du matériel d'échantillonnage
  • Connaissance des bonnes procédures d'échantillonnage, et capacité à les respecter (y compris celles qui visent les semences traitées)
  • Connaissance des procédures de nettoyage du matériel d'échantillonnage
Tâche : Préparer les échantillons en vue de leur soumission
  • Si le lot est uniforme, combiner les échantillons primaires pour former un échantillon composite
  • Subdiviser l'échantillon composite de manière à obtenir l'échantillon soumis, si cela est autorisé et justifié
  • Choisir l'emballage approprié pour l'échantillon à soumettre
  • Étiqueter l'emballage de l'échantillon à soumettre
  • Fermer et sceller adéquatement l'emballage de l'échantillon à soumettre
  • Remplir le formulaire de soumission d'échantillon
  • Fixer des étiquettes, au besoin
  • Utiliser la procédure de manutention appropriée pour les échantillons d'enquête, lorsque la continuité de la preuve est nécessaire
  • Connaissance des méthodes de mélange appropriées pour obtenir un échantillon composite, et capacité à les respecter
  • Connaissance des échantillons des sortes qui doivent être soumises au laboratoire aux fins de subdivision
  • Connaissance de la procédure appropriée de division de l'échantillon composite pour obtenir des échantillons soumis, et capacité à la respecter
  • Connaissance du poids minimal requis pour l'échantillon soumis
  • Connaissance de la méthode appropriée de manutention des échantillons pour la détermination de la teneur en eau, et capacité à la respecter
  • Connaissance du choix de l'emballage pour les échantillons, selon la sorte, l'analyse ou les semences traitées
  • Connaissance de la procédure appropriée d'identification et de scellage des échantillons, et capacité à la respecter
  • Connaissance des directives pour remplir adéquatement le formulaire de soumission d'échantillon, et capacité à les respecter
  • Connaissance de la procédure appropriée de manutention des échantillons d'enquête, et capacité à la respecter
Tâche : Expédier les échantillons
  • Emballer les échantillons dans des contenants d'expédition
  • Adresser correctement les contenants d'expédition
  • Expédier les échantillons en fonction de leur priorité
  • Dans le cas des échantillons d'enquête, utiliser les procédures appropriées
  • Connaissance des méthodes appropriées d'emballage et d'identification des emballages, et capacité à les respecter
  • Connaissance du mode de transport approprié (choix du bon moment)
  • Connaissance des laboratoires appropriés pour des analyses spécifiques
  • Connaissance des protocoles pour les échantillons d'enquête

Annexe II : Documents qui peuvent être consultés pendant l'évaluation écrite

Les documents suivants sont disponibles pour le candidat au cours de l'évaluation écrite pour la certification des échantillonneurs officiels de semences :

L'évaluation des échantillonneurs domestiques et de l'ISTA

  1. Loi sur les semences et Règlement sur les semences
  2. IP 132.1.1 Échantillonnage officiel des semences

L'évaluation des échantillonneurs de l'ISTA uniquement

  1. PSQ 152.1 Mise en œuvre et administration des Systèmes des semences de l'OCDE et des Directives relatives aux semences de l'Union européenne
  2. Règles internationales pour les essais de semences de l'ISTA, chapitre 2 : Échantillonnage (version actuelle)
  3. Les Directives du Conseil de l'Union européenne concernant la commercialisation des semences (disponible en anglais seulement)
  4. Liste de l'OCDE des variétés admises à la certification des semences

Tous les documents susmentionnés peuvent être remis au candidat au début de l'atelier. Ils peuvent ainsi renfermer des commentaires ajoutés à la main ou mis en évidence par le candidat. Ils sont acceptés comme documents de référence pendant une évaluation écrite.

Annexe III : Certificat d'échantillonneur officiel de semences

L'Agence canadienne d'inspection des aliments (ACIA), conformément aux normes du CRPS 131, Agence de certification - Exigences relatives à l'exécution du Programme de certification des semences et conformément à la Procédure du système qualité 132.4, Certification de l'échantillonneur officiel de semences, Programme des semences, accorde par la présente à espace pour la Certification de l'échantillonneur officiel de semences la certification à titre d'échantillonneur officiel de semences.

