Annexe J-2 : Procédures opérationnelles pour l'importation de produits de viande canadiens exportés à l'étranger

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1. Demande de permission pour le retour de produits de viande canadiens à partir des États-Unis

Note : Le présent document vise seulement les expéditions américaines. Pour le retour de produits de viande à partir d'autres pays, il faut remplir l'annexe B du chapitre 11 du Manuel des méthodes de l'hygiène des viandes (MDM).

1.0 Examen des documents par le spécialiste du programme d'importation des viandes (SPIV)

  • Le demandeur présente les documents au SPIV pour traitement initial de la documentation.
  • Documentation requise pour les refus du United States Department of Agriculture (USDA)
    • Transmettre par télécopieur ou courriel une copie du formulaire rempli de l'Annexe J du chapitre 11 du MDM : Demande pour retourner des produits canadiens exportés aux États-Unis. (Note : Seul l'exportateur canadien inscrit à la liste du formulaire CFIA/ACIA 5733 peut demander le retour de produits canadiens au Canada.)
    • Transmettre par télécopieur ou courriel une copie du formulaire rempli CFIA/ACIA 5733 : Certificat officiel d'inspection des viandes fraîches, sous-produits de viande, produits alimentaires à base de viande et produits avicoles.
    • Transmettre par télécopieur ou courriel le formulaire FSIS 9840-3 : « Refused Entry Notification » ou le formulaire FSIS 9135-3 : « Certificate for Export of Meat and Poultry Products ».

Documentation requise pour les refus des clients/les retours volontaires (acceptés à l'inspection par l'USDA)

  • Transmettre par télécopieur ou courriel une copie du formulaire rempli de l'Annexe J du chapitre 11 du MDM : Demande pour retourner des produits canadiens exportés aux États-Unis. (Note : Seul l'exportateur canadien inscrit à la liste du formulaire CFIA/ACIA 5733 peut demander le retour de produits canadiens au Canada).
  • Transmettre par télécopieur ou courriel une copie du formulaire rempli CFIA/ACIA 5733 : Certificat officiel d'inspection des viandes fraîches, sous-produits de viande, produits alimentaires à base de viande et produits avicoles.

De plus :

Lorsque l'USDA ne peut pas certifier que le produit a été sous sa supervision continue lorsque ce dernier était en sol américain, une garantie du demandeur attestant ce qui suit :

  • que le produit n'est pas condamné aux États-Unis;
  • que le produit se trouve dans leurs contenants d'origine, dûment marqués; et
  • que les contenants immédiats du produit ne présentent aucune trace évidente de détérioration ou de choc thermique.

Documentation requise pour le retour d'un lot d'un produit échantillonné par le FSIS pour analyse en laboratoire

Le FSIS n'autorisera le retour d'un produit échantillonné pour analyse en laboratoire que dans les conditions suivantes :

  • le produit est frais, c.-à-d. qu'il n'est pas congelé et emballé d'une manière qui compromettra sa qualité (p. ex. combinaison de produits, non emballé sous vide) s'il est gardé aux États-Unis en attendant les résultats des analyses de laboratoire;
  • l'échantillonnage est effectué au niveau normal d'inspection (c.-à-d. que le produit n'est pas échantillonné à un niveau intensif d'inspection);
  • une copie de l'annexe J du document de l'ACIA intitulée Demande pour retourner des produits canadiens exportés aux États-Unis, (parties 1 et 2 remplies) est présentée au personnel d'inspection du FSIS présent à l'établissement d'inspection officielle des importations où le produit a été présenté pour inspection;
  • une copie de l'annexe J du document de l'ACIA intitulée Demande pour retourner des produits canadiens exportés aux États-Unis est transmise par télécopieur ou courriel, y compris la raison pour laquelle le produit est retourné, les analyses en laboratoire et la retenue, la date et le nom de l'établissement américain où l'échantillonnage a été effectué;
  • une copie du formulaire CFIA/ACIA 5733 : Certificat officiel d'inspection des viandes fraîches, sous-produits de viande, produits alimentaires à base de viande et produits avicoles est transmise par télécopieur ou courriel.

1.2 Examen des documents et approbation de l'annexe J par le SPIV du Centre opérationnel compétent

1.2.1 Si tous les documents ne sont pas disponibles, ne pas aller de l'avant. Communiquer avec le demandeur et lui demander de fournir tous les documents requis.

