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Utilisation des appareils d'enregistrement numérique (photographie, vidéos, enregistrements audio) au cours des inspections

Bien que le Règlement sur la salubrité des aliments au Canada (RSAC) soit entré en vigueur le 15 janvier 2019, certaines exigences peuvent s'appliquer en 2020 et 2021, selon le produit alimentaire, le type d'activité et la taille de l'entreprise. Pour obtenir de plus amples renseignements, consultez les échéances pour le RSAC.

Sur cette page

1.0 Objectif

La présente orientation opérationnelle (OO) a pour but de fournir au personnel d'inspection une orientation sur la création et l'étayage, le téléchargement, l'enregistrement, le transfert, la mise en commun et la conservation des enregistrements numériques faits durant les activités liées aux inspections.

Cette orientation ne fournit pas d'information sur l'utilisation des appareils d'enregistrement numériques dans le cadre des enquêtes. Vous devez communiquer avec les Services d'enquête et d'application de la loi (SEAL) pour demander des conseils pendant les enquêtes.

Cette directive s'applique aux appareils d'enregistrement numérique fournis par l'ACIA.

Les enregistrements numériques ne doivent pas être faits au moyen des appareils personnels des employés.

2.0 Personnes visées

Cette orientation doit être utilisée par tout le personnel de l'ACIA qui effectue des activités liées aux inspections, ses superviseurs et ses gestionnaires.

3.0 Aperçu

Les inspections sont menées pour évaluer la conformité et étayer la non-conformité avec les exigences réglementaires.

Les enregistrements numériques peuvent être utilisés pour étayer les observations de l'inspection. Ils ne remplacent ni la prise de notes ni les autres activités liées à l'inspection.

Les enregistrements numériques doivent être traités conformément aux exigences en matière de confidentialité, de sécurité et de gestion des documents.

Des renseignements supplémentaires sur la manipulation des documents protégés ou sur la sécurité ministérielle sont disponibles auprès de la Division des services de sécurité intégrés (accès interne seulement).

4.0 Contexte

Les parties réglementées ont exprimé des préoccupations liées à la protection (fuite, communication…) des renseignements commerciaux confidentiels (recettes, équipement, processus, perception du public en matière de manipulation des animaux) et la présente orientation fournit des directives pour s'assurer que les enregistrements numériques sont traités conformément aux exigences en matière de confidentialité, de sécurité et de gestion des documents.

5.0 Pouvoirs

L'ACIA a le pouvoir d'effectuer des inspections pour déterminer la conformité aux règlements dont l'ACIA est chargée d'assurer l'application. Les inspecteurs doivent être désignés en vertu des lois et règlements applicables pour être en droit de mener les inspections, y compris d'y faire des enregistrements numériques.

Pour de plus amples renseignements sur les pouvoirs des inspecteurs, consultez les règlements appropriés.

6.0 Définitions

Enregistrement numérique
Aux fins de la présente orientation, photographie, vidéo ou enregistrement audio fait au moyen d'un appareil numérique (ou analogique), y compris la partie audio d'une vidéo.
Appareil d'enregistrement numérique
Aux fins de la présente orientation, tout appareil renforcé fourni par l'ACIA, y compris caméra, téléphone cellulaire, tablette, BlackBerry, téléphone intelligent, caméra vidéo ou enregistreur audio (y compris les appareils analogiques).
Document officiel

Les documents dont l'ACIA a besoin pour surveiller, appuyer ou étayer la prestation des programmes, assurer son fonctionnement, prendre des décisions ou rendre compte de ses activités constituent des documents officiels. Ces documents doivent être conservés. Il s'agit notamment des documents contenant des renseignements qui :

  • représentent la position de l'Agence sur une question;
  • étayent une décision;
  • mettent en branle, autorisent ou terminent une transaction opérationnelle de l'Agence;
  • énoncent des politiques ou des directives;
  • proviennent de l'extérieur de l'Agence et font partie d'un dossier ministériel;
  • contiennent des preuves concernant les activités opérationnelles de l'Agence;
  • n'existent nulle part ailleurs qu'à l'Agence, comme des échéanciers, des rapports sur l'état d'avancement, des ordres du jour et des comptes rendus de réunions, des notes d'information ou des versions finales de documents et les recommandations associées.

Pour de plus amples renseignements sur l'identification des documents officiels, consultez Quoi conserver, quoi ne pas conserver (Accès à l'interne seulement).