Numéro d'inspecteur : espace pour le Numéro d'inspecteur

Date de délivrance du certificat : espace pour la date

espace pour le signature
Gestionnaire national, Section des semences

Annexe IV : Classification des non-conformités : 1) VQ des échantillonneurs sur place 2) vérification de la documentation jointe aux échantillons

Évaluations sur place des échantillonneurs

Toute non-conformité observée durant l'évaluation sur le lieu d'échantillonnage sera classé comme suit :

Non-conformité critique : Toute procédure qui exige qu'on effectue un nouvel échantillonnage du lot.

  1. utilisation d'une sonde non approuvée
  2. utilisation d'une méthode de division non approuvée
  3. utilisation d'une sonde trop petite pour la sorte échantillonnée
  4. utilisation d'un dispositif d'échantillonnage automatique, à des fins d'exportation, non approuvé par l'ACIA
  5. soumission d'un échantillon du lot de semence pour les essais d'accord des règles de l'ISTA qui n'est pas scellé comme requise
  6. omission de vérifier la propreté du matériel d'échantillonnage avant celui-ci
  7. soumission d'un échantillon de semences pour lequel l'intensité d'échantillonnage diffère de l'intensité minimale prescrite
  8. extraction de matériel contenu dans un échantillon (p. ex., graines de mauvaises herbes/autres sortes lorsque des analyse de pureté sont demandées au laboratoire)
  9. échantillonnage d'un lot de semences aux fins d'exportation ou de classement lorsque les échantillons primaires ne sont pas uniformes
  10. omission de vérifier l'uniformité de chaque échantillon primaire, p. ex., la grosseur des semences, leur couleur ou la quantité de matière vêtue
  11. prélèvement d'un échantillon sur un lot de semences où une portion du lot est inaccessible (pour l'échantillonnage de l'ISTA uniquement)
  12. non-respect de la bonne procédure d'utilisation des diviseurs à riffles
  13. poids de l'échantillon soumis ne satisfaisant pas aux exigences de poids minimal de l'échantillon afin d'essais de l'ISTA
  14. soumission d'un échantillon aux fins d'obtention d'un Bulletin de l'ISTA prélevé sur un lot de semences dont la taille est supérieure à la taille maximale prescrite
  15. scellage inapproprié de l'échantillon soumis pour les essais
  16. omission de vérifier si la variété est inscrite sur la liste de l'OCDE des variétés admises à la certification des semences échantillonnage de l'ISTA uniquement)
  17. soumission d'un échantillon pour une variété non inscrite sur la liste de l'OCDE des variétés admises à la certification des semences (échantillonnage de l'ISTA uniquement)
  18. omission de vérifier que la sorte est inscrite dans les Directives de l'UE lorsque le demandeur spécifie que l'inscription « ce lot de semences respecte les règles et les normes connues de la CE » soit sur le Certificat de variété (échantillonnage de l'ISTA uniquement)

Non-conformité majeure : Toute procédure qui requière une correction et entraîne un délai dans l'analyse d'un échantillon

  1. omission d'étiqueter l'échantillon soumis correctement pour assurer la traçabilité entre l'échantillon et les données (p. ex., le numéro du lot ou d'échantillon n'apparaissent pas sur l'étiquette de l'échantillon)
  2. non-soumission de tous les documents avec l'échantillon ou nouvel échantillon
  3. non-étiquetage de l'échantillon de semences traitées ou inoculées comme semences traitées ou inoculées
  4. manipulation de la sonde d'une manière non décrite dans l'IP 132.1.1
  5. non-inscription, ou inscription erronée, dans les documents soumis, de l'un ou l'autre des éléments suivants :
    1. renseignements sur la sonde
    2. nombre d'échantillons primaires
    3. date de l'échantillonnage
    4. numéro de lot
    5. taille du lot
    6. nombre d'emballages dans chaque lot
    7. taille de chaque emballage
  6. soumission d'un échantillon mal emballé lorsqu'il faut effectuer une détermination de la teneur en eau ou que les semences ont été traitées.
  7. soumission d'un échantillon et de documents pour un Bulletin de l'ISTA, pour une espèce ne figurant pas dans les Règles de l'ISTA
  8. non-conformité aux exigences de d'échantillonnage de l'ISTA d'un nouvel échantillonnage en vue de l'obtention d'un Bulletin de lot de semences de l'ISTA.
  9. utilisation d'un contenant pour échantillons inapproprié pour la soumission des échantillons
  10. le mois de scellage sur l'étiquette pour les Normes et réglementation de la CE ne concorde pas avec la date d'échantillonnage

Non-conformité mineure : Une fois que l'information pour clarifier la situation est soumise, les analyses peuvent débuter.

