Programme des partenaires pour la qualité au Canada (PPQ-C)
5. Non-conformités, résultats d'audit et application

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5.1 Généralités

L'ACIA mène des audits annoncés et non annoncés dans l'établissement adhérant au PPQ-C pour vérifier sa conformité au PPQ-C et déterminer s'il peut continuer d'y participer. Les non-conformités sont les preuves tangibles inscrites dans le rapport d'audit du PPQ-C. À la clôture de chaque audit, ce rapport est remis à l'exploitant et indique clairement les résultats d'audit, les non-conformités, les demandes de mesures correctives et le statut d'agrément de l'établissement. Il appartient à l'exploitant de soumettre par écrit un plan d'action pour corriger chaque non-conformité dans un délai raisonnable. L'exploitant doit mettre en oeuvre les procédures requises pour éviter qu'une non-conformité ne survienne de nouveau.

L'équipe d'audit évalue les non-conformités pour déterminer si un résultat d'audit est satisfaisant ou insatisfaisant, ce qui permet de déterminer par la suite si un établissement peut demeurer agréé et continuer de participer au PPQ-C.

5.2 Types de non-conformités et résultats d'audit

5.2.1 Généralités

Le non-respect des exigences du PPQ-C peut prendre plusieurs formes. Les non-conformités ou les preuves tangibles relevées par l'équipe d'audit sont évaluées pour déterminer leur gravité et leur incidence générale sur l'intégrité du PPQ-C. Un établissement peut présenter une non-conformité relative :

  1. à l'entente de participation;
  2. au manuel du PPQ-C;
  3. au manuel d'assurance qualité de l'établissement adhérant au PPQ-C; ou
  4. aux normes de qualité.

Il faut prendre des mesures correctives efficaces à l'égard de toutes les non-conformités. Celles-ci peuvent nécessiter des mesures correctives immédiates (p. ex. produit non conforme, conditions non hygiéniques, etc.) ou peuvent être mineures de nature tout en étant cumulatives et répétitives, leurs conséquences s'aggravant avec le temps et en raison de leur observation constante par l'ACIA (p. ex. procédures non suivies, entrées manquantes dans les registres, etc.). D'autres non-conformités peuvent indiquer la présence d'un problème lié à l'exploitation et à l'entretien de l'établissement (ampoules qui ne sont pas du type approprié, locaux non protégés contre les infestations, registres non tenus, etc.).

Toutes les non-conformités doivent être relevées et déclarées dans un rapport d'audit du PPQ-C, et il faut évaluer leur incidence générale sur l'intégrité du PPQ-C et la qualité du produit.

Les sections suivantes présentent une description des trois (3) principales catégories de non-conformités.

5.2.2 Non-conformités de catégorie A et résultat d'audit non satisfaisant

Les non-conformités entrant dans la catégorie A sont considérées comme des non-conformités critiques qui entraînent un résultat d'audit non satisfaisant et une suspension immédiate de l'agrément pendant au moins sept (7) jours civils. Voici des exemples de non-conformités critiques :

  • risque grave pour la santé;
  • obstruction ou entrave au travail de l'inspecteur, ce qui inclut des déclarations fausses ou trompeuses;
  • falsification de registres ou de documents;
  • déplacement ou modification de l'état d'objets retenus ou saisis;
  • fait qu'un établissement adhérant au PPQ-C permette à un autre établissement d'utiliser les documents d'exportation du PPQ-C qui lui avaient été délivrés;
  • défaut ou incapacité de prendre des mesures correctives efficaces dans les délais impartis après avoir eu la possibilité de corriger une non-conformité à trois (3) reprises.

5.2.3 Non-conformités de catégorie B et résultat d'audit non satisfaisant

Les non-conformités entrant dans la catégorie B sont celles qui ont une incidence directe sur la qualité du produit, la traçabilité, l'identification du lot et le contrôle des documents d'exportation. Elles comprennent également les lots retournés sans que l'ACIA en ait été avertie. Ces non-conformités sont déclarées dans un rapport d'audit du PPQ-C et entraînent un résultat d'audit non satisfaisant. Une demande d'action corrective est également émise, et l'exploitant a au plus 14 jours civils pour mettre en oeuvre des mesures correctives efficaces, faisant l'objet d'un audit de suivi dont le résultat est satisfaisant. L'ACIA peut accorder une extension à la date d'achèvement des mesures correctives, mais cette extension doit être demandée avant la date d'échéance initialement prévue.

Voici des exemples de non-conformités de catégorie B :

  • lot de produits finis ne satisfaisant pas aux exigences de qualité du marché auquel ils sont destinés;
  • lot de produits non identifié correctement dans l'établissement;
  • incapacité de retracer dans l'établissement un envoi expédié jusqu'à son point de réception;
  • délivrance d'un document d'exportation du PPQ-C ou d'un document de transfert du PPQ-C non accompagné de documents de surveillance de la qualité à l'appui;
  • défaut de fournir à l'ACIA un exemplaire des documents d'exportation du PPQ-C et/ou des documents de transfert du PPQ-C remplis et délivrés;
  • défaut d'avertir l'ACIA que des lots ont été retournés.

Quand des audits sont jugés insatisfaisants en raison de ces types de non-conformités, on augmente le nombre d'audits de suivi menés à des fins de vérification de la qualité, de la traçabilité et de la conformité aux exigences liées au contrôle des documents. À sa discrétion, l'ACIA peut effectuer une ou des visites non annoncées dans l'établissement à des fins de vérification.

