Notes électroniques

Sur cette page

• 1.0 Objet
• 2.0 Renseignements généraux
• 3.0 Procédure
• 4.0 Responsabilités
• 5.0 Pour obtenir de plus amples renseignements
• Annexe 1 - Foire aux questions — Notes électroniques

1.0 Objet

Fournir au personnel d'inspection une directive sur la façon de prendre et de stocker des notes sous forme électronique. La présente directive a pour objet de protéger l'intégrité des notes électroniques, lesquelles pourraient être nécessaires pour la réalisation d'activités d'inspection et de mise en application ultérieures ou pour défendre les décisions de l'ACIA en cas de contestation par voie informelle ou par voie judiciaire.

2.0 Renseignements généraux

Étant donné que l'Agence se tourne vers la numérisation, les inspecteurs seront en mesure de saisir électroniquement des notes, des photos, des documents numérisés et des vidéos pendant les inspections.

Les inspecteurs doivent prendre des notes pour consigner leurs actions et observations. Ces notes pourraient servir ultérieurement à :

• rafraîchir la mémoire de leur auteur;
• établir un historique de conformité;
• défendre les décisions de l'ACIA en cas de poursuites judiciaires;
• répondre aux demandes d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels (AIPRP).

Il existe une directive et une formation sur la prise de notes sur papier, mais il existe peu en matière de directive, de politique ou de formation sur la prise de notes électroniques à l'ACIA. La Direction générale des opérations et la Direction générale des ressources humaines procèdent actuellement à mettre à jour le cours existant sur la prise de notes à l'intention des inspecteurs de manière à y inclure la prise de notes électroniques.

3.0 Procédure

3.1 L'inspecteur consigne clairement ses actions et ses observations au cours de l'inspection, y compris la date, le lieu, l'heure, le nom des personnes présentes et tout autre renseignement pertinent.

3.1 photos, vidéos et notes pertinentes ont été sauvegardées dans la tablette ou une base de données, comme le formulaire d'inspection électronique (FIE), le Système de gestion des dossiers, des documents et de l'information (SGDDI), le Programme d'activités multisectorielles (PAM), etc.

4.0 Responsabilités

Inspecteurs

• Suivre le cours sur la prise de notes à l'intention des inspecteurs et respecter la directive sur la prise de notes (Cours de prise de notes – module 3 et module 4 : Directive pour la prise de notes).
• Téléverser toutes les données électroniques (c.-à-d. photos, vidéos, documents numérisés, notes, etc.) liées à l'inspection dans une base de données approuvée de l'Agence.
• Si plus d'un inspecteur est présent pour une inspection, chaque inspecteur doit enregistrer et téléverser indépendamment ses propres notes de l'événement dans la base de données. L'inspecteur peut prendre autant de notes qu'il le désire en utilisant, par exemple, la zone de texte réservée à cette fin de la feuille de travail d'inspection électronique (FTIE). Il incombe à l'inspecteur en chef de s'assurer que les inspecteurs ont vérifié les renseignements qu'ils ont saisis dans une base de données et de confirmer l'exactitude de ces renseignements. Une fois que toute l'information a été saisie et vérifiée, l'inspecteur en chef ou le superviseur doit clore le dossier pour « verrouiller » les données et empêcher toute modification ultérieure.
• Erreur : En cas d'erreur dans les notes originales, on peut modifier ces dernières en supprimant le mot ou en apportant la correction voulue immédiatement. Cependant, une fois que le document a été fermé ou terminé, on considère que toute modification constitue une « révision » du document original. Afin de protéger l'intégrité des notes, les « révisions » doivent inclure un renvoi à la note ou à la soumission originale. Les modifications aux notes doivent être téléversées dans une base de données approuvée de l'Agence.

5.0 Pour obtenir de plus amples renseignements

Si vous avez des questions sur la présente directive, veuillez communiquer avec l'équipe responsable de la gestion intégrée des biens, Direction générale des opérations ou reportez-vous à l'Annexe 1 - Foire aux questions.

Annexe 1- Foire aux questions — Notes électroniques

Q1 : Qu'est-ce qui constitue des notes

R1 : Les notes constituent un enregistrement de vos actions et observations. Elles servent à produire des rapports et à vous rafraîchir la mémoire. À titre de registre détaillé, les notes peuvent servir à établir un historique de conformité.

Les notes électroniques, les carnets de notes numériques, les notes sur papier et les carnets en papier ne vous appartiennent pas. Ils sont la propriété de l'Agence canadienne d'inspection des aliments (ACIA). Les notes, les notes d'information et la correspondance (y compris tout ce qui figure dans vos carnets de notes) peuvent être divulguées en cas de poursuites judiciaires. Tous les documents détenus par l'ACIA sont assujettis à la Loi sur l'accès à l'information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Vous devez protéger les renseignements personnels et confidentiels contenus dans vos notes et n'utiliser ces notes que dans le cadre des activités relevant du mandat de l'ACIA.

Q2 : Comment les renseignements sensibles sont-ils protégés par le système? Que dois-je faire pour assurer leur protection

R2 : Les renseignements sensibles sont protégés de plusieurs façons.

• Sécurité physique : L'inspecteur doit être en possession de l'appareil en tout temps ou ce dernier doit être verrouillé dans un contenant approuvé. Pour les données Protégé B, cela signifie que l'appareil doit être gardé sous clé.
• Sécurité des données : Le logiciel de plein chiffrage BitLocker de Microsoft fait partie du système d'exploitation de Microsoft. Il protège les données qui se trouvent dans l'appareil. Tant que l'appareil est protégé par un mot de passe et verrouillé lorsqu'il n'est pas utilisé, les données sont chiffrées. Il est impossible de récupérer les données si l'appareil est perdu ou volé. Les inspecteurs devraient vérifier périodiquement si cette fonction est activée (elle l'est par défaut). Pour vérifier si la fonction de chiffrage est activée, accédez au Panneau de configuration, puis double-cliquez sur l'option Chiffrement de lecteur BitLocker.
• Sécurité du réseau : La connexion au réseau de l'ACIA se fait par l'entremise du réseau privé virtuel (RPV), un tunnel chiffré dans un réseau public. Cela signifie que la transmission des données vers le réseau et à partir de celui-ci est chiffrée.
• Mot de passe : Pour utiliser l'appareil, vous devez saisir le nom d'utilisateur et le mot de passe qui vous ont été attribués aux fins d'authentification.

Q3 : Quel est le niveau de sécurité des photos stockées dans l'appareil et téléversées dans une base de données approuvée de l'Agence? Par exemple, la photo pourrait contenir des renseignements financiers sur la partie réglementée.

R3 : Toute l'information, y compris les photos, les documents numérisés, etc., qui sont téléversées dans une base de données approuvée de l'Agence, comme le formulaire d'inspection électronique (FIE) ou la Plateforme de prestation électronique des services (PPES), est classée Protégé B. Pour obtenir plus de renseignements, consultez le site suivant : niveaux de classification.

Q4 : Comment les notes de l'inspecteur doivent-elles être stockées lorsqu'elles ne sont pas utilisées

R4 : À titre de document Protégé B, les carnets de notes en papier de l'inspecteur doivent être conservés dans un contenant fermé à clé dans une zone opérationnelle ou dans un bureau verrouillé. Il faut également inscrire la mention « Protégé B » sur les chemises de classement.

Les notes électroniques, y compris les photos, les documents numérisés, etc., doivent être téléversées dans le FIE ou la PPES après chaque inspection.

Q5 : Pendant combien de temps les notes de l'inspecteur doivent-elles être conservées

R5 : Conformément à l'autorisation de disposer de documents de l'ACIA, les notes des inspecteurs doivent être conservées pendant 10 ans après la date de la dernière entrée, et ce, quel que soit le format dans lequel elles sont stockées. Cette règle s'applique aux documents suivants :

• Les carnets de notes, qui doivent être conservés dans une armoire verrouillée;
• Les notes électroniques téléversées dans une base de données approuvée de l'Agence (FIE, PPES, etc.);
• Les notes téléversées dans une base de données de l'ACIA, comme le SGDDI.

Il existe des exceptions à la règle des 10 ans. Toute l'information liée à une enquête sur une personne ou une entreprise en raison d'une infraction doit être conservée aussi longtemps qu'il le faut. Par exemple, les carnets de notes de l'inspecteur pourraient contenir de l'information pertinente selon la liste de préservation de la preuve en cas de litiges de l'ACIA. Si les documents contiennent de l'information sur des litiges, ils doivent être conservés jusqu'à ce que la cause ait été résolue en cour, que la période de conservation des documents soit terminée et que leur élimination ait été autorisée.

Les notes électroniques téléversées dans une base de données approuvée de l'Agence sont conservées conformément à l'autorisation de disposer de documents 2003/015 de l'ACIA.

Q6 : Qu'est-ce que la « date de la dernière entrée »

R6 : La date de la dernière entrée représente la date à laquelle la dernière inspection a été consignée dans les notes de l'inspecteur. Il peut s'agir des cas suivants :

• L'inspecteur a rempli ou achevé son carnet de notes.
• L'inspecteur a quitté son emploi à l'Agence ou occupe un autre poste à l'Agence.
• L'inspecteur a effectué son dernier téléversement de notes dans une base de données approuvée de l'Agence.

Q7 : Quelle application dois-je utiliser pour prendre des notes électroniques dans mon appareil

R7 : Vous pouvez utiliser l'application OneNote de Microsoft qui est installée dans votre appareil. Il s'agit d'un programme informatique qui permet la collecte de données en format libre et la collaboration entre utilisateurs multiples. Il recueille les notes des utilisateurs (manuscrites ou tapées), les dessins, les saisies d'écran et les commentaires audio. Les notes peuvent être partagées avec d'autres utilisateurs de OneNote par l'entremise d'Internet ou d'un réseau.

Q8 : Avez-vous des exemples de pratiques exemplaires pour la prise de notes

R8 : Voici quelques bonnes pratiques de prise de notes.

• Visibilité : Prenez les notes papier à l'encre, bleue de préférence. Consignez les notes électroniques en texte noir plein, à l'aide d'une police normalisée.
• Nouveaux cas : Pour les notes sur papier, commencez une nouvelle page lorsque vous faites une entrée, de manière à ce que toute l'information contenue dans une page porte sur une même inspection. Pour les notes électroniques, commencez un nouveau cas d'inspection lorsque vous faites une entrée sur un nouveau cas, de manière à ce que toute l'information porte sur la même inspection.
• Erreurs : Pour les notes sur papier, si vous faites une erreur, ne l'effacez pas. Rayez-la d'un seul trait et apposez vos initiales, en indiquant la date et l'heure. En cas d'erreur dans les notes originales, on peut modifier ces dernières en supprimant le mot ou en apportant la correction voulue immédiatement. Cependant, une fois que le document a été fermé ou terminé, on considère que toute modification constitue une « révision » du document original.
• Révision : Si, ultérieurement, il vous revient à l'esprit un détail que vous auriez dû inclure dans vos notes originales, préparez une note fraîche dans votre carnet de notes en papier ou soumettez une version révisée des notes dans la base de données de l'Agence. Les « révisions » doivent inclure un renvoi à la note ou soumission originale. Ainsi, vous protégerez l'intégrité de vos notes en mettant en évidence les modifications apportées aux notes originales.
• Plus d'un inspecteur présent à une inspection : Si plus d'un inspecteur est présent, chaque inspecteur doit consigner et téléverser indépendamment ses propres notes de l'événement dans la base de données. L'inspecteur peut prendre autant de notes qu'il le désire en utilisant, par exemple, la zone de texte réservée à cette fin du formulaire d'inspection électronique (FIE). Il incombe à l'inspecteur en chef de s'assurer que les inspecteurs ont vérifié les renseignements qu'ils ont saisis dans une base de données et de confirmer l'exactitude de ces renseignements. Une fois que toute l'information a été saisie et vérifiée, l'inspecteur en chef ou le superviseur doit clore le dossier pour « verrouiller » les données et empêcher toute modification ultérieure.

Q9 : Comment puis-je téléverser mes notes électroniques dans la base de données de l'ACIA

R9 : Une fois que vous avez terminé vos notes d'inspection, vous pouvez les téléverser directement dans le SGDDI.

Importation de documents dans le SGDDI

Vous pouvez importer un ou plusieurs documents dans le SGDDI au moyen de la commande Importer des fichiers.

1. Assurez-vous que vous êtes dans le SGDDI. Dans le menu Fichier, cliquez sur Importer des fichiers.
2. Dans la boîte de dialogue Ouvrir, repérez puis sélectionnez le ou les documents à importer dans le SGDDI.
3. Cliquez sur le bouton Ouvrir.
4. Dans le formulaire Document électronique, remplissez le profil.
5. Si vous importez plusieurs documents qui comportent les mêmes métadonnées, vous pouvez utiliser l'option Appliquer à tous.
6. Cliquez sur le bouton Enregistrer. On vous recommande de supprimer les documents originaux (le document original qui contient les détails).

Emploi du glisser-déposer

Vous pouvez glisser-déposer n'importe quel document dans le SGDDI à partir d'un lecteur réseau.

1. Affichez le contenu de Mon ordinateur. Ouvrez le lecteur réseau voulu.
2. Repérez le chemin d'accès approprié. Le contenu du répertoire s'affiche dans la partie droite de la fenêtre.
3. Utilisez la méthode glisser-déposer pour insérer les documents dans la bibliothèque CFIA-ACIA du SGDDI.
4. La fiche de document SGDDI s'ouvrira. Remplissez-la, puis cliquez sur Enregistrer.

Téléchargement dans le formulaire d'inspection électronique (FIE) – Les fichiers (photos, vidéos, notes, etc.) peuvent être téléversés dans le FIE à l'aide du champ « Notes ». Consultez le Guide de l'utilisateur du FIE (accès interne seulement) et l'annexe H, « Recording inspection Information » de la Procédure d'inspection normalisée (accès interne seulement).

• 1. Les utilisateurs créent une note avec un titre approprié et, en cliquant sur le bouton Joindre au bas de la note, ils ont l'option de naviguer dans le système avec l'Explorateur Windows et de sélectionner le ou les fichiers qu'ils veulent téléverser.

• 2. Sélectionnez le ou les fichiers que vous voulez télécharger, puis cliquez sur le bouton Ouvrir.

Cliquez sur le bouton Terminé pour sauvegarder la note et la pièce jointe connexe dans le FIE.