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Manuel d'audit du Programme canadien d'échantillonnage des grains

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Renseignements et révision

Cette directive sera mise à jour au besoin. Pour de plus amples renseignements ou des éclaircissements, veuillez communiquer avec l'Agence canadienne d'inspection des aliments (ACIA).

Pour toute question touchant le document, communiquer avec la Section des grandes cultures et pommes de terre de l'agence canadienne d'inspection des aliments.

Approbation

Approuvé par :

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Gestionnaire national de la section des grandes cultures et pommes de terre
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Date

Introduction

Le présent Manuel d'audit du Programme canadien d'échantillonnage des grains vient compléter la directive D-10-02 de l'ACIA, intitulée Programme canadien d'échantillonnage des grains (PCEG). Le manuel d'audit est destiné aux auditeurs et décrit les exigences s'appliquant à l'audit et à l'autorisation des :

Les établissements ou les tiers (une entreprise ou une personne qui prélève des échantillons de grains ou de produits du grain aux fins d'exportation au nom d'un exportateur, et qui n'a aucun intérêt financier dans la transformation ou l'expédition des grains ou des produits du grain) souhaitant être autorisés à participer au PCEG sont appelés « entreprises » dans le présent document.

Portée

Le présent document décrit les critères et les procédures servant à auditer et autoriser les entreprises à l'égard de leur participation au PCEG. Il fournit également des lignes directrices sur la manière de déterminer la conformité aux exigences du PCEG.

Références

Définitions, abréviations et acronymes

Les définitions des termes utilisés dans le présent document se trouvent dans le Glossaire des termes utilisés en protection des végétaux.

1.0 Audit et examen des documents

1.1 Audits du PCEG

Le système de gestion de la qualité est un mode de fonctionnement qui incorpore la structure organisationnelle, les procédures, les procédés (procédure du système qualité, manuel(s) du système qualité, protocoles de contrôle de la qualité, procédures d'audit, etc.) et les ressources nécessaires à la mise en œuvre de la gestion de la qualité. Le système de gestion de la qualité sert à garantir que les échantillons prélevés à des fins phytosanitaires respectent les critères établis par l'ACIA. L'entreprise doit décrire par écrit les méthodes utilisées dans le cadre de son système de gestion de la qualité afin de satisfaire aux conditions du PCEG. Cette description constitue le manuel système de gestion de la qualité de l'entreprise, appelé manuel dans la suite du présent document. Les renseignements supplémentaires que les tiers échantillonneurs devront saisir dans leur manuel sont différents de ceux des échantillonneurs d'établissement (par exemple, le lieu où les échantillons peuvent être prélevés, les types d'équipement d'échantillonnage qui peuvent être utilisés, si les échantillonneurs utilisent leur propre équipement d'échantillonnage ou l'équipement appartenant à l'établissement).

Chaque audit comprend un examen de la documentation et un volet pratique. L'examen de la documentation vise à garantir que l'entreprise répond aux exigences décrites dans la directive D-10-02 et est exploitée dans les limites des instructions de son manuel. Le volet pratique de l'audit a lieu sur place, c'est-à-dire à l'endroit où l'échantillonnage est effectué.

1.2 Audit d'évaluation

Avant d'autoriser l'entreprise à participer au PCEG, l'auditeur de l'ACIA procède à un audit d'évaluation. L'audit d'évaluation est un examen systématique visant à vérifier la capacité de l'entreprise à respecter les exigences du PCEG, conformément à son manuel. L'entreprise qui passe l'audit d'évaluation avec succès reçoit une copie de la demande de participation approuvée indiquant un numéro d'identification unique du PCEG (Annexe 1; D-02-10). Si l'audit d'évaluation révèle des lacunes visant le manuel, le gestionnaire de l'entreprise reçoit des précisions sur les lacunes qui devront être comblées avant que l'entreprise soit autorisée à participer au PCEG. Utilisez le rapport d'audit situé à l'Annexe 1 du document R-006 et consignez les lacunes dans le rapport d'audit détaillé. Des audits d'évaluation additionnels peuvent être nécessaires afin de vérifier la correction des lacunes identifiées lors de l'audit d'évaluation initial. Si l'audit d'évaluation détermine que l'entreprise peut être approuvée pour participer au PCEG, l'entreprise recevra le formulaire de demande rempli et signé contenant le numéro PCEG de l'entreprise (une lettre d'approbation est facultative).

Il est possible que certains points de la liste de contrôle d'audit ne puissent être pleinement évalués au moment de l'audit d'évaluation, mais l'entreprise doit toujours être en mesure de démontrer qu'elle connaît les exigences (c'est-à-dire, orienter l'auditeur tout au long du processus à respecter).

