Annexe Y

Suivi des infractions au port d'entrée (PE) rapporté par le pays/marché importateur/ Annexe Y

Modèle de lettre (Lettre du titulaire de licence)

(En-tête de l'établissement)

(Date de la lettre)

(Nom et titre de l'inspecteur responsable)
Agence canadienne d'inspection des aliments
(Adresse)

(Salutation, par exemple, Monsieur XXXX)

Objet : (Objet de la lettre – par exemple, Réponse à la violation au port d'entrée, Numéro de cas du FSIS # XXXXXXX)

Le corps de la lettre doit inclure l'information sur les différentes composantes d'un plan d'action, notamment' :

Description de la VPE

• référence au numéro de dossier de la VPE de l'autorité compétente étrangère;
• description de l'envoi sujet à la violation (par exemple, description du produit, taille de l'envoi, date d'envoi, date de retour, numéro de certificat d