1.2.2 Si tous les documents sont disponibles, aller de l'avant.

1.2.3 Le SPIV va s'assurer que tous les champs de la Partie 1 de l'annexe J sont dûment remplis en comparant l'information présentée dans l'annexe à l'information qui se trouve dans les autres documents. Le nom du demandeur dans la Partie 1 doit être celui de l'exportateur canadien indiqué sur le formulaire CFIA/ACIA 5733 en annexe de la demande de retour. Si les noms sont différents, le produit est alors considéré comme un envoi commercial régulier exporté et non un retour.

1.2.4 Si le produit est retourné au Canada parce qu'un lot a été échantillonné par le FSIS aux fins d'analyses en laboratoire, le SPIV va vérifier que son entrée au Canada n'est pas refusée et que le nom de l'établissement américain où l'échantillonnage a été effectué est inscrit à l'annexe J.

1.2.5 Si le retour n'est pas autorisé, le SPIV va estampiller « entrée refusée » sur l'annexe J et distribuer les documents comme indiqué à 1.3 ci-dessous.

1.2.6 Si tous les documents sont complets et que le retour du produit au Canada est autorisé, le SPIV va attribuer un numéro d'approbation pour le retour de l'envoi au Canada et l'inscrire dans le coin supérieur droit de l'annexe J.

1.2.7 Le SPIV va Inscrire en lettres moulées et signer votre nom à la Partie 2 de l'annexe, ainsi que le titre de votre poste, votre adresse de courriel et la date d'approbation. Les résultats des analyses de laboratoire des lots échantillonnés aux États-Unis seront envoyés par courriel à cette adresse.

1.2.8 Le SPIV va indiquer le numéro de l'établissement d'inspection au Canada où l'envoi doit être présenté pour inspection à l'arrivée au pays.

1.2.9 Si le produit est retourné au Canada en raison de conditions particulières, le SPIV donner d'autres directives dans la case « Autres conditions » de l'annexe J. Si le produit est retourné au Canada parce que le FSIS a échantillonné un lot aux fins d'analyses de laboratoire, inscrire « à être entreposer ou transformer sous le contrôle de l'exploitant jusqu'à ce que les résultats d'analyses satisfaisants soient reçus ». Lorsque l'exportateur soumet l'annexe J pour un lot qui a été échantillonné par le FSIS, il doit aussi fournir une attestation qui prouve que l'exploitant a un programme de contrôle approuvé par l'ACIA avant que le retour du lot ne puisse être approuvé.

1.3 Distribution des documents par le SPIV

1.3.1 Le SPIV va transmettre par télécopieur ou courriel une copie de l'annexe J approuvée au demandeur.

1.3.2 Transmettre par courriel une copie numérisée de l'annexe J approuvée et du formulaire CFIA/ACIA 5733 au Centre de service national à l'importation (CSNI) de l'ACIA;

1.3.3 Transmettre par courriel une copie numérisée de l'annexe J approuvée et du formulaire CFIA/ACIA 5733 au vétérinaire/à l'inspecteur de l'ACIA de l'établissement expéditeur et de l'établissement de destination si ce dernier est différent. Inclure dans le courriel des renseignements supplémentaires, y compris le niveau d'inspection et/ou tout autre détail propre à l'envoi. Dans le cas de produits retournés au Canada parce que le FSIS a échantillonné des lots aux fins d'analyses de laboratoire, le SPIV donnera des directives à l'effet que l'exploitant a le choix d'entreposer ou de transformer l'envoi retourné sous son contrôle jusqu'à réception de résultats satisfaisants.

2. Approbation par le Centre de service national à l'importation (CSNI) de l'ACIA

2.1 Le demandeur présente les documents suivants au CSNI pour obtenir l'approbation finale de l'ACIA :

2.1.1 va envoyer le formulaire CFIA/ACIA 5272 complété, Demande de révision de documents, y compris le numéro de transaction à 14 chiffres attribué par l'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) par télécopieur au CSNI.

2.1.2 va envoyer la copie approuvée de l'annexe J signée par le SPIV par télécopieur au CSNI.

2.1.3 Le spécialiste à l'importation du CSNI va comparer l'annexe J approuvée qui lui a été transmise par courriel par le SPIV avec la copie de la transaction présentée par le demandeur. Si les documents sont identiques, le spécialiste à l'importation du CSNI va de l'avant avec l'approbation de la version finale de la transaction. Il approuve le formulaire CFIA/ACIA 5272, Demande de révision de documents, en l'estampillant dans le coin inférieur droit et dois inscrit la date du jour de l'approbation de la transaction.