1.3 Audit des systèmes

L'ACIA doit examiner la structure organisationnelle, les procédures, les procédés et les ressources utilisés par l'entreprise pour mettre en œuvre le PCEG. L'audit des systèmes est réalisé par l'ACIA au moins une fois par année, mais il se peut qu'il soit plus fréquent, à la discrétion de l'ACIA, si des problèmes de conformité surviennent.

L'audit des systèmes évaluera la mesure dans laquelle l'entreprise est conforme aux exigences du PCEG et comportera un examen du manuel et des registres de l'entreprise. Des audits de suivi peuvent ensuite être réalisés à l'égard des mesures correctives prises par l'entreprise et exigées par l'ACIA. Le moment où a lieu l'audit des systèmes dépend de l'activité de l'entreprise au cours de l'année. L'ACIA remettra un rapport d'audit du PCEG (Annexe 1) dans le cadre de l'audit des systèmes.

Dans les cas où une installation ne peut pas soumettre d'échantillons au cours de l'année, mais souhaite maintenir sa participation au PCEG, tous les aspects de la liste de contrôle d'audit peuvent ne pas être pleinement évalués au moment de l'audit du système. Cependant, l'entreprise doit toujours être en mesure de pour démontrer qu'ils connaissent les exigences (c'est-à-dire guider l'auditeur tout au long du processus qui sera suivi).

2.0 Non-conformité

Les activités ou produits se révélant non conformes au PCEG sont considérées comme des non-conformités. Les non-conformités peuvent être détectées durant les audits internes effectués par l'entreprise, durant un audit réalisé par l'ACIA, ou en dehors du cadre des audits de l'ACIA/entreprise (par exemple, problèmes liés aux échantillons ou au processus d'échantillonnage). L'ACIA doit présenter une Demande de mesures correctives (DMC) pour chaque non-conformité relevée au cours de l'audit (Annexe 2). Les non-conformités identifiées en dehors du cadre d'un audit peuvent être consignées aux fins d'évaluation lors de l'audit suivant si elles sont mineures, ou traitées immédiatement si elles sont majeures ou critiques (suspension automatique). L'entreprise peut avoir besoin d'apporter des changements à leur manuel dans le cadre de leur réponse à la DMC. Les observations portant sur des changements ou des améliorations suggérés pour le manuel ou les procédures de l'entreprise sont notées dans le rapport d'audit détaillé du PCEG (Annexe 1).

Chaque non-conformité faisant l'objet d'une DMC doit être classée comme étant critique, majeure ou mineure. Le nombre et la catégorie des non-conformités constatées déterminent la nouvelle situation de l'entreprise et la fréquence des audits subséquents. Les DMC associées à chaque audit de chaque entreprise sont numérotées consécutivement. Le format de numéro de DMC recommandé est la date à laquelle l'audit a commencé, suivie d'une série consécutive de numéros liés aux DMC. Par exemple : 2021-10-12-01, 2021-10-12-02, etc. La classification des non-conformités doit être fondée sur une évaluation du risque qui y est associé et sur le fait que l'intégrité du PCEG a été ou non compromise.

Chaque DMC doit donner lieu à un plan d'action proposé par l'entreprise. Ce plan doit comprendre une description détaillée des mesures que l'entreprise compte prendre pour empêcher la récurrence des éléments non conformes ainsi qu'un échéancier pour la mise en œuvre de ces mesures. L'auditeur doit approuver le plan d'action et vérifier sa mise en œuvre. Si l'entreprise ne met pas en œuvre le plan d'action approuvé, sa participation au PCEG peut être suspendue.

3.0 Suspension

Avant qu'une entreprise soit suspendue du PCEG, l'auditeur doit consulter l'agent régional de programme et leur superviseur. Si l'entreprise est suspendue, elle recevra un Avis de suspension de la participation au Programme canadien d'échantillonnage des grains (Annexe 3), et son nom sera retiré de la liste des participants au PCEG .

Une entreprise qui a été suspendue peut en tout temps demander de participer à nouveau au PCEG à condition qu'un rapport détaillant les mesures correctives prises pour remédier aux non conformités antérieures soit joint au formulaire de demande (Annexe 1). L'ACIA réalisera un audit d'évaluation afin de vérifier si les mesures correctives sont pertinentes et d'examiner son manuel. Si l'entreprise est approuvée, l'ACIA la re-affichera sur la liste interne des participants au PCEG.