  1. Omission de fournir des renseignements relatifs au traitement des semences d'un échantillon étiqueté comme étant des semences traitées.
  2. Soumission de renseignements contradictoires concernant l'échantillon.
  3. Omission d'inclure au moins un renseignement sur l'étiquette d'échantillon soumis.
  4. Omission de signer le formulaire du SIESAL.

2) Surveillance des données des échantillons

Toute non-conformité observée durant la révision de l'échantillon et les données l'accompagnant sera classé comme suit :

Non-conformité critique : Toute procédure qui exige qu'on effectue un nouvel échantillonnage du lot.

  1. utilisation d'une sonde non approuvée
  2. utilisation d'une méthode de division non approuvée
  3. utilisation d'une sonde trop petite pour la sorte échantillonnée
  4. utilisation d'un dispositif d'échantillonnage automatique, à des fins d'exportation, non approuvé par l'ACIA
  5. poids de l'échantillon soumis ne satisfaisant pas aux exigences de poids minimal de l'échantillon afin d'essais de l'ISTA
  6. soumission d'un échantillon de semences pour lequel l'intensité d'échantillonnage diffère de l'intensité minimale prescrite
  7. soumission d'un échantillon aux fins d'obtention d'un Bulletin de l'ISTA prélevé sur un lot de semences dont la taille est supérieure à la taille maximale prescrite
  8. soumission d'un échantillon du lot de semence pour les essais d'accord des règles de l'ISTA qui n'est pas scellé comme requise

Non-conformité majeure : Toute procédure qui requière une correction et entraîne un délai dans l'analyse d'un échantillon

  1. omission d'étiqueter l'échantillon soumis correctement pour assurer la traçabilité entre l'échantillon et les données (p. ex., le numéro du lot ou d'échantillon n'apparaissent pas sur l'étiquette de l'échantillon)
  2. non-soumission de tous les documents avec l'échantillon ou nouvel échantillon
  3. non-étiquetage de l'échantillon de semences traitées ou inoculées comme semences traitées ou inoculées
  4. non-inscription, ou inscription erronée, dans les documents soumis, de l'un ou l'autre des éléments suivants :
    1. renseignements sur la sonde
    2. nombre d'échantillons primaires
    3. date de l'échantillonnage
    4. numéro de lot
    5. taille du lot
    6. nombre d'emballages dans chaque lot
    7. taille de chaque emballage
  5. soumission d'un échantillon mal emballé lorsqu'il faut effectuer une détermination de la teneur en eau ou que les semences ont été traitées.
  6. soumission d'un échantillon et de documents pour un Bulletin de l'ISTA, pour une espèce ne figurant pas dans les Règles de l'ISTA
  7. utilisation d'un contenant pour échantillons inapproprié pour la soumission des échantillons

Non-conformité mineure : Une fois que l'information pour clarifier la situation est soumise, les analyses peuvent débuter.

  1. Omission de fournir des renseignements relatifs au traitement des semences d'un échantillon étiqueté comme étant des semences traitées.
  2. Soumission de renseignements contradictoires concernant l'échantillon.
  3. Omission d'inclure au moins un renseignement sur l'étiquette d'échantillon soumis.
  4. Omission de signer le formulaire du SIESAL.

Annexe V : Formulaire de demande de mesure corrective

Le formulaire qui suit est émis par la Section des sciences et de la technologie des semences et OPL à un échantillonneur de semences officiel pour demander une mesure corrective observée dans la soumission d'un échantillon.