Documents éphémères

Les documents éphémères ne servent que pendant une période limitée pour assurer l'exécution d'une mesure courante ou la rédaction d'un document subséquent. Ils doivent être supprimés* dès qu'ils ont permis de répondre aux besoins immédiats qui leur sont associés. Les documents éphémères comprennent, entre autres :

  • les communications non officielles et les messages personnels (sans rapport avec les activités de l'ACIA)
  • les avis divers reçus à titre d'information
  • l'information reçue par le biais d'une liste de distribution (par exemple document officiel géré ailleurs à l'Agence [Liste Z] ou les renseignements transmis à titre d'information seulement)
  • les copies faites pour des raisons pratiques uniquement
  • les exemplaires des publications de l'Agence
  • les ébauches, lorsque toutes les modifications importantes ont été intégrées dans un nouveau document qui a été sauvegardé dans le répertoire de l'Agence
Copie maîtresse
Enregistrement, film ou document original à partir duquel il est possible de tirer des copies.

7.0 Sigles

ACIA
Agence canadienne d'inspection des aliments
FTIE
Feuille de travail d'inspection électronique
LAI-LPRP
Loi sur l'accès à l'information et Loi sur la protection des renseignements personnels
OO
Orientation opérationnelle
PR
Partie réglementée
PIN
Procédures d'inspection normalisées
PPES
Plateforme de prestation électronique des services
SEAL
Services d'enquête et d'application de la loi
SID
Service d'inspection à destination

8.0 Directive opérationnelle

Cette figure montre les 5 étapes nécessaires à la prise d'enregistrements numériques.
Description de la figure 1- Diagramme du processus Cette figure montre les 5 étapes nécessaires à la prise d'enregistrements numériques. La première étape consiste à prendre et à consigner des images numériques. La deuxième étape consiste à télécharger, enregistrer et à stocker des images numériques. La troisième étape consiste à transporter et à transmettre des images numériques. La quatrième étape consiste à conserver des images numériques. La cinquième étape consiste à divulguer des images numériques

8.1 Introduction

Les inspecteurs de l'ACIA n'ont pas besoin d'avoir la permission de la PR pour prendre des photos ou filmer.

Par contre, conformément au Code criminel du Canada, les inspecteurs doivent demander la permission pour faire un enregistrement audio (y compris la partie audio d'une vidéo).

À titre d'information, et afin de maintenir de bonnes relations avec les PR, les inspecteurs peuvent aviser la PR au début de l'inspection qu'ils feront des enregistrements numériques. Les inspecteurs sont invités à expliquer à la PR que tous les enregistrements numériques sont traités conformément aux procédures en matière de confidentialité, de sécurité et de gestion des documents de l'ACIA et du Conseil du Trésor.

Les appareils numériques de l'ACIA doivent être clairement identifiés (autocollant d'identification).

Voir l'annexe 1 : Organigramme de l'utilisation des appareils d'enregistrement numérique.

8.2 Biosécurité

Veuillez suivre les procédures de biosécurité applicables aux appareils d'enregistrement numérique s'il y a lieu. Procédure opérationnelle (OP-168-2015) Désinfection et/ou décontamination des appareils mobiles utilisés pour les opérations courantes (accès interne seulement – SGDDI 10178951).

8.3 Quand prendre des enregistrements numériques

Pour être utile, un enregistrement numérique doit être suffisamment clair et détaillé pour faire état des observations de l'inspecteur et doit décrire ce que l'inspecteur a vu avec un niveau de détails approprié.

Les inspecteurs peuvent prendre des enregistrements numériques:

8.4 Préparation à l'utilisation d'un appareil d'enregistrement numérique pour une inspection

8.5 Faire des enregistrements numériques

Conseils

8.6 Consigner les enregistrements numériques

Les inspecteurs doivent consigner leurs enregistrements numériques réalisés pendant l'inspection dans leurs notes, conformément aux procédures propres à leur programme (y compris les notes électroniques : FTIE, PPES, etc.).

L'information suivante doit être consignée dans les notes de l'inspecteur (numériques ou sur papier) :

Un modèle facultatif pour la consignation des enregistrements numériques (accès interne seulement – SGDDI 10280070) est disponible. Il n'est pas obligatoire d'utiliser le modèle et les renseignements peuvent être consignés autrement tant que l'information obligatoire est étayée correctement. Il n'est pas nécessaire d'imprimer le modèle; il peut être rempli et enregistré électroniquement.

De l'information supplémentaire sur les notes électroniques est offerte dans les documents Directive opérationnelle notes électroniques (OD-14483) (accès interne seulement  - SGDDI 10111004) et Foire aux questions – Notes électroniques (accès interne seulement  - -SGDDI 10111308).

Des renseignements supplémentaires sur les PIN et les FTIE sont disponibles dans la Procédure d'inspection standardisée

8.7 Téléchargement, enregistrement et stockage des enregistrements numériques

Les enregistrements numériques sont assujettis aux mêmes exigences juridiques et réglementaires que les dossiers papier et, comme tout document lié à une inspection, doivent être entreposés conformément au niveau de sécurité établi (protégé A, B, C).

