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Notes électroniques

Bien que le Règlement sur la salubrité des aliments au Canada (RSAC) soit entré en vigueur le 15 janvier 2019, certaines exigences peuvent s'appliquer en 2020 et 2021, selon le produit alimentaire, le type d'activité et la taille de l'entreprise. Pour obtenir de plus amples renseignements, consultez les échéances pour le RSAC.

Sur cette page

1.0 Objet

Fournir au personnel d'inspection une directive sur la façon de prendre et de stocker des notes sous forme électronique. La présente directive a pour objet de protéger l'intégrité des notes électroniques, lesquelles pourraient être nécessaires pour la réalisation d'activités d'inspection et de mise en application ultérieures ou pour défendre les décisions de l'ACIA en cas de contestation par voie informelle ou par voie judiciaire.

2.0 Renseignements généraux

Étant donné que l'Agence se tourne vers la numérisation, les inspecteurs seront en mesure de saisir électroniquement des notes, des photos, des documents numérisés et des vidéos pendant les inspections.

Les inspecteurs doivent prendre des notes pour consigner leurs actions et observations. Ces notes pourraient servir ultérieurement à :

Il existe une directive et une formation sur la prise de notes sur papier, mais il existe peu en matière de directive, de politique ou de formation sur la prise de notes électroniques à l'ACIA. La Direction générale des opérations et la Direction générale des ressources humaines procèdent actuellement à mettre à jour le cours existant sur la prise de notes à l'intention des inspecteurs de manière à y inclure la prise de notes électroniques.

3.0 Procédure

3.1 L'inspecteur consigne clairement ses actions et ses observations au cours de l'inspection, y compris la date, le lieu, l'heure, le nom des personnes présentes et tout autre renseignement pertinent.

3.1 photos, vidéos et notes pertinentes ont été sauvegardées dans la tablette ou une base de données, comme le formulaire d'inspection électronique (FIE), le Système de gestion des dossiers, des documents et de l'information (SGDDI), le Programme d'activités multisectorielles (PAM), etc.

4.0 Responsabilités

Inspecteurs

5.0 Pour obtenir de plus amples renseignements

Si vous avez des questions sur la présente directive, veuillez communiquer avec l'équipe responsable de la gestion intégrée des biens, Direction générale des opérations ou reportez-vous à l'Annexe 1 - Foire aux questions.

Annexe 1- Foire aux questions — Notes électroniques

Q1 : Qu'est-ce qui constitue des notes

R1 : Les notes constituent un enregistrement de vos actions et observations. Elles servent à produire des rapports et à vous rafraîchir la mémoire. À titre de registre détaillé, les notes peuvent servir à établir un historique de conformité.

Les notes électroniques, les carnets de notes numériques, les notes sur papier et les carnets en papier ne vous appartiennent pas. Ils sont la propriété de l'Agence canadienne d'inspection des aliments (ACIA). Les notes, les notes d'information et la correspondance (y compris tout ce qui figure dans vos carnets de notes) peuvent être divulguées en cas de poursuites judiciaires. Tous les documents détenus par l'ACIA sont assujettis à la Loi sur l'accès à l'information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Vous devez protéger les renseignements personnels et confidentiels contenus dans vos notes et n'utiliser ces notes que dans le cadre des activités relevant du mandat de l'ACIA.

Q2 : Comment les renseignements sensibles sont-ils protégés par le système? Que dois-je faire pour assurer leur protection

R2 : Les renseignements sensibles sont protégés de plusieurs façons.

Q3 : Quel est le niveau de sécurité des photos stockées dans l'appareil et téléversées dans une base de données approuvée de l'Agence? Par exemple, la photo pourrait contenir des renseignements financiers sur la partie réglementée.

R3 : Toute l'information, y compris les photos, les documents numérisés, etc., qui sont téléversées dans une base de données approuvée de l'Agence, comme le formulaire d'inspection électronique (FIE) ou la Plateforme de prestation électronique des services (PPES), est classée Protégé B. Pour obtenir plus de renseignements, consultez le site suivant : niveaux de classification.

Q4 : Comment les notes de l'inspecteur doivent-elles être stockées lorsqu'elles ne sont pas utilisées

R4 : À titre de document Protégé B, les carnets de notes en papier de l'inspecteur doivent être conservés dans un contenant fermé à clé dans une zone opérationnelle ou dans un bureau verrouillé. Il faut également inscrire la mention « Protégé B » sur les chemises de classement.

Les notes électroniques, y compris les photos, les documents numérisés, etc., doivent être téléversées dans le FIE ou la PPES après chaque inspection.