Les entreprises suspendues ne peuvent pas soumettre les échantillons pour la certification phytosanitaire à l'ACIA ou par l'intermédiaire du Programme de laboratoires autorisés pour l'analyse des grains à l'exportation (PLAAGE). La seule option disponible pour l'échantillonnage des exportations sera l'échantillonnage des produits par l'ACIA ou par un tiers échantillonneur participant au PCEG.

4.0 Rôles et responsabilités

4.1 Entreprise

Les responsabilités de l'entreprise sont les suivantes :

4.2 Auditeur

Les responsabilités de l'auditeur sont les suivantes :

4.3 Agent régional de programme – ACIA

Les responsabilités de l'agent régional de programme sont les suivantes :

5.0 Marche à suivre pour les audits du PCEG

Le processus d'audit des entreprises comprend 6 étapes distinctes, illustrées dans le diagramme ci-dessous, et chaque étape comprend plusieurs opérations. Le présent manuel fournit à l'auditeur des directives sur la marche à suivre à chaque étape du processus.

Les 6 étapes du processus d'audit du PCEG sont les suivantes :

Étape 1 – Préparation de l'audit

Entreprendre l'audit (auditeur)

Déterminer la portée de l'audit

Fixer un rendez-vous avec l'entreprise

Examiner la réglementation et les documents de référence en vigueur

Réunir les documents, les outils et l'équipement de protection requis pour l'audit

Étape 2 – Cueillette de l'information

Procéder à la rencontre initiale

Cueillette de l'information nécessaire à l'audit

Examen des procédures de l'entreprise

Examen des registres de l'entreprise

Entrevues auprès des employés de l'entreprise

Observation des conditions d'exploitation de l'entreprise et des pratiques utilisées

Inscrire les commentaires d'audit sur le rapport d'audit du PCEG

Relever les non-conformités qui nécessitent des mesures immédiates

Étape 3 – Détermination du niveau de conformité

Non-conformité critique

Non-conformité majeure

Non-conformité mineure

Observation

Statut de l'entreprise

Étape 4 – Communication des résultats de l'audit

Procéder à la rencontre de clôture

Remplir les formulaires d'audit

Émettre les demandes de mesures correctives

Étape 5 – Audit de suivi (si nécessaire)

Préparer l'audit de suivi visant à réévaluer les non conformités relevées

Les tâches suivantes doivent être accomplies avant l'audit de suivi :

Réaliser l'audit de suivi visant à réévaluer les non conformités relevées

Audit de suivi – Mise en œuvre inacceptable des mesures correctives

Audit de suivi – Mise en œuvre acceptable des mesures correctives

Étape 6 – Conclusion de l'audit et classement du dossier

Classer le dossier de l'audit

Le dossier de l'audit et toute partie de celui-ci peuvent être conservés en format électronique où en copie papier. Une fois l'audit terminé, examiner le dossier pour s'assurer qu'il contient tous les documents pertinents requis pour étayer l'audit, notamment les documents suivants :

Annexe 1 - Rapport d'audit du Programme canadien d'échantillonnage des grains et Rapport d'audit détaillé Programme canadien d'échantillonnage des grains

Le Rapport d'audit du programme canadien d'échantillonnage des grains

Cliquez sur l'image pour l'agrandir
Formulaire - Le Rapport d'audit du PCEG. Description ci-dessous.

Description du formulaire : Rapport d'audit du Programme canadien d'échantillonnages des grains

Rapport d'audit- Programme canadien d'échantillonnage des grains, rapport numéro, évaluation ou système

Nom de l'entreprise, adresse, numéro de téléphone

Numéro d'identification PCEG, date de l'audit, gestionnaire de l'entreprise, auditeurs(s) de l'ACIA

Autres représentants de l'entreprise présents au moment de l'audit :

Portée et objectifs de l'audit

L'objectif de cet audit est de garantir la conformité aux exigences de la D-10-02, Programme canadien d'échantillonnage des grains. La portée de l'audit est de vérifier que le personnel de l'entreprise, les procédures et les registres sont en place pour garantir que les échantillons pris par l'entreprise répondent aux exigences à respecter sur lesquels se fonde l'ACIA pour délivrer les certificats phytosanitaires.

Pour un audit d'évaluation : Voir le rapport d'audit détaillé ci-joint pour les lacunes qui doivent être comblées avant d'autoriser la participation.

Pour un audit de système : Toutes observations ou non-conformités sont documentées et cotée en fonction de leur impact sur l'intégrité du programme. Les non-conformités Critique, Majeure et Mineure sont résumés ci-dessous et documentés dans les demandes de mesures correctives ci-jointes. Les observations sont numérotées et documentées dans le rapport d'audit détaillé. Les observations non résolues peuvent affecter le statut de l'entreprise dans des audits subséquents.