5.2.4 Non-conformités de catégorie C et résultat d'audit satisfaisant

Les non-conformités entrant dans la catégorie C sont celles qui ne sont pas susceptibles d'avoir une incidence négative sur l'exploitation de l'établissement, la production d'aliments salubres, la qualité du produit et la certification des exportations ainsi que celles qui ne sont pas assimilables aux cas mentionnés aux sections 5.2.2 et 5.2.3 ci-devant.

Voici des exemples de non-conformités qui seraient déclarées sur un rapport d'audit du PPQ-C et qui entraîneraient un résultat d'audit satisfaisant accompagné d'une demande de mesures correctives :

  • non-respect de la fréquence des contrôles prévus aux fins de la surveillance dans le cadre du système de vérification sur la ligne;
  • non-observation du plan d'échantillonnage;
  • registres de vérification incomplets;
  • problème mineur lié à l'assainissement;
  • registres d'étalonnage manquants;
  • registres de formation non tenus à jour.

5.2.5 Non-conformités cumulatives et répétitives

Chaque non-conformité doit faire l'objet d'une demande d'action corrective. L'exploitant aura la possibilité de discuter avec l'équipe d'audit de la date à laquelle les mesures correctives devront avoir été mises en oeuvre et évaluées à l'égard de leur efficacité. Le défaut de corriger une non-conformité, ou de la corriger efficacement avant la date convenue après avoir eu la possibilité de le faire à trois (3) reprises, augmentera la gravité de la non-conformité et entraînera une suspension.

Si une non-conformité identique ou semblable est relevée de manière répétée dans le cadre d'un ou de plusieurs audits de vérification, on déterminera que l'établissement ne parvient pas à la corriger définitivement, ce qui pourrait aggraver la situation et donner lieu à un résultat d'audit non satisfaisant ou à une suspension.

5.3 Suspension et annulation de l'agrément

5.3.1 Suspension de l'agrément

Un avis écrit de suspension de l'agrément est envoyé à l'exploitant d'un établissement dans les situations suivantes :

  • constatation d'une non-conformité critique;
  • possibilité accordée à trois (3) reprises à l'exploitant de prendre des mesures correctives efficaces pour corriger la même non-conformité.

La suspension de l'agrément reste en vigueur :

  • dans tous les cas, tant que les mesures correctives requises n'ont pas été prises par l'établissement et vérifiées par l'inspecteur;
  • durant au moins sept (7) jours civils si une non-conformité critique a été relevée;
  • tant que l'ACIA n'a pas inspecté et certifié au moins 125 000 kg de produits (expédiés depuis l'établissement adhérant au PPQ-C vers les États-Unis) lorsque les non-conformités relevées concernent la qualité du produit fini, la traçabilité, l'identification du lot ou la délivrance de documents d'exportation du PPQ-C ou de documents de transfert du PPQ-C;
  • tant que l'ACIA n'a pas avisé par écrit l'exploitant que son agrément n'est plus suspendu.

Le défaut de satisfaire aux exigences de qualité durant la période de suspension peut entraîner une prolongation de la suspension, selon les constatations faites durant l'inspection à intervention directe menée par l'ACIA.

Durant une période de suspension, l'exploitant de l'établissement doit continuer à exploiter et à entretenir efficacement son établissement, et il doit mettre en oeuvre toutes ses procédures et politiques AQ. En outre, l'exploitant doit demander à l'ACIA de procéder à l'inspection et à la certification de ses produits.

L'exploitant dont l'agrément a été suspendu ne doit pas nécessairement soumettre une nouvelle demande d'agrément, mais on peut lui demander de soumettre de nouveau le manuel AQ de l'établissement si des modifications importantes lui ont été apportées. L'ACIA effectuera un audit de vérification après le rétablissement de l'agrément.

5.3.2 Annulation de l'agrément

Un avis écrit d'annulation de l'agrément est envoyé à l'exploitant d'un établissement dans les situations suivantes :

  • l'établissement n'a pas prévu et mis en oeuvre de mesures correctives efficaces à la date spécifiée dans l'avis de suspension;
  • l'établissement ne s'est pas conformé aux exigences énoncées dans l'entente de participation et son entente a pris fin;
  • l'exploitant d'un établissement adhérant au PPQ-C a demandé que son entente de participation prenne fin et que son agrément soit annulé;
  • l'agrément de l'établissement a été suspendu à trois (3) reprises.

L'exploitant de l'établissement recevra de l'ACIA un avis écrit l'informant de l'annulation de sa participation au PPQ-C et indiquant la date à laquelle l'annulation entrera en vigueur, et il aura la possibilité d'en appeler de la décision, par la voie d'une demande écrite, avant sa date d'entrée en vigueur.

5.3.3 Rétablissement de l'agrément

L'exploitant d'un établissement doit présenter à l'ACIA une demande écrite de rétablissement d'un agrément qui a été annulé. Lorsque l'agrément a été annulé, l'exploitant doit présenter une nouvelle demande d'agrément en vertu du PPQ-C, accompagnée du manuel AQ de l'entreprise, et acquitter les droits y afférents de 500 $. Lorsqu'un agrément a été annulé et que l'exploitant présente une nouvelle demande d'agrément, un audit de prévalidation et les audits de validation requis doivent être réalisés.

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