Q5 : Pendant combien de temps les notes de l'inspecteur doivent-elles être conservées

R5 : Conformément à l'autorisation de disposer de documents de l'ACIA, les notes des inspecteurs doivent être conservées pendant 10 ans après la date de la dernière entrée, et ce, quel que soit le format dans lequel elles sont stockées. Cette règle s'applique aux documents suivants :

Il existe des exceptions à la règle des 10 ans. Toute l'information liée à une enquête sur une personne ou une entreprise en raison d'une infraction doit être conservée aussi longtemps qu'il le faut. Par exemple, les carnets de notes de l'inspecteur pourraient contenir de l'information pertinente selon la liste de préservation de la preuve en cas de litiges de l'ACIA. Si les documents contiennent de l'information sur des litiges, ils doivent être conservés jusqu'à ce que la cause ait été résolue en cour, que la période de conservation des documents soit terminée et que leur élimination ait été autorisée.

Les notes électroniques téléversées dans une base de données approuvée de l'Agence sont conservées conformément à l'autorisation de disposer de documents 2003/015 de l'ACIA.

Q6 : Qu'est-ce que la « date de la dernière entrée »

R6 : La date de la dernière entrée représente la date à laquelle la dernière inspection a été consignée dans les notes de l'inspecteur. Il peut s'agir des cas suivants :

Q7 : Quelle application dois-je utiliser pour prendre des notes électroniques dans mon appareil

R7 : Vous pouvez utiliser l'application OneNote de Microsoft qui est installée dans votre appareil. Il s'agit d'un programme informatique qui permet la collecte de données en format libre et la collaboration entre utilisateurs multiples. Il recueille les notes des utilisateurs (manuscrites ou tapées), les dessins, les saisies d'écran et les commentaires audio. Les notes peuvent être partagées avec d'autres utilisateurs de OneNote par l'entremise d'Internet ou d'un réseau.

Q8 : Avez-vous des exemples de pratiques exemplaires pour la prise de notes

R8 : Voici quelques bonnes pratiques de prise de notes.

Q9 : Comment puis-je téléverser mes notes électroniques dans la base de données de l'ACIA

R9 : Une fois que vous avez terminé vos notes d'inspection, vous pouvez les téléverser directement dans le SGDDI.

Importation de documents dans le SGDDI

Vous pouvez importer un ou plusieurs documents dans le SGDDI au moyen de la commande Importer des fichiers.

  1. Assurez-vous que vous êtes dans le SGDDI. Dans le menu Fichier, cliquez sur Importer des fichiers.
  2. Dans la boîte de dialogue Ouvrir, repérez puis sélectionnez le ou les documents à importer dans le SGDDI.
  3. Cliquez sur le bouton Ouvrir.
  4. Dans le formulaire Document électronique, remplissez le profil.
  5. Si vous importez plusieurs documents qui comportent les mêmes métadonnées, vous pouvez utiliser l'option Appliquer à tous.
  6. Cliquez sur le bouton Enregistrer. On vous recommande de supprimer les documents originaux (le document original qui contient les détails).

Emploi du glisser-déposer

Vous pouvez glisser-déposer n'importe quel document dans le SGDDI à partir d'un lecteur réseau.

  1. Affichez le contenu de Mon ordinateur. Ouvrez le lecteur réseau voulu.
  2. Repérez le chemin d'accès approprié. Le contenu du répertoire s'affiche dans la partie droite de la fenêtre.
  3. Utilisez la méthode glisser-déposer pour insérer les documents dans la bibliothèque CFIA-ACIA du SGDDI.
  4. La fiche de document SGDDI s'ouvrira. Remplissez-la, puis cliquez sur Enregistrer.

Remarque

Il est impossible de modifier les documents OneNote dans le SGDDI une fois qu'ils ont été téléversés et qu'ils s'affichent en mode « Lecture seulement » pour les utilisateurs autorisés à les consulter, et ce, quel que soit le niveau d'accès ou s'il s'agit de l'auteur original.

Téléchargement dans le formulaire d'inspection électronique (FIE) – Les fichiers (photos, vidéos, notes, etc.) peuvent être téléversés dans le FIE à l'aide du champ « Notes ». Consultez le Guide de l'utilisateur du FIE (accès interne seulement) et l'annexe H, « Recording inspection Information » de la Procédure d'inspection normalisée (accès interne seulement).

Remarque

Dans le FIE actuel, il est impossible de télécharger des documents du SGDDI. Les fichiers doivent être sauvegardés localement dans l'ordinateur ou sur un lecteur partagé.

Cliquez sur le bouton Terminé pour sauvegarder la note et la pièce jointe connexe dans le FIE.

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