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Déroulement d'une rencontre avec la partie réglementée

Bien que le Règlement sur la salubrité des aliments au Canada (RSAC) soit entré en vigueur le 15 janvier 2019, certaines exigences peuvent s'appliquer en 2020 et 2021, selon le produit alimentaire, le type d'activité et la taille de l'entreprise. Pour obtenir de plus amples renseignements, consultez les échéances pour le RSAC.

Sur cette page

1.0 Objet

Fournir à l'inspectorat une procédure normalisée à suivre lors du déroulement d'une rencontre avec la partie réglementée (RPR) en tant qu'intervention réglementaire à la non-conformité.

2.0 Aperçu

Conformément au Processus d'intervention réglementaire normalisé (PIRN), l'ACIA dispose d'une vaste gamme d'outils qui peuvent être utilisés pour répondre aux incidents de non-conformité d'une partie réglementée (PR). La RPR constitue l'un de ces outils disponibles.

Il convient de noter que la RPR peut ne pas s'appliquer à tous les programmes de l'ACIA et que les inspecteurs devraient consulter les lois applicables et la stratégie ou les procédures d'application de la loi liées au programme.

3.0 Contexte

La RPR est une mesure administrative utilisée pour aviser une PR d'une infraction aux lois misent en application par l'ACIA et de la documenter. La RPR fait partie de l'historique de non-conformité d'une PR collecté administrativement par l'agence. Conformément à la PIRN, cette information est documentée pour appuyer les mesures d'application de la loi si elles sont requises dans le futur.

Une RPR peut être justifiée dans les situations dans lesquelles :

Le processus décisionnel en matière d'application de la loi de la PIRN aidera à déterminer si une RPR constitue une intervention appropriée à la non-conformité en question.

Remarque

La RPR est une action administrative procédurale distincte qui diffère des réunions prévues par la loi qui ont lieu :

  • dans le cadre d'un autre outil d'application de la loi, telle l'occasion requise légalement de la PR d'être entendue avant la perte de privilèges
  • avant que les privilèges perdus, comme les autorisations, ne soient restaurés ou
  • dans le cadre du droit de la PR d'être entendue (appels)

4.0 Autorités

Une RPR est une mesure de procédure administrative établie en vertu d'une politique qui n'est pas définie dans les lois appliquées par l'ACIA.

5.0 Acronymes

GI

Gestionnaire d'inspection

Lettre relative à la RPR

Lettre invitant la PR à une RPR (lettre modèle trouvée à l'Annexe A)

PIRN

Processus d'intervention réglementaire normalisé

PR

Partie réglementée

RPR

Rencontre avec la partie réglementée

6.0 Procédure opérationnelle

6.1 Le gestionnaire d'inspection initie une RPR à l'aide d'une lettre relative à la RPR

La lettre relative à la RPR devrait être remise à la PR avec une copie du ou des rapports d'inspection qui ont résulté à la demande de l'ACIA d'initier une RPR.

La pratique exemplaire consiste à remettre la lettre relative à la RPR et les copies des rapports d'inspection correspondants à la PR, de préférence par l'inspecteur qui a effectué l'inspection.
Lors de la livraison à la PR, l'inspecteur doit clairement expliquer le but de la rencontre et fixer une heure et une date provisoires pour la rencontre.

Si un inspecteur ne parvient pas à remettre la lettre relative à la RPR en main propre à la PR, celle-ci doit être envoyée par courrier recommandé ou par service de messagerie à l'adresse postale de la PR. Dans ces situations, l'inspecteur doit effectuer un suivi téléphonique avec la PR suite à la livraison de la lettre relative à la RPR pour expliquer le but de la rencontre et fixer une heure et une date provisoires pour la rencontre.

Remarque

Puisqu'une RPR est une mesure de procédure administrative établie en vertu d'une politique qui n'est pas définie dans les lois appliquées par l'ACIA, une PR ne peut être obligée d'assister à une telle rencontre. Une partie réglementée qui refuse de participer à une RPR n'entrave pas les activités d'un inspecteur de l'ACIA.