Documents de référence

D-10-02, programme canadien d'échantillonnage des grains (PCEG), date

R-006, Manuel d'audit du Programme canadien d'échantillonnage des grains, date

Manuel du PCEG de : ,date

Dernier rapport d'audit de système numéro : ,date

Rapport d'Audit détaillé, voir page , du rapport ci-joint.

Sommaire des résultats de l'audit de système

Type, description (choisissez table/insère rang afin d'ajouter une rang, numéro de DMC

Commentaires

Statut de l'entreprise, approuvée, standard, en révision

Auditeur de l'ACIA, signature, date aaa-mm-jj

Cc,  autres auditeurs,  agent de programme

Date de version août 2021

Le Rapport d'audit détaillé Programme canadien d'échantillonnage des grains

Cliquez sur l'image pour l'agrandir
Formulaire - Le Rapport d'audit détaillé PCEG (partie 1). Description ci-dessous.
Formulaire - Le Rapport d'audit détaillé PCEG (partie 2). Description ci-dessous.

Description du formulaire - Rapport d'audit détaillé Programme canadien d'échantillonnage des grains

Rapport d'audit détaillé

Entreprise

Numéro de PCEG

Audit numéro

Date

Titre

S=Satisfaisant; CR=Critique; MJ=Majeure; MN=Mineure; OB=Observation

Ce tableau contient 5 sections principales, chacune composé de 5 colonnes. Les titres des colonnes sont :

  • sectionM
  • descriptionM
  • coteM
  • commentaireM
  • numéro de Demande de mesures correctives (DMC)M

Un exemple est fourni sur la façon de remplir le rapport.

Section : 3.3.1
Description : Les registres de formation sont complets
Cote : MN
Commentaires : Formation d'un échantillonneur non inscrit dans les registres
Numéro de DMC : 1

Exigences générales

Section : 3.3.1
Description : La direction de l'entreprise a nommé un gestionnaire qualifié répondant aux exigences décrites dans la directive D-10-02. Cote :
Commentaires :
Numéro de DMC :

Section : 3.3.1
Description : Le gestionnaire de l'entreprise peut compter sur un remplaçant qualifié.
Cote :
Commentaires :
Numéro de DMC :

Section : 3.3.1
Description : De la formation est offerte conformément au manuel de l'entreprise.
Cote :
Commentaires :
Numéro de DMC :

Section : 3.3.2
Description : Les mesures correctives visant tout produit non conforme sont prises conformément au manuel et sont consignées.
Cote :
Commentaires :
Numéro de DMC :

Section : 3.3.2
Description : Les mises à jour du manuel sont transmises au bureau local de l'ACIA aux fins d'approbation préalable et sur demande
Cote :
Commentaires :
Numéro de DMC :

Ajouter d'autres items tel que nécessaire

Échantillonnage

Section : 4.4.1
Description : Le lot est correctement déterminé.
Cote :
Commentaires :
Numéro de DMC :

Section : 4.4.2
Description : L'entreprise suit les procédures décrites dans son manuel.
Cote :
Commentaires :
Numéro de DMC :

Section : 4.4.2
Description : L'entreprise suit les procédures de nettoyage et d'entretien de son manuel pour les outils et l'équipement (y compris l'échantillonneur automatique).
Cote :
Commentaires :
Numéro de DMC :

Section : 4.4.2
Description : L'intégrité et l'identité des échantillons sont maintenues.
Cote :
Commentaires :
Numéro de DMC :

Section 4.4.3 et 4.5
Description : L'échantillon prélevé est représentatif du lot expédié et de la fréquence correcte.
Cote :
Commentaires :
Numéro de DMC :

Section : 4.6
Description : L'échantillon est correctement emballé.
Cote :
Commentaires :
Numéro de DMC :

Section : 4.6
Description : L'échantillon est correctement identifié et étiqueté.
Cote :
Commentaires :
Numéro de DMC :

Section : 4.6
Description : L'entreprise peut établir un lien clair entre l'échantillon et le lot expédié.
Cote :
Commentaires :
Numéro de DMC :

Section : 4.6
Description : Les registres d'échantillonnage sont complets et exacts.
Cote :
Commentaires :
Numéro de DMC :

Section : 4.7
Description : L'intégrité et l'identité du produit sont maintenues.
Cote :
Commentaires :
Numéro de DMC :

