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Procédure opérationnelle: remplacer un certificat d’exportation pour des produits alimentaires

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1.0 Objet

Le présent document fournit des directives à l'inspectorat de l'Agence canadienne d'inspection des aliments (ACIA) concernant la procédure que doivent suivre les inspecteurs de l'ACIA pour la délivrance d'un certificat d'exportation de remplacement pour les produits alimentaires destinés à la consommation humaine.

Ce document a pour but d'être utilisé avec les documents tel que ceux cités en référence à la section 3.0.

2.0 Autorités réglementaires

Les pouvoirs de l'inspecteur, mesures de contrôles et mesures d'application de la loi autorisés par la loi et le règlement indiquer ci-dessus sont identifier et expliquer dans l'Orientation opérationnelle - Lignes directrices en matière d'intervention réglementaire relative aux aliments.

3.0 Documents de référence

4.0 Définitions

Sauf indication ci-dessous, les définitions figurent dans un des documents suivants :

5.0 Acronymes

Les acronymes sont indiqués dans leur forme longue la première fois qu'ils sont utilisés et se trouvent dans la liste des acronymes du secteur d'activité des aliments.

6.0 Procédures opérationnelles

Aucune correction ne peut être apportée au certificat d'exportation. Lorsque des erreurs sont identifiées, le certificat doit être annulé. Des certificats de remplacements peuvent être émis lorsque les conditions décrites ci-dessous sont rencontrées.

Un inspecteur de l'ACIA peut délivrer un certificat de remplacement pour l'exportation de produits alimentaires, sous certaines conditions par exemple lorsqu'un certificat a été :

Livraisons fractionnées (aliments sauf viande):

Il peut arriver à l'occasion que la quantité de produit identifiée sur le certificat original signé ne rentre pas dans l'espace de chargement disponible au moment du chargement. Ces situations échappent souvent au contrôle de l'exportateur.

Pour la partie du lot qui est chargée sur le moyen de transport et qui peut être expédiée, l'exportateur devra demander une lettre d'explication à l'ACIA ou demander un certificat de remplacement, selon ce qui est requis par le pays importateur. L'exportateur est responsable de confirmer avec l'importateur du pays importateur avant l'expédition si une lettre d'explication ou un certificat de remplacement sera acceptable dans ces cas.

Pour la partie du lot qui reste, l'exportateur doit demander un nouveau certificat d'exportation et le lot doit être disponible pour inspection au Canada pour que le nouveau certificat soit délivré.

6.1 Réception de la demande de certificat de remplacement

6.1.1 Lorsque l'inspecteur reçoit une demande de replacement de certificat d'exportation, l'inspecteur vérifie que les critères suivants sont rencontrés afin de déterminer si un certificat de remplacement peut être émis :

6.1.2 Dans le cas de certificat perdu, le demandeur doit faire tous les efforts possibles pour retrouver le certificat d'exportation et les documents connexes qui ont été perdus.

Lorsque que le certificat original ne peut être retourné à l'ACIA, les procédures de remplacement demeurent les mêmes, mais une explication écrite doit être fournie à l'inspecteur décrivant les efforts déployés pour retrouver le certificat perdu et les documents connexes.

Les pertes répétées de certificats signifient que l'exportateur n'a pas mis en place des mesures de contrôle adéquates pour assurer la sécurité des certificats.  Dans ce cas, les certificats de remplacement pourraient être  refusés.

6.1.3 Un certificat d'exportation ne sera pas remplacé si:

6.2 Émettre le certificat de remplacement 

6.2.1 Une fois qu'il a déterminé qu'il est possible de délivrer un certificat de remplacement, l'inspecteur doit vérifier que les conditions ci-dessous sont satisfaites :

6.2.2 Une copie du certificat émis doit être conservée dans les dossiers du bureau qui émet le certificat. Les données relatives aux certificats de remplacement doivent être entrées dans les bases de données  appropriées.

6.3 Lettre d'explication :

Une lettre d'explication peut être émise par l'ACIA en plus ou à la place d'un certificat de remplacement. Le demandeur doit fournir à l'inspecteur une assurance raisonnable que la lettre d'explication sera acceptable pour le pays importateur.

Un changement de destinataire pour le même pays ou une expédition fractionnée sont des exemples de cas où une lettre explicative pourrait être utilisée à la place d'un certificat de remplacement. Dans le cas des produits à base de viande, l'annexe E-2 modèle de lettre pour le changement de destinataire pourrait être utilisée. L'annexe E-2 est disponible dans la certification électronique (Read ICR).