Pour de plus amples renseignements sur le niveau de sécurité d'un document (y compris les enregistrements numériques), consultez le Guide sur le transport, la transmission, l'entreposage et la destruction des renseignements protégés et classifiés de l'ACIA (accès interne seulement – SGDDI 3707958).

Les enregistrements numériques étayant des non-conformités soupçonnées doivent, la plupart du temps, être manipulés comme des documents protégés B ou plus. Voir les directives susmentionnées pour déterminer le niveau de protection.

De plus amples renseignements sur la manipulation des documents protégés ou sur la sécurité ministérielle sont aussi disponibles auprès de la Division des services de sécurité intégrés (accès interne seulement).

8.8 Transport, transmission et impression d'enregistrements numériques

Comme dans le cas des autres documents liés aux inspections, le transfert, le transport (clé USB), la transmission (courriel, message texte) et l'impression des enregistrements numériques dépendent du niveau de sécurité (protégé A, B, C).

Plus de détails sur la façon de déterminer le niveau de sécurité d'un document (y compris les enregistrements numériques) sont offerts dans le Guide sur le transport, la transmission, l'entreposage et la destruction des renseignements protégés et classifiés de l'ACIA (accès interne seulement – SGDDI 3707958).

Pour de plus amples renseignements sur l'utilisation des dispositifs de stockage portatif sécurisé (USB) (accès interne seulement).

8.9 Dossiers de conservation

Comme pour tout rapport d'inspection, les enregistrements numériques doivent être conservés pendant dix ans, à moins qu'ils ne soient de nature éphémère. Consultez la Politique de gestion des renseignements consignés (accès interne seulement), Plan de classification par sujet (accès interne seulement – SGDDI 4174986) et Quoi conserver, quoi ne pas conserver (accès interne seulement) pour obtenir plus de détails sur les renseignements éphémères et les documents officiels à valeur opérationnelle.

8.10 Divulgation des enregistrements numériques

Les inspecteurs peuvent montrer (faire jouer) les enregistrements numériques pris au cours d'une inspection à la PR. La PR est libre de prendre ses propres enregistrements numériques sur les mêmes sujets que l'inspecteur. L'ACIA peut seulement donner une copie des enregistrements numériques à la PR si les enregistrements ne contiennent pas de renseignements personnels (visages, marques d'identification, toute autre chose qui pourraient révéler l'identité d'une personne). Les enregistrements numériques qui contiennent des renseignements personnels peuvent seulement être divulgués en vertu d'une demande conforme aux LAI-LPRP. En cas de doute, communiquez avec votre superviseur et le personnel du Bureau d'accès à l'information à Bienvenue à la page intranet du Bureau de l'AIPRP sur la protection des renseignements personnels (accès à l'interne seulement). Toute divulgation des enregistrements doit être étayée dans les notes de l'inspecteur.

8.11 La PR refuse de permettre la prise d'enregistrements numériques pendant l'inspection

Le fait de restreindre la capacité d'un inspecteur à faire des enregistrements numériques peut être considéré comme de l'obstruction de la part de la PR.

Si la partie réglementée refuse de permettre la prise d'enregistrements numériques, l'inspecteur devrait:

Votre superviseur peut communiquer avec les SEAL pour discuter des mesures de suivi (sanctions administratives pécuniaires [SAP]).

Annexe 1 : Organigramme de l'utilisation des appareils d'enregistrement numérique

Organigramme de l'utilisation des appareils d'enregistrement numérique. Description ci-dessous.
Description du diagramme : Organigramme de l'utilisation des appareils d'enregistrement numérique

Ce tableau décrit les étapes à suivre lors de la prise d'enregistrements numériques dans le cadre du processus d'inspection.

  • Étape 1 – Préparer l'appareil numérique pour l'inspection
  • Étape 2 – Discuter avec la partie réglementée que des enregistrements numériques seront peut-être prisent. La permission n'est pas nécessaire à l'exception de l'audio. (L'autorisation n'est pas nécessaire sauf pour l'audio) Si la partie réglementée refuse de permettre la prise d'enregistrements numériques, contacter votre superviseur, quittez les lieux et contactez SEAL concernat l'obstruction.
  • Étape 3 – prendre des enregistrements numériques.
  • Étape 4 – consigner les enregistrements numériques
  • Étapes 5 – téléchargement, enregistrement et stockage des enregistrements numériques
  • Étapes 6 – transport/transmission d'enregistrements numériques (courriel, impression)
  • Étapes 7 – Divulgation des enregistrements numériques
  • Étape 8 – conserver les dossiers

Références

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