2.1.4 Le spécialiste à l'importation du CSNI transmet au demandeur, par télécopieur, le formulaire CFIA/ACIA 5272, Demande de révision de documents, approuvé et estampillé. Le demandeur est responsable de transmettre une copie de ce document au transporteur pour présentation à l'ASFC aux fins du passage aux douanes pour entrer au Canada.

3. Procédures d'autorisation du demandeur à la frontière canadienne

3.1.1 Le demandeur doit obtenir l'autorisation de l'ASFC pour retourner le produit au Canada.

3.1.2 Le demandeur doit présenter à l'ASFC le formulaire CFIA/ACIA 5272, Demande de révision de documents, approuvé et estampillé, comme preuve que l'ACIA a approuvé le retour de l'envoi au Canada.

3.1.3 Le demandeur doit se rendre directement à l'établissement d'inspection indiqué à l'annexe J pour inspection et décision par l'inspecteur de l'ACIA.

4. Réception à l'établissement d'inspection de l'ACIA

4.1.1 L'envoi doit arriver à l'établissement d'inspection à la date et à l'heure indiquées à l'annexe J. Si l'envoi est retardé pour une raison quelconque, le demandeur doit communiquer avec l'inspecteur de l'ACIA de l'établissement de réception pour l'aviser du retard et de l'heure prévue d'arrivée de l'envoi.

4.1.2 Dès que l'envoi arrive à l'établissement, l'inspecteur de l'ACIA en est avisé. Le camion ne doit pas être accueilli avant que l'inspecteur ou le vétérinaire de l'établissement de réception accorde sa permission.

4.1.3 L'inspecteur ou le vétérinaire de l'ACIA avise le bureau du Centre opérationnel, le spécialiste du programme d'exportation des viandes (SPEV) et le SPIV compétents que l'envoi a été retourné à l'établissement d'inspection de l'ACIA.

4.1.4 Envois refusés. Lorsque le FSIS a émis un formulaire 9135-1, le SPEV ou le SPIV compétent avise, par voie électronique, l'agent du FSIS qui l'a transmis par courriel, que l'envoi est de retour à l'établissement de réception au Canada.

4.1.5 L'inspecteur ou le vétérinaire de l'ACIA vérifie la documentation qui accompagne l'envoi et le camion est fermé à l'aide d'un témoin d'inviolabilité au besoin.

4.1.6 L'inspecteur ou le vétérinaire de l'ACIA s'assure que la documentation est complète et identifie l'envoi. L'inspection ne doit pas être effectuée tant que les documents qui accompagnent l'envoi n'ont pas été vérifiés et jugés satisfaisants.

4.1.7 Les produits retournés doivent être gardés sous le contrôle de l'ACIA jusqu'à ce que l'inspection soit terminée et qu'une décision ait été prise sur leur sort.

4.1.8 L'inspecteur de l'ACIA effectue une inspection complète du produit exporté qui a été retourné au Canada. Le niveau et le type d'inspection dépendent de la raison du retour et reposent sur les autres directives spéciales prescrites par le SPIV et décrites à l'annexe J et/ou toute autre directive particulière indiquée dans l'avis du SPIV envoyé par courriel.

4.1.9 Lorsqu'un exportateur décide de retourner un produit au Canada parce que l'envoi a été sélectionné par le FSIS pour une analyse en laboratoire, trois options sont possibles pour la gestion de l'envoi dans l'attente des résultats. Les voici :

  1. L'exploitant peut détenir le produit dans un état frais ou congelé à l'établissement choisi par l'exportateur, comme l'indique la Demande pour retourner des produits canadiens exportés aux États-Unis (annexe J) jusqu'à ce que le FSIS déclare des résultats acceptables.
  2. Si le produit échantillonné par le FSIS demeure sous le contrôle de l'exploitant, ce dernier peut entreposer, congeler ou transformer le produit retourné à cet établissement, mais le produit ne doit pas être mis sur le marché avant que le FSIS déclare des résultats acceptables.
  3. Si le produit échantillonné par le FSIS demeure sous le contrôle de l'exploitant, ce dernier peut aussi envoyer le produit retourné à un autre établissement agréé par le gouvernement fédéral pour entreposage ou transformation ultérieure, mais le produit ne doit pas être mis sur le marché avant que le FSIS déclare des résultats acceptables.