Ajouter d'autres items tel que nécessaire

Entreposage du produit avant l'exportation

Section : 4.7
Description : L'entreprise est en mesure de retracer les registres et rapports de chaque envoi.
Cote :
Commentaires :
Numéro de DMC :

Section : 4.7
Description : L'intégrité et l'identité du produit sont maintenues.
Cote :
Commentaires :
Numéro de DMC :

Ajouter d'autres items tel que nécessaire

Contrôle des documents

Section : 4.1 et Annexe 2
Description : Les registres énumérés dans le manuel sont disponibles.
Cote :
Commentaires :
Numéro de DMC :

Section : Annexe 2
Description : Les registres énumérés dans le manuel sont complets et exacts.
Cote :
Commentaires :
Numéro de DMC :

Section : 4.1 et Annexe 2
Description : Les registres sont conservés au moins 2 ans.
Cote : Commentaires :
Numéro de DMC :

Ajouter d'autres items tel que nécessaire

Audit interne

Section : 4.9
Description : L'entreprise effectue au moins le nombre minimal requis d'audit interne.
Cote :
Commentaires :
Numéro de DMC :

Section : 4.9 et 4.10
Description : L'entreprise règle les non-conformités avec diligence, notamment en avisant l'ACIA des non-conformités critiques et majeures.
Cote :
Commentaires :
Numéro de DMC :

Ajouter d'autres items tel que nécessaire

Date de version août 2021

Annexe 2 - Demande de mesures correctives du PCEG

Cliquez sur l'image pour l'agrandir
Formulaire - Demande de mesures correctives du PCEG. Description ci-dessous.

Description du formulaire : Demande de mesure corrective du PCEG

Demande de mesure corrective (PCEG)

Numéro de Demande de mesure corrective (DMC)

Nom de l'entreprise

Critique

Majeure

Mineure

Dates de l'audit

Numéro d'identification du PCEG

A) Description de la non-conformité et observations connexes

Référence

Date limite de la mesure corrective

Nom de l'auditeur, signature de l'auditeur, date

Nom du représentant, signature du représentant, date

B) Description de la mesure corrective (MC)

Date d'Achèvement de la MC

Nom du représentant, signature du représentant, date

Est-ce que la MC décrite ci-dessus est acceptable? Oui, non

Si non, donnez les raisons

Signature de l'auditeur, date

C) Vérification de la mesure corrective

Documentation requise fournie? Oui, non

Non-conformité corrigée? Oui, non

Date de suivi (si nécessaire) et résultats

DMC terminée? Oui, non

Si non, donnez les raisons

Nom de l'auditeur, signature de l'auditeur, date

Information d'archivage

Annexe 3 - Un exemplaire de Avis de suspension de la participation au Programme canadien d'échantillonnage des grains (PCEG)

« Date »

« Nom du gestionnaire »
« Nom de l'entreprise »
« Adresse »

Objet : Avis de suspension de la participation au Programme canadien d'échantillonnage des grains

Cher « nom de directeur »

Le « date », un audit de « nom de l'entreprise » (« no. d'identification du PCEG) » à « Emplacement » a été réalisé par « auditeur » du bureau de « Emplacement du bureau » de l'Agence canadienne d'inspection des aliments. Durant cet audit, des non conformités graves ont été relevées; elles sont décrites en détail dans le rapport d'audit « no. » ci joint.

Les résultats de l'audit indiquent que l'intégrité du Programme canadien d'échantillonnage des grains (PCEG) est compromise; par conséquent, la participation de votre entreprise à ce programme est suspendue.

Tant que la participation de l'entreprise sera suspendue, l'ACIA n'acceptera aucun échantillon prélevé par l'entreprise aux fins d'analyses phytosanitaires. Ces échantillons pourront être prélevés uniquement par l'ACIA ou par une entreprise autorisée à participer au PCEG. Vous pouvez consulter la liste des entreprises participant au PCEG à l'adresse « site web ».

Si vous désirez participer de nouveau au PCEG, vous devez une fois de plus soumettre votre manuel, remplir une nouvelle Demande de participation et joindre à cette demande un rapport détaillé des mesures correctives que vous avez prises pour régler les non conformités déjà relevées. Nous réaliserons ensuite un audit d'évaluation visant à déterminer la capacité de votre entreprise à répondre aux exigences du PCEG.

Si vous désirez discuter du présent avis, veuillez communiquer avec « nom » au « numéro de téléphone ».

Veuillez agréer, madame, monsieur, nos salutations distinguées.

« Agent régional de programme »
« Nom de l'agence »
cc « Auditeur »

Date de modification :