For lab use only / Réservé à l'usage du laboratoire

  • Puce affichée Export sampling / Échantillon de semences exportées
  • Puce affichée Domestic sampling / Échantillon de semences destinées au marché canadien

Lab sample number(s) / Numéro de l'échantillon du laboratoire : espace pour le Numéro

Classification of non-conformity: checkbox Critical checkbox Major checkbox Minor

Catégorie de la non-conformité : case à cocher Critique case à cocher Majeure case à cocher Mineure

Action request number / Numéro de la demande de mesures correctives : espace pour le Numéro

Originator / Demandeur : espace pour le demandeur

Inspector number / Numéro de l'inspecteur : espace pour le Numéro de l'inspecteur

Date : espace pour la date

Inspector name and location / Nom et lieu de travail de l'inspecteur: espace pour le Nom et lieu de travail de l'inspecteur

Inspection sample number(s) / Numéro(s) de l'échantillon soumis à l'inspection : espace pour le Numéro(s) de l'échantillon soumis à l'inspection

Lot number (as applicable) / Numéro de lot (s'il y a lieu) : espace pour le Numéro de lot

Description of non-conformity (and related observations) requiring correction: espace pour la Description de la non conformité

Description de la non conformité (et des observations connexes) qu'il faut corriger : espace pour la Description de la non conformité

Reference / Référence : espace pour la Référence

Date response required by / Date de la mise en œuvre : espace pour la Date de la mise en œuvre

Date closure required by / Date de clôture requise : espace pour la Date de clôture requise

Description of action taken to correct the non-conformity or to prevent recurrence:
(this section is to be completed by the sampler; for critical non-conformity, also the sampler's supervisor) space for the Description of action taken

Description de la mesure prise pour corriger la non conformité ou pour empêcher qu'elle ne se reproduise :
(La présente section doit être remplie par l'échantillonneur.) (Pour les cas de non-conformité critiques, le superviseur de l'échantillonneur doit également remplir la présente section.)
espace pour la description

Signature of sampler / Signature de l'échantillonneur : espace pour la Signature de l'échantillonneur

Date : espace pour la date

Signature of sampler's supervisor (only required in the case of critical non-conformity) / Signature du superviseur de l'échantillonneur (exigée seulement dans le cas de non-conformités critiques) : espace pour la Signature du superviseur de l'échantillonneur

Date : espace pour la date

Verification of Implementation. (Only required in the case of critical non-conformity) / Vérification de la mise en œuvre : (exigée seulement dans le cas de non-conformités critiques)

  • Puce affichée Acceptable
  • Puce affichée Not (non) acceptable

espace pour la Signature de l'évaluateur de la soumission d'échantillon de semence
Signature of seed sample submission assessor / Signature de l'évaluateur de la soumission d'échantillon de semence

espace pour la date
Date

Texte descriptif :

Le formulaire qui suit est émis par la Section des sciences et de la technologie des semences à un échantillonneur de semences officiel, afin de demander une mesure corrective pour une non-conformité observée dans une soumission d'échantillon. L'objectif de cette surveillance des soumissions d'échantillons est d'assurer que les inspecteurs suivent les bonnes procédures d'échantillonnage et de soumission. Le formulaire est rempli par le laboratoire comme suit : d'abord, il indique le numéro d'échantillon du laboratoire et si l'échantillon provient de semences exportées ou destinées au marché canadien. La catégorie de la non-conformité, soit critique ou majeure ou mineure, est ensuite indiquée. Puis, le numéro de la demande de mesures correctives, le demandeur, le numéro de l'inspecteur et la date sont inscrits. La section suivante est pour le nom et lieu de travail de l'inspecteur, le numéro de l'échantillon, le numéro de lot (s'il y a lieu) et la description de la non-conformité (et des observations connexes) qu'il faut corriger. Ceci est suivi de la référence, de la date de mise en œuvre et la date de clôture requise. Ensuite, la description de la mesure prise pour corriger la non-conformité ou pour empêcher qu'elle ne se reproduise et les dernières sections du formulaire sont remplies. La signature de l'échantillonneur et la date, ainsi que la signature du superviseur de l'échantillonneur (exigée seulement dans le cas de non-conformités critiques) et la date sont données. Après, la vérification de la mise en œuvre (exigée seulement dans le cas de non-conformités critiques) est classée acceptable ou non acceptable. Finalement, la signature de l'évaluateur de la soumission d'échantillon de semence et la date sont indiquées.

Date de modification :