7.0 Procédure de remplacement du certificat d'exportation selon le produit 

7.1 Conditions de remplacement d'un certificat pour la viande

7.1.1 Réception d'une demande de certificat de remplacement pour la viande

Après avoir examiné la demande de certificat de remplacement, l'ACIA peut demander des documents complémentaires si elle estime que les renseignements fournis sont insuffisants pour procéder aux modifications demandées. Ce point est particulièrement important lorsque la modification demandée concerne un numéro de sceau, de timbre d'exportation/numéro de marque d'expédition, de conteneur de transport, le nombre de boîtes, le poids ou la description du produit.

L'ACIA peut demander les documents suivants, selon la situation :

7.1.2 Changement du pays de destination

Pour un changement de pays de destination, si l'ACIA délivre un certificat de remplacement, il incombe au demandeur de fournir à l'autorité compétente du nouveau pays de destination les renseignements acceptables aux yeux de cette autorité afin de démontrer le contrôle du lot et la conformité à toute autre condition requise par le pays d'importation.

7.1.3 Certificat de remplacement pour un lot ne se trouvant plus au Canada

Lorsque le demandeur fait une demande de certificat de remplacement après que le certificat d'exportation a été délivré et que le lot ne se trouve plus au Canada, l'ACIA ne peut pas  certifier l'état d'un lot à la date de délivrance du certificat de remplacement.  Le certificat de remplacement permet seulement de certifier l'état du lot au moment de la délivrance du certificat d'exportation original. 

Le demandeur doit présenter une lettre, portant l'en-tête de son établissement signée par un des mandataires de l'établissement, au vétérinaire de l'ACIA qui a délivré le certificat d'exportation à remplacer ou, lorsque ce dernier n'est pas disponible, à son bureau ou au bureau du Centre opérationnel qui dessert l'établissement.

Cette lettre doit mentionner :

L'exportateur doit assumer les risques et les coûts liés à l'utilisation d'un certificat de remplacement et, pour cette raison, il doit inclure, dans sa lettre, la déclaration suivante :

« Je reconnais que, lorsqu'elle délivre un certificat de remplacement, l'ACIA ne garantit pas que le pays importateur acceptera les produits visés par la présente demande et décrits sur le certificat de remplacement. Je me servirai du certificat de remplacement à mes propres risques et frais. De plus, j'ai informé en conséquence toutes les tierces parties qui pourraient avoir un intérêt dans ce certificat de remplacement.»

7.2 Conditions de délivrance d'un certificat de remplacement pour de la viande pour tous les pays

7.2.1 Pour obtenir un certificat de remplacement, le demandeur doit présenter le formulaire de demande vérification à l'exportation (CFIA/ACIA 5344)  avec les parties 1 et 2a complétées, accompagné d'un document présentant les motifs de sa demande, au vétérinaire de l'ACIA qui a délivré le certificat d'exportation original ou, lorsque ce dernier n'est pas disponible, à son bureau ou au bureau du Centre opérationnel qui dessert l'établissement. Tout élément qui est modifié doit être certifié au moyen du Formulaire de demande vérification à l'exportation – (CFIA/ACIA 5344). Un inspecteur de l'ACIA doit également certifier la conformité de tout élément qui a été modifié. La case « au lieu de » doit être cochée, et le numéro du certificat original correspondant doit être indiqué.

7.3 Conditions de délivrance d'un certificat de remplacement pour de la viande dans un pays autre que les États-Unis

7.3.1 Certificat de remplacement avant la signature

Si l'exploitant demande un certificat de remplacement car une erreur s'est produite sur le certificat d'origine, mais que :

L'ACIA émettra un certificat de remplacement pour l'expédition, et les seuls renseignements supplémentaires qui doivent figurer sur ce certificat de remplacement sont de mentionner dans la case 2 ce qui suit:

« Boîtes estampillées avec le numéro ............. ».

Aucune autre information supplémentaire ne doit être rajoutée sur le certificat de remplacement.

7.3.2 Remplacement du certificat après la signature

Lorsque le demandeur fait une demande de certificat de remplacement après que le certificat d'exportation a été délivré et que le lot ne se trouve plus dans l'établissement fédéral licencié, il faut comprendre que l'ACIA délivre le certificat de remplacement en se fondant sur l'état de salubrité du lot tel qu'il a été vérifié au moment de la délivrance du certificat d'exportation original. Le certificat de remplacement fait sur le formulaire CFIA/ACIA 1454 ou CFIA/ACIA 4159 doit indiquer dans la case 18 « Attestation supplémentaire » ou au bas de la case 14 « Description des produits » la déclaration amendée ici-bas et par conséquent, la déclaration figurant dans la troisième case à partir du bas (entre la case 16 et la case 18) sur le certificat de remplacement doit être biffée. Pour l'ACIA/CFIA 4159, les références en anglais et en mandarin à l'inspection ante mortem et post mortem sur le certificat de remplacement doivent être barrées et remplacées par du texte anglais uniquement.