6.2 Processus de remise de la lettre relative à la RPR

Le processus de remise de la lettre relative à la RPR et l'interaction avec la PR doivent être documentés dans les notes de l'inspecteur et conservés dans le dossier aux fins de consultation ultérieure, et une copie papier de la lettre relative à la RPR doit être incluse dans le dossier. Si la lettre relative à la PR n'a pas été livrée en main propre à la PR, une copie papier de l'avis de livraison doit être incluse dans le dossier. Une pratique exemplaire consiste à conserver une copie de la correspondance originale signée aux fins de classement et à écrire au verso :

6.3 Déroulement de la rencontre

La RPR est considéré comme plus formelle que les discussions régulières / occasionnelles entre le personnel d'inspection et les parties réglementées. Les sujets qui seront abordés lors de la rencontre sont les suivants :

L'ACIA est représentée à la RPR par le GI et / ou le superviseur, ainsi que par le ou les inspecteurs qui ont mené les inspections qui ont mené à la rencontre. Le personnel de l'ACIA devrait avoir en main des copies des rapports d'inspection pertinents au cas où il serait nécessaire de clarifier la position de l'agence.

Les notes de la rencontre sont des renseignements essentiels à utiliser en cas d'incidents répétés de non-conformité. Ces notes serviront à établir que la PR a été clairement et personnellement informée de la question de non-conformité et des exigences réglementaires.

6.4 Catalogage du processus de la RPR

L'expansion continue de l'utilisation de la Plateforme de prestation numérique de services (PPNS) aux programmes d'inspection de l'ACIA permettra aux inspecteurs de cataloguer les informations concernant la RPR. L'enregistrement de cette information est nécessaire pour documenter l'historique de conformité d'une PR et pour s'assurer que la non-conformité est documentée dans le cadre du Continuum de la conformité et de l'application de la loi.

Les équipes d'inspection sont encouragées à consigner le processus de la RPR l'aide d'un tableur pour les programmes d'inspection qui n'ont pas encore été intégrés au PPNS.

7.0 Annexes

Annexe A – Modèle de la lettre relative à la rencontre avec la partie réglementée

8.0 Références

Pour toute demande relative au présent document d'orientation, veuillez utiliser les voies de communication établies.

Annexe A – Modèle de la lettre relative à la Rencontre avec la partie réglementée

(DATE DE LA SIGNATURE)

(NOM DE LA PARTIE RÉGLEMENTÉE)
A/S DE (NOM DE LA PERSONNE, TITRE)
(ADRESSE DE LA PARTIE RÉGLEMENTÉE)
(Ville [province])
(Code postal)
Tél. : 613-555-5555

Objet : Rencontre avec la partie réglementée

Monsieur, Madame,

Le (DATE), un inspecteur de l'Agence canadienne d'inspection des aliments (ACIA) de votre (TYPE D'INSTALLATION) du (ADRESSE OÙ S'EST DÉROULÉE L'INSPECTION). L'inspection a révélé que (RÉSUMÉ DES FAITS – courte description de la violation).

Les faits mentionnés précédemment fournissent des motifs raisonnables de croire que cela constitue une violation de (l'ARTICLE XX) de (la LOI/du RÈGLEMENT XX), qui se lit comme suit :

« (Citation de l'article) ».

[REMARQUE : S'il y a plus d'un cas de non-conformité, décrivez-les tous et citez toutes les dispositions nécessaires. Si une disposition législative de la loi a été enfreinte parce qu'un produit ne répondait pas aux normes de son règlement, citez les dispositions législatives de la loi et de son règlement.]

La présente lettre a pour but de vous inviter à une rencontre afin de discuter du (des) cas de non-conformité décelés ainsi que les conséquences potentielles d'une non-conformité continue ou répétée.

Si vous souhaitez discuter du contenu de la présente lettre ou obtenir plus d'information, veuillez communiquer avec le soussigné.

(SIGNATURE)
(Nom de l'inspecteur, du superviseur ou du GI)
(Nom du programme/section)
(Adresse du bureau de district)
(Ville [province])
(Code postal)
Tél. : 613-555-5555
Téléc. : 613-555-5555

c. c. : Selon le protocole du secteur opérationnel

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