L'envoi doit rester intact et n'est pas autorisé à être divisé en sous-lots avant que des résultats satisfaisants du laboratoire soient reçus.

Peu importe l'option choisie par l'exploitant pour le produit qui est retourné au Canada, le FSIS demande à l'ACIA de maintenir un contrôle efficace sur le produit, y compris tout ce qui est transformé ultérieurement au Canada jusqu'à la réception des résultats de laboratoire du FSIS. Sur réception de résultats satisfaisants aux analyses de laboratoire, l'envoi peut être relâché.

Afin que l'ACIA maintienne un contrôle officiel sur le produit, il incombe à l'exploitant d'élaborer, de mettre en œuvre et de tenir à jour des procédures écrites intégrées à leur système HACCP visant à prévenir toute distribution ultérieure avant que le FSIS ait fourni des résultats d'analyse en laboratoire. Les procédures écrites doivent être examinées et jugées satisfaisantes par l'inspecteur responsable de l'ACIA avant de faire une demande pour le retour du produit. Les éléments suivants doivent au moins être inclus dans le système HACCP de l'exploitant :

  • Les produits sont clairement identifiés, mis en retenu et entreposés dans une zone distincte jusqu'à la réception des résultats de laboratoire du FSIS.
  • Si les produits sont transformés dans l'attente des résultats de laboratoire du FSIS :
    • La méthode de traçabilité des produits pendant les étapes de transformation.
    • Toutes procédures de ségrégation à suivre lors de la transformation.
  • Si le produit est expédié à un autre établissement de viande agréé fédéral pour transformation ultérieure ou entreposage :
    • Les procédures de contrôle à suivre à l'étape d'expédition (Remarque : Le nom et le numéro d'agrément de l'établissement destinataire doivent être fournis à l'ACIA avant l'expédition. L'établissement destinataire doit rencontrer les exigences ci-dessus mentionnées.)

Si le FSIS déclare un résultat d'analyse non satisfaisant, les produits de viande ne seraient pas conformes aux exigences du pays importateur et ne seraient pas admissibles à l'exportation vers les États-Unis, peu importe l'option retenue. Dans un tel cas, l'ACIA doit fournir une lettre au FSIS dans laquelle elle garantit que le produit est pris en compte et qu'il ne sera pas réexporté aux États-Unis. Si le FSIS déclare un résultat d'analyse négatif et que le produit doit être réexporté, ce dernier doit être certifié de nouveau pour l'exportation. L'ACIA vérifiera si les conditions d'importation des États-Unis sont respectées et délivrera un certificat conformément aux procédures établies.

4.1.10 Envoi refusé par l'USDA : La raison du refus est décrite en détail dans les documents du FSIS qui accompagnent l'envoi. Au moment du refus, l'inspecteur à l'importation de l'USDA remplit les sections A, B, C et E du formulaire FSIS 9135-1, Notice of Shipment of Refused Entry Product, et inscrit le numéro du témoin de l'USDA. Il place à l'intérieur du camion retournant au Canada l'original du formulaire FSIS 9135-1, une copie du formulaire CFIA/ACIA 5733, une copie du formulaire FSIS 9840-3, Refused Entry Notification, et une enveloppe-réponse portant la mention « À l'attention de : Inspecteur canadien ».

4.1.11 Lorsque l'inspection du produit est terminée, l'inspecteur de l'ACIA remplit le formulaire CFIA/ACIA 2367, Expéditions de produits de viande canadiens exportés retournés par le pays importateur, fournit des détails de l'inspection du produit et de la décision prise sur son sort, et inclut les autres documents pertinents envoyés au SPIV. Si l'envoi a été refusé par l'USDA, une lettre de l'exploitant de l'établissement de fabrication dans laquelle sont expliquées les mesures correctives prises pour empêcher que la situation se reproduise doit être incluse dans la trousse de documentation.

4.1.12 Les produits de viande retournés au Canada parce qu'ils ne respectent pas les exigences de l'USDA ou du FSIS ou que des défauts y ont été trouvés lorsqu'ils ont été inspectés au Canada ne sont pas certifiés à nouveau en vue d'être exportés à moins d'être reconditionnés puis emballés et étiquetés à la satisfaction d'un inspecteur. Les produits retournés au Canada en raison de l'échec aux analyses de dépistage en laboratoire de résidus biologiques ou chimiques ne peuvent pas être réexportés.

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