« la présente certifie que, à la date de délivrance du certificat d'inspection visant les produits de viande auxquels le présent certificat de remplacement fait référence, les produits de viande identifiés dans le présent certificat provenaient d'animaux pour alimentation humaine qui ont été soumis à l'inspection vétérinaire antemortem et postmortem au moment de l'abattage et étaient propres à la consommation humaine, qu'ils ne renfermaient et n'ont été traités avec aucune matière préservatrice ou colorante non autorisée par la Loi et le Règlement sur la salubrité des aliments au Canada et que lesdits produits de viande ont été manutentionnés avec toutes les précautions sanitaires désirables au canada »

S'il n'y a pas suffisamment d'espace dans la case où l'on décrit les produits du lot pour y insérer la déclaration modifiée, il faut utiliser une feuille supplémentaire (seulement pour CFIA/ACIA 1454 SUPP).  Sur cette feuille supplémentaire, il faut inscrire l'information sur les produits pour laquelle il n'y avait pas suffisamment d'espace sur le certificat de remplacement, ainsi que la déclaration ci-dessus. Dans ce cas, l'information sur la description des produits et la déclaration modifiée ci-dessus apparaîtront à la fois sur le certificat et sur la feuille supplémentaire. Il n'ya pas de feuille supplémentaire pour l'CFIA/ CFIA 4159.

Le certificat original ne peut être annulé que par un officiel soit de l’ACIA ou des autorités étrangères. Une fois le certificat annulé avec la mention « annulé », l’original reste dans les dossier au bureau de l’inspecteur , la partie 2 est envoyé à Ottawa à l’adresse indiquée au niveau de la directive opérationnelle « Procédures pour la vérification des exportations des produits de viande et la délivrance du certificat officiel d'inspection des viandes », à la section 6.2.4 Distribution du COIV. Les autres copies du COIV annulé devront être détruites.

7.3.3 Procédure pour le remplacement de certificat perdus.

L'ACIA reconnaît que dans certaines circonstances exceptionnelles, les certificats d'exportation et les annexes peuvent être perdus. Tous les efforts devraient être faits par le demandeur, y compris toutes les parties concernées, pour les récupérer.

Si les efforts ne parviennent pas à récupérer le certificat et les annexes, l'exportateur peut demander un certificat de remplacement en soumettant une lettre de demande, accompagnée de l’ACIA/CFIA 5344 (annexe H), au vétérinaire qui a délivré le certificat perdu ou, si non disponible, à son bureau ou au bureau régional respectif. L'exportateur doit expliquer par écrit, sur du papier à en-tête de la compagnie, les mesures qu'il a prises pour récupérer le certificat d'exportation, la cause du problème et les mesures qui seront prises pour éviter que cela ne se reproduise, le cas échéant. La lettre doit comprendre tous les détails pertinents entourant l'enquête et une déclaration écrite à l'effet que si le certificat est récupéré, il sera retourné à l'ACIA.

En collaboration avec le spécialiste vétérinaire d'exportation de la région, l'inspecteur ou le vétérinaire qui reçoit la demande déterminera, sur la base des informations présentées, si la délivrance d'un certificat de remplacement est justifiée. Si la demande a été acceptée par l'ACIA, le certificat de remplacement et les annexes correspondantes seront délivrés avec la déclaration suivante dans la case 2:

"Ce certificat annule et remplace le certificat n ° ........... délivré le ................ et qui a été déclaré perdu et annulé". (Date)

Si la demande de certificat de remplacement est faite une fois le certificat d'exportation délivré et que le lot n'est plus dans un établissement agréé, toutes les autres conditions du certificat de remplacement s'appliqueront

7.4 Certificat de remplacement d'un certificat 5733 pour les produits de viande à destination des États-Unis

Dans le cas d'un certificat de remplacement fait sur le formulaire CFIA/ACIA 5733 (É.-U.), la mention suivante doit apparaître dans la case « Attestation supplémentaire » :

« Le présent certificat de remplacement certifie l'état des produits qui y sont nommés à la date de délivrance du certificat (insérer le no du certificat qui est remplacé) que le présent certificat d'exportation remplace. Les déclarations de certification figurant dans le présent certificat ne s'appliquent pas en date du présent certificat de remplacement, mais seulement en date du certificat original (insérer le no du certificat qui est remplacé). »

Pour les demandes d'information générales relatives à cette procédure opérationnelle, veuillez suivre  les canaux de communication établis, y compris la soumission d'un Formulaire électronique de demande de suivi (FEDS).

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