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Archivée - Norme de référence programme de contrôle de la certification des exportations

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Cette page a été archivée en raison de l'entrée en vigueur du Règlement sur la salubrité des aliments au Canada. L'information archivée est fournie aux fins de référence, de recherche ou de tenue de dossiers. Elle n'est pas assujettie aux normes Web du gouvernement du Canada, et n'a pas été modifiée ni mise à jour depuis son archivage. Pour obtenir l'information à jour, visitez la page Aliments.

Table des matières

1.0 Objet

Cette norme détaille les exigences concernant la documentation et l'application d'un plan de programme de contrôle de la certification des exportations (PCCE) axé sur les systèmes, visant à garantir que les produits de la pêche destinés à l'exportation respectent le Règlement sur l'inspection du poisson (RIP) et les exigences additionnelles des pays étrangers pouvant s'appliquer. Elle détaille également les dispositions du plan du PCCE prévues pour assurer l'intégrité de la certification demandée.

2.0 Portée

Ce document s'applique :

  1. En totalité, aux personnes et aux entreprises qui demandent ou qui possèdent déjà un permis d'exportation de poisson.
  2. Aux établissements agréés ayant une approche de certification axée sur les systèmes. Seuls les points 5.2, 5.3, 5.4, 5.8, 5.9 et 5.10 de cette norme de référence doivent être intégrés au Programme de gestion de la qualité (PGQ) existant de l'établissement. (Remarque : les points 5.1, 5.5, 5.6 et 5.7 sont déjà pris en charge par le biais du PGQ existant.)

3.0 Définitions

Certificat d'exportation du poisson :
certificat d'inspection reconnu par l'ACIA et délivré à titre de condition d'entrée établie par les autorités compétentes du pays importateur. Le certificat d'exportation de poisson est un document imprimé ou électronique décrivant et certifiant les caractéristiques des expéditions de poisson destinés au commerce international.
Certificat d'inspection :
certificat d'inspection délivré en vertu de la Loi sur l'inspection du poisson (LIP).
Certification :
procédure selon laquelle les organismes de certification officiels ou officiellement reconnus attestent par écrit, ou par un moyen équivalent, que des denrées ou des systèmes de contrôle des aliments sont conformes aux exigences mentionnées. La certification des aliments, peut, selon le cas, s'appuyer sur toute une série de contrôles qui peuvent inclure l'inspection continue sur la chaîne de production, l'audit des systèmes d'assurance-qualité et l'inspection des produits finis.
Certification basée sur les systèmes :
certification axée sur la capacité de l'exportateur à respecter le plan de son programme de contrôle de la certification des exportations.
Certification par lot :
certification conditionnelle à l'inspection d'un lot défini de produits.
Courtier :
personne ou tiers qui achète du poisson ou des produits de la mer pour les revendre sans les transformer.
Établissement agréé :
navire usine-congélateur, barge, usine située à terre, bâtiment ou endroit où du poisson est transformé ou entreposé en vue d'être exporté et qui est agréé par l'ACIA aux termes du RIP.
Établissement licencié :
établissement licencié par l'ACIA en vertu du RIP et dont les activités se limitent à laver, à congeler ou à conditionner du poisson ou des produits de la mer frais ou vivants et non congelés. ou qui entrepose des produits de la pêche finis et prêts à vendre, destinés à l'exportation.
Exigences de certification des pays étrangers :
conditions détaillées sur le certificat reconnu par l'ACIA et qui doivent être respectées pour satisfaire aux exigences des pays étrangers en matière d'importation.
Expédition :
quantité donnée de poisson ou de produits du poisson importée ou exportée par une personne, dans un seul véhicule de transport ou navire.
Mesure de contrôle :
mesure visant à assurer le respect d'une norme, à éliminer un danger ou à le réduire à un niveau acceptable.
Mesures correctives :
procédures à suivre si les résultats des activités de surveillance démontrent un manque de conformité au Règlement sur l'inspection du poisson.
Plan du programme de contrôle de la certification des exportations (PCCE) :
description écrite par l'exportateur des mesures de contrôle et des procédures mises en oeuvre pour garantir que les produits de la pêche exportés respectent le RIP et les exigences additionnelles des pays étrangers, s'il y a lieu.
Programme de gestion de la qualité (PGQ) :
système d'inspection et de contrôle du poisson, y compris des procédures, des inspections et des registres, destiné à contrôler et à documenter la transformation du poisson et la qualité et l'innocuité du poisson transformé, du poisson destiné à l'exportation et du poisson importé au Canada (article 2, RIP).
Surveillance :
observation ou mesure planifiée d'un paramètre à un moment ou dans un lieu donné, comparée par la suite à une norme ou à une exigence.

4.0 Outils de référence

Règlement sur l'inspection du poisson

Information sur les exportations par administration

Manuel d'inspection des produits du poisson, chapitre 10, Certification du poisson et des produits du poisson

5.0 Éléments du plan du programme de contrôle de la certification des exportations (PCCE)

Les établissements agréés pourront consulter leur programme de gestion de la qualité (PGQ) pour les éléments adressés par leur PGQ.

5.1 Rôles et responsabilités de la direction

Élément traité par les plans PGQ en ce qui concerne les établissements agréés.

Objectif

La direction doit identifier et soutenir la personne responsable de la conception, mise en oeuvre et tenue à jour du PCCE.

L'engagement et le support de la direction est essentiel afin d'assurer la conception, la mise en oeuvre et de la tenue à jour efficaces du PCCE.

Exigences

5.1.1 Personne responsable

Le plan du PCCE doit indiquer le nom ou le poste des personnes ou des fournisseurs de services qui ont conçu le programme et leurs qualifications.

Il doit également donner le nom ou le titre de la personne chargée de la mise en oeuvre et de la tenue à jour du programme, l'adresse et le numéro de téléphone professionnels permettant de la rejoindre au Canada, ainsi que ses qualifications.

5.1.2 Engagement de la direction

La direction doit veiller à ce que le plan du PCCE soit conçu, mis en oeuvre et tenu à jour par du personnel compétent.

Ce plan doit contenir une attestation des membres de la direction indiquant qu'ils sont responsables de veiller à la conformité de la conception et de la mise en oeuvre du PCCE conformément à la norme de référence, et affirmant qu'ils appuient entièrement le programme.

Le PCCE doit également être signé par un membre de la haute direction ou par le propriétaire de l'entreprise, et s'il s'agit d'une autre personne, du ou de la responsable de la mise en oeuvre et de la mise à jour du plan, qui atteste ainsi de son plein appui à ce dernier.

5.2 Exigences des pays étrangers

Objectif

Il faut déterminer les exigences des pays étrangers concernant l'importation pour assurer que les exportations s'y conforment.

Exigences

Les exportateurs doivent déterminer les exigences d'importation des pays étrangers s'appliquant au poisson et aux produits de la mer qu'ils souhaitent expédier.

5.2.1 Poissons et produits de la mer destinés à l'exportation

Le PCCE doit décrire le poisson et les produits de la mer destinés à l'exportation pour lesquels des certificats d'exportation sont exigés. Il doit inclure :

5.2.2 Exigences de certification des pays étrangers

Pour chaque type de produit destiné à l'exportation, la PCCE doit indiquer :

5.2.3 Exigences des pays étrangers concernant l'admissibilité des établissements

Pour chaque pays d'exportation, le plan du PCCE doit indiquer, s'il y a lieu, les exigences des pays étrangers concernant l'admissibilité des établissements de production de poisson et de produits de la mer. Par exemple :

Mesures de contrôle

Le plan du PCCE doit décrire :

Exigences en matière de mesures correctives

Le plan du PCCE doit décrire le système de mesures correctives à suivre pour les situations dans lesquelles les exigences des pays étrangers n'ont pas été respectées. Ce système doit comprendre des mesures correctives prises visant à rétablir la conformité aux exigences et à éviter que la situation ne se reproduise.

5.3 Conformité des produits

Élément traité par les plans PGQ en ce qui concerne les établissements agréés. Les établissements agréés n'ont besoin de traiter que les normes de produits étrangères qui dépassent les normes canadiennes ou pour lesquelles il n'existe aucune norme canadienne, ces dernières étant déjà prises en charge dans le PGQ.

Objectif

Le poisson et les produits de la mer exportés respectent les normes canadiennes et étrangères

Le respect des exigences canadiennes est assuré par la mise en oeuvre, la tenue à jour et la vérification des mesures de contrôle concernant la transformation, l'entreposage, la manipulation et le transport du poisson et des produits de la mer conformément au Règlement sur l'inspection du poisson.

L'analyse des produits permet de respecter les exigences de certification des pays étrangers concernant les normes sur le poisson ou les produits de la mer qui dépassent les normes canadiennes ou pour lesquelles ces dernières sont inexistantes.

Exigences

L'exportateur doit veiller à ce que la totalité du poisson et des produits de la mer exportés respectent les normes canadiennes et étrangères.

5.3.1 Normes de produits Note de bas de page 2

Le plan du PCCE doit indiquer les normes auxquelles le poisson ou les produits de la mer doivent se conformer aux :

  1. normes chimiques et microbiologiques, s'il y a lieu :
  2. exigences concernant l'étiquetage :
    • Les exigences canadiennes en vigueur sur l'étiquetage, détaillées au chapitre 15 du Guide d'étiquetage et de publicité sur les aliments.
    • Les exigences étrangères sur l'étiquetage détaillées dans les attestations du certificat (p. ex., numéro d'enregistrement).
  3. Les normes concernant l'évaluation organoleptique et le contenu net :

5.3.2 Inspections des produits pour vérifier les mesures de contrôle du PCCE

Le poisson et les produits de la mer peuvent être inspectés par l'exportateur dans le but de vérifier la mise en oeuvre et l'efficacité des mesures de contrôle en place pour assurer la conformité du poisson et des produits de la mer avec les exigences canadiennes et étrangères.

L'inspection peut être effectuée à l'interne lorsque des procédures et des méthodes acceptées par l'ACIA sont utilisées.

5.3.3 Inspections des produits pour vérifier la conformité du poisson ou des produits de la mer destinés à l'exportation

Le poisson et les produits de la mer doivent être inspectés dans les cas suivants :

Dans ce cas, des échantillons de poisson et de produits de la mer doivent être prélevés en vue de l'inspection, conformément aux procédures détaillées dans le Manuel des normes et méthodes, le Manuel d'inspection des produits du poisson ou d'autres procédures équivalentes.

Des contrôles physiques, comme une évaluation organoleptique et l'analyse du contenu net, doivent être effectués conformément au Manuel des normes et des méthodes pour les produits du poisson et au Manuel d'inspection des produits du poisson de l'ACIA, ou de procédures équivalentes.

Des analyses microbiologiques et chimiques doivent être effectuées par un laboratoire agréé par le Conseil canadien des normes (CCN) ou par la Canadian Association for Laboratory Accreditation (CALA) (anglais seulement). Les résultats d'analyses provenant des laboratoires agréés par le CCN ou la CALA sont reconnus officiellement par l'ACIA. En vertu du RIP, il est interdit de réinspecter le poisson ou les produits de la mer portant ou contenant des substances toxiques ou nocives (il est interdit d'analyser à nouveau l'échantillon prélevé ou d'en prélever un autre du lot à analyser).

5.3.4 Programme d'assurance-qualité des fournisseurs

Les courtiers peuvent concevoir et mettre en oeuvre une entente d'assurance-qualité des fournisseurs (AQF) avec chaque fournisseur (établissement agréé ou licencié) en leur demandant de procéder à l'analyse des produits pour en assurer la conformité avec les normes étrangères sur le poisson ou les produits de la mer.

L'AQF doit respecter les critères de l'entente acceptable d'assurance-qualité des fournisseurs de l'ACIA

Mesures de contrôle

Le plan du PCCE doit décrire :

Exigences en matière de mesures correctives

Le plan du PCCE doit décrire le système de mesures correctives à suivre pour régler les situations dans lesquelles les exigences n'ont pas été respectées. Ce système doit comprendre des mesures correctives visant à rétablir la conformité aux exigences et à éviter que la situation ne se reproduise.

5.4 Certification

Objectif

Les exportateurs doivent assurer l'intégrité des certificats demandés.

Exigences

Les certificats doivent être demandés avant l'envoi d'une expédition.

Les certificats doivent être demandés par le pays de destination et reconnus par l'ACIA.

Il n'est possible de demander des certificats que lorsque le poisson ou les produits de la mer se conforment à toutes les exigences applicables du pays importateur et du RIP.

Les renseignements fournis ou remplis pour la certification doivent être complets et décrire de manière précise l'expédition.

Les expéditions doivent être accessibles en vue d'une inspection de l'ACIA.

5.4.1 Demandes de certificat

Lors de la demande de signature d'un certificat par l'ACIA, il faut remplir ou fournir les renseignements suivants :

5.4.2 Certificats de remplacement

Il est possible de demander un certificat de remplacement dans les cas suivants :

Il n'est possible de demander un certificat de remplacement que lorsque l'intégrité des stocks destinés à l'exportation a été protégée et qu'ils n'ont pas encore été importés dans un pays étranger.

Les demandes concernant des stocks destinés à l'exportation qui ne sont plus accessibles en vue d'une inspection au Canada mais qui n'ont pas encore été exportés vers un pays étranger doivent être accompagnées d'une lettre d'explication des faits (description, dates et lieu) ayant entraîné la demande.

Le premier certificat est considéré nul et doit être renvoyé à l'ACIA. Une explication écrite doit être envoyée à l'ACIA lorsque le certificat ne peut pas être renvoyé.

Une copie du premier certificat d'origine, le certificat de remplacement délivré et l'explication écrite doivent être portés au dossier.

Mesures de contrôle

Le plan du PCCE doit décrire :

Exigences en matière de mesures correctives

Le plan du PCCE doit décrire le système de mesures correctives à suivre pour régler les situations dans lesquelles les exigences n'ont pas été respectées. Ce système doit comprendre des mesures correctives prises visant à rétablir la conformité aux exigences et à éviter que la situation ne se reproduise.

5.5 Traçabilité

Élément traités par les plans PGQ en ce qui concerne les établissements agréés.

Objectif

Il faut informer l'ACIA lorsqu'il est établi que du poisson ou des produits de la mer exportés constituent un danger pour le public.

Il doit être possible d'accéder rapidement aux renseignements relatifs à la distribution du poisson et des produits de la mer exportés pour permettre leur rappel rapide au cas où ils constitueraient un danger pour le public.

5.5.1 Comptabilisation des lots

Exigences

Les exportateurs doivent pouvoir identifier tous les certificats qui leur sont délivrés par l'ACIA, le poisson ou les produits de la mer certifiés par chaque certificat et le statut des lots certifiés (en stock ou exportés). Il doit être possible de suivre la distribution du poisson et des produits de la mer exportés jusqu'à la première destination d'envoi pour permettre leur rappel rapide au cas où ils constitueraient un danger pour le public.

Dans cet objectif, il faut conserver les renseignements suivants pour chaque stock destiné à l'exportation ayant été certifié par l'ACIA.

Les certificats de remplacement délivrés par l'ACIA doivent être associés au premier certificat qui a été annulé.

5.5.2 Vérification et notification concernant la santé et la salubrité

Exigences

En cas de réception de renseignements ou de plaintes mettant en doute la salubrité du poisson ou des produits de la mer exportés, il faut vérifier leur validité pour déterminer si les produits constituent un danger pour le public.

Si l'enquête indique qu'il y a risque pour le public, l'ACIA doit en être avisée dans les 24 heures.

Les renseignements suivants doivent être conservés au dossier et présentés à l'ACIA dans le cas où il est établi que le poisson ou les produits de la mer constituent un danger pour le public :

Mesures de contrôle

Le plan du PCCE doit décrire :

Exigences en matière de mesures correctives

Le plan du PCCE doit décrire le système de mesures correctives à suivre pour régler les situations dans lesquelles les exigences n'ont pas été respectées. Ce système doit comprendre des mesures correctives prises visant à rétablir la conformité aux exigences et à éviter que la situation ne se reproduise.

5.6 Établissements agréés de production de poisson et de produits de la mer vivants ou fraisNote de bas de page 3

Élément traités par les plans PGQ en ce qui concerne les établissements agréés.

Objectif

Les établissements doivent protéger le poisson et les produits de la mer contre la contamination et préserver leur qualité et leur salubrité.

Exigences

Le poisson et les produits de la mer doivent être protégés de la contamination et de la contamination croisée provenant de l'équipement, de l'eau, de l'air ou du personnel et de toute autre source, y compris des insectes et des animaux nuisibles. Il faut également préserver la qualité et la salubrité du poisson et des produits de la mer.

5.6.1 Modes de transport et équipement

Les modes de transport et l'équipement utilisés pour décharger et traiter du poisson vivant ou frais doivent être fabriqués et entretenus de manière à ce qu'ils ne deviennent pas une source de contamination potentielle. L'équipement doit être fabriqué à l'aide de matières non corrosives et non poreuses afin qu'il puisse être nettoyé et désinfecté. En outre, il doit respecter les exigences suivantes :

5.6.2 Exigences applicables aux établissements

L'établissement est construit de manière à :

Les matériaux de construction et d'emballage ainsi que les produits chimiques non alimentaires utilisés pour construire et exploiter l'établissement et l'équipement doivent être conçus pour l'usage auxquels ils sont destinés. Les matériaux et les produits chimiques non alimentaires énumérés dans la Liste de référence pour les matériaux de construction, les matériaux d'emballage, et les produits chimiques non alimentaires acceptés ont été jugés acceptables par l'ACIA pour une utilisation dans des établissements alimentaires. Tous les produits chimiques non alimentaires doivent porter une étiquette lisible indiquant leur emploi, entreposés dans un endroit adapté et utilisés uniquement par des personnes formées à cet égard ou d'une manière qui interdit toute contamination des produits de la pêche ou des surfaces de contact.

L'établissement doit respecter les exigences suivantes quant à la construction et à l'équipement :

5.6.3 Assainissement et hygiène personnelle

Les établissements doivent concevoir un programme d'assainissement et d'hygiène prévoyant que tous les employés de l'établissement ou les utilisateurs des modes de transport et de l'équipement adoptent de bonnes pratiques d'assainissement et d'hygiène, et que l'établissement, les sols, l'équipement et les modes de transport soient entretenus dans de bonnes conditions de propreté et d'hygiène et sans contamination sérieuse, insectes ou animaux nuisibles.

L'équipement et les fournitures de nettoyage et de désinfection doivent être suffisants pour appliquer le programme d'assainissement à la lettre. Les produits chimiques servant au nettoyage et à la désinfection ne doivent pas contaminer les produits alimentaires.

Il est interdit à quiconque qui est porteur d'une maladie susceptible d'être transmise par les aliments ou souffre de plaies infectées, d'infections de la peau, de lésions, de diarrhée ou d'une maladie contagieuse de travailler dans une zone de manutention établissement agréé, s'il existe un risque de contamination du poisson par des organismes pathogènes.

Le programme d'assainissement et d'hygiène doit indiquer :

5.6.4 Lutte antiparasitaire

L'établissement doit être exempt d'animaux nuisibles.

5.6.5 Analyse des dangers

À chaque étape, il faut procéder à une analyse des dangers, depuis la prise du poisson ou des produits de la mer jusqu'à leur transport en vue de l'exportation. Une feuille de travail d'analyse des dangers ou un système équivalent doit être utilisé pour organiser et consigner l'analyse.

Tous les dangers potentiels (biologiques, chimiques, physiques) pouvant exister ou s'introduire doivent être recensés pour chaque étape, ainsi que l'importance des dangers exposés (c.-à-d. des remarques sur la gravité, la probabilité qu'ils se manifestent ou qu'ils s'aggravent jusqu'à devenir non acceptable). Des explications doivent être données lorsqu'un danger est recensé mais jugé non important.

Chaque fois qu'un danger est jugé important, une analyse des risques et maîtrise des points critiques (HACCP) doit être effectuée et consignée, ainsi que l'étape du processus à laquelle il a été considéré comme un point critique (CCP). Pour chaque CCP :

Les actions correctives doivent être établies pour corriger les écarts par rapport aux limites critiques, écarts recensés lors de la surveillance d'un CCP. Les mesures correctives doivent recenser et corriger la défaillance ayant entraîné l'écart, recenser et mettre à l'écart les produits touchés et éviter ou réduire la probabilité que la situation se reproduise.

Des procédures de vérification, comme l'examen des dossiers ou des analyses supplémentaires, doivent être établies pour mettre à l'épreuve la mise en oeuvre du plan HACCP.

Les dossiers concernant les activités de surveillance du CCP, les mesures correctives et les vérifications effectués doivent être tenus à jour. La personne qui en est responsable doit y apposer ses initiales ou les signer, et les dater.

Mesures de contrôle

Le plan du PCCE doit décrire le processus adopté pour vérifier les points suivants et indiquer la personne qui en est responsable :

Exigences en matière de mesures correctives

Le plan du PCCE doit décrire le système de mesures correctives à suivre pour régler les situations dans lesquelles les exigences n'ont pas été respectées. Ce système doit comprendre des mesures correctives prises visant à rétablir la conformité aux exigences et à éviter que la situation ne se reproduise.

5.7 Entreposage et transport des expéditions

Élément traités par les plans PGQ en ce qui concerne les établissements agréés.

Objectif

Les stocks destinés à l'exportation doivent être protégés contre la contamination, et leur qualité et leur salubrité doivent être préservées pendant l'entreposage et le transport.

Les stocks destinés à l'exportation doivent être entreposés et transportés dans des conditions de salubrité évitant leur perte ou leur substitution.

Exigences

Les expéditions doivent être entreposés et transportés dans des conditions conformes au Règlement sur l'inspection du poisson.

Les murs, les sols et les plafonds des installations d'entreposage et de transport, le cas échéant, doivent être fait de matériaux adaptés, résistants à la corrosion, et dont il est possible de drainer convenablement les surfaces lisses et non absorbantes.

Les expéditions doivent être protégés contre la contamination, l'exposition aux températures extrêmes, le soleil et le vent.

La qualité et la salubrité du poisson et des produits de la mer doivent être préservées depuis le moment de la prise jusqu'au transport en passant par le chargement, le déchargement et la manipulation.

Le poisson vivant doit être entreposé et transporté à des températures adaptées à l'espèce.

Le poisson et les produits de la mer frais doivent être conservés à une température proche de 0° C. Le refroidissement mécanique devrait permettre la libre circulation de l'air froid autour du poisson ou des produits de la mer.

Mesures de contrôle

Le plan du PCCE doit décrire le processus du maintien de l'intégrité, de la qualité et de la salubrité du poisson et des produits de la mer lors de leur chargement, de leur entreposage et de leur transport, et indiquer la personne qui en est responsable.

Exigences en matière de mesures correctives

Le plan du PCCE doit décrire le système de mesures correctives à suivre pour régler les situations dans lesquelles les exigences n'ont pas été respectées. Ce système doit comprendre des mesures correctives prises visant à rétablir la conformité aux exigences et à éviter que la situation ne se reproduise.

5.8 Vérification et mise à jour du plan du PCCE

Les établissements agréés doivent mettre à jour leurs plans PGQ en y intégrant cet élément.

Objectif

Le plan du PCCE doit être tenu à jour et appliqué pour assurer la conformité du poisson ou des produits de la mer exportés ainsi que des certificats d'exportation délivrés.

Exigences

Il faut vérifier le plan du PCCE pour démontrer que les contrôles sont à jour, qu'ils respectent les exigences et qu'ils assurent efficacement l'intégrité de la certification du poisson ou des produits de la mer.

5.8.1 Mise à jour continue

Le plan doit être mis à jour dans les cas suivants :

5.8.2 Examen annuel

Tous les éléments du plan du PCCE doivent être révisés chaque année dans le but de vérifier qu'il respecte les exigences et qu'il est efficace pour assurer la conformité du poisson ou des produits de la mer exportés ainsi que des certificats d'exportation délivrés.

Mesures de contrôle

Le plan du PCCE doit décrire le processus de sa propre mise à jour continue et indiquer la personne qui en est responsable.

Le plan du PCCE doit décrire le processus de son propre examen annuel, visant à vérifier qu'il est à jour, qu'il respecte les exigences et qu'il est efficace, et indiquer la personne qui en est responsable.

Exigences en matière de mesures correctives

Le plan du PCCE doit décrire le système de mesures correctives à suivre pour régler les situations dans lesquelles les exigences n'ont pas été respectées. Ce système doit comprendre des mesures correctives visant à rétablir la conformité aux exigences et à éviter que la situation ne se reproduise.

5.9 Surveillance

Les établissements agréés doivent mettre à jour leurs plans PGQ en y intégrant cet élément.

Les mesures de contrôle associées aux points 5.1 à 5.8 doivent faire l'objet d'une surveillance pour vérifier qu'elles sont constamment mises en oeuvre à la lettre et qu'elles sont appliquées.

Le PCCE doit décrire les procédures de surveillance employés pour veiller à ce que les mesures de contrôle soient correctement et uniformément appliquées. Ces procédures doivent décrire clairement la cible de la surveillance, la méthode utilisée et la fréquence, et indiquer la personne qui en est responsable. La fréquence donnée pour chaque activité de surveillance doit être suffisante pour que la norme soit respectée.

5.10 Tenue des dossiers et des documents

Les établissements agréés doivent mettre à jour leurs plans PGQ en y intégrant cet élément.

Objectif

Les dossiers doivent être tenus de sorte à montrer que le plan du PCCEest efficace, qu'il est mis en oeuvre comme prévu, qu'il est en mesure de relever les problèmes et qu'il est à jour.

5.10.1 Dossiers concernant le plan du PCCE

Exigences

Des dossiers sur la mise en oeuvre, la surveillance et la vérification du plan du PCCE doivent être conservés.

Ils doivent être à jour, lisibles, compréhensibles, facilement accessibles et classés dans un seul endroit, de manière à protéger leur intégrité.

Les dossiers conservés doivent prouver que le plan du PCCE est efficace, qu'il est mis en oeuvre comme prévu, qu'il est en mesure de relever les problèmes et qu'il est à jour.

Des exemplaires des documents vierges mentionnés dans les activités de surveillance, de vérification et de mesures correctives du plan du PCCE doivent être classés avec les dossiers.

Si un système de dossiers informatiques est utilisé, des contrôles spéciaux doivent être conçus pour leur création et leur tenue, ainsi que pour les signatures électroniques.

Les dossiers doivent être conservés au moins trois ans.

5.10.2 Modifications du plan du PCCE

Exigences

Un registre de toutes les modifications apportées au plan du PCCE doit être conservé pour garantir que les documents sont à jour et exacts.

Le registre des modifications doit mentionner les documents historiques des trois dernières années.

Mesures de contrôle

Le plan du PCCE doit décrire le processus de modification aux plans et de consignation des modifications et indiquer la personne qui en est responsable.

Le plan du PCCE doit indiquer l'adresse au Canada à laquelle tous les dossiers et tous les documents concernant le plan du PCCE sont conservés.

Exigences en matière de mesures correctives

Le plan du PCCE doit décrire le système de mesures correctives à suivre pour régler les situations dans lesquelles les exigences n'ont pas été respectées. Ce système doit comprendre des mesures correctives prises visant à rétablir la conformité aux exigences et à éviter que la situation ne se reproduise.

Date de modification :