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Émission d'une lettre de non-conformité

Bien que le Règlement sur la salubrité des aliments au Canada (RSAC) soit entré en vigueur le 15 janvier 2019, certaines exigences peuvent s'appliquer en 2020 et 2021, selon le produit alimentaire, le type d'activité et la taille de l'entreprise. Pour obtenir de plus amples renseignements, consultez les échéances pour le RSAC.

Sur cette page

1.0 Objet

Fournir à l'inspectorat une procédure normalisée à suivre lors de l'émission d'une lettre de non-conformité (LNC).

2.0 Aperçu

Conformément au Processus d'intervention réglementaire normalisé (PIRN), l'ACIA dispose d'une vaste gamme d'outils qui peuvent être utilisés en réponse en cas de non-conformité d'une partie réglementée (PR). La LNC constitue l'un de ces outils disponibles.

Il convient de noter que l'émission d'une LNC peut ne pas s'appliquer à tous les programmes d'inspection de l'ACIA et que les inspecteurs devraient consulter les lois applicables et les directives ou procédures d'application de la loi liées au programme.

3.0 Contexte

La LNC est une mesure administrative utilisée pour documenter une infraction aux lois misent en application par l'ACIA. Elle sert d'avis à la PR et fait partie de l'historique de non-conformité collecté administrativement par l'agence. Conformément à la PIRN, cette information est documentée pour appuyer les mesures d'application de la loi si elles sont requises dans le futur.

L'utilisation d'une LNC peut être justifiée dans les situations dans lesquelles :

Le processus décisionnel en matière d'application de la loi de la PIRN aidera à déterminer si une LNC constitue une intervention appropriée à la non-conformité en question.

4.0 Autorités

Une LNC est une mesure de procédure administrative établie conformément à une politique et ne correspond pas à un outil d'application de la loi législatif.

5.0 Acronymes

GI

Gestionnaire d'inspection

LNC

Lettre de non-conformité

PIRN

Processus d'intervention réglementaire normalisé

PPNS

Plateforme de prestation numérique de services

PR

Partie réglementée

6.0 Procédure opérationnelle

6.1 Élaborer la LNC à l'aide du modèle à l'annexe A

La LNC devrait comprendre les renseignements suivants :

Les renseignements ci-dessus peuvent être ajustés pour tenir compte des circonstances de chaque incident de non-conformité. Il est toutefois recommandé que tous les renseignements susmentionnés soient compris et formulés en se rapprochant le plus possible du modèle recommandé.

6.2 Signer la LNC

Une LNC est normalement signée par un superviseur ou un gestionnaire d'inspection (GI), conformément à la procédure opérationnelle. Si la PR s'oppose ou remet en question le contenu de la LNC, le soussigné sera le point de contact pour discuter des questions décrites dans la lettre.

6.3 Remettre la LNC à la partie réglementée

La LNC devrait être remise à la PR avec une copie du ou des rapports d'inspection associés ayant abouti à son émission.

La LNC devrait préférablement être remise en main propre à la PR par un inspecteur (de préférence l'inspecteur qui a effectué l'inspection). Lors de la remise à la PR, l'inspecteur doit clairement expliquer :

Si un inspecteur ne parvient pas à remettre la LNC en main propre à la PR, celle-ci doit être envoyée par courrier recommandé ou par service de courrier à l'adresse postale de la PR. Dans ces situations, l'inspecteur doit suivre la livraison de la LNC par une conversation téléphonique avec la PR pour traiter les éléments énumérés ci-dessus.

6.4 Documenter le processus relatif à la LNC

Le processus de remise de la LNC et l'interaction avec la PR doivent être documentés dans les notes de l'inspecteur et conservés dans le dossier aux fins de consultation ultérieure. Si la LNC n'a pas été remise à la PR en main propre, une copie papier de l'avis de livraison devrait être ajoutée au dossier. Une pratique exemplaire consiste à conserver une copie de la correspondance originale signée aux fins de classement avec les informations suivantes au dos de celle-ci:

Les notes de l'inspecteur sont des renseignements essentiels à utiliser en cas d'incidents répétés de non-conformité. Ces notes serviront à établir que la PR a été clairement et personnellement informée de la question de non-conformité et des exigences réglementaires, etc.

6.5 Suivi de la recommandation et de l'émission de la LNC

L'expansion continue de l'utilisation de la Plateforme de prestation numérique de services (PPNS) aux programmes d'inspection de l'ACIA permettra aux inspecteurs de cataloguer les informations concernant la recommandation et l'émission des LNC. L'enregistrement de cette information est nécessaire pour documenter l'historique de conformité d'une PR et pour s'assurer que la non-conformité est documentée dans le cadre du Continuum de la conformité et de l'application de la loi.

Les équipes d'inspection sont encouragées à consigner la recommandation et l'émission de LNC à l'aide d'un tableur pour les programmes d'inspection qui n'ont pas encore été intégrés au PPNS.

7.0 Annexes

Annexe A – Modèle de la lettre de non-conformité

8.0 Références

Processus d'intervention réglementaire normalisé

Pour toute demande relative au présent document d'orientation, veuillez utiliser les voies de communication établies.

Annexe A – Modèle de la lettre de non-conformité

(DATE DE LA SIGNATURE)

(NOM DE LA PARTIE RÉGLEMENTÉE)
A/S DE (NOM DE LA PERSONNE, TITRE)
(ADRESSE DE LA PARTIE RÉGLEMENTÉE)
(Ville [province])
(Code postal)
Tél. : XXX-XXX-XXXX

Objet : Inspection du (date), dossier no XXXXXXX

Monsieur, Madame,

Le (DATE), un inspecteur de l'Agence canadienne d'inspection des aliments (ACIA) a effectué une inspection de votre (TYPE D'INSTALLATION) du (ADRESSE OÙ S'EST DÉROULÉE L'INSPECTION). Cette inspection a indiqué que (RÉSUMÉ DES FAITS – courte description de la violation).

Les faits mentionnés précédemment fournissent à l'ACIA des motifs raisonnables de croire que cela constitue une violation de (l'ARTICLE XX) de (la LOI/du RÈGLEMENT XX), qui se lit comme suit :

« Citation de l'article ».

[REMARQUE : S'il y a plus d'un cas de non-conformité, décrivez-les tous et citez toutes les dispositions nécessaires. Si une disposition législative de la loi a été enfreinte parce qu'un produit ne répondait pas aux normes de son règlement, citez les dispositions législatives de la loi et de son règlement.]

Les infractions aux lois et règlements applicables indiquées dans la présente lettre sont sujettes à des mesures d'application de la loi. Le défaut de prendre des mesures correctives avant [la date de suivi des mesures correctives] peut mener à des mesures d'application de la loi subséquentes, tel que la suspension d'une licence et/ou la poursuite judiciaire.

Si vous souhaitez discuter du contenu de la présente lettre ou obtenir plus d'information, veuillez communiquer avec le soussigné.

(SIGNATURE)
(Nom de l'inspecteur, du superviseur ou du GI)
(Nom du programme/section)
(Adresse du bureau de district)
(Ville [province])
(Code postal)
Tél. : XXX-XXX-XXXX
Téléc. : XXX-XXX-XXXX

c. c. : Selon le protocole existant du secteur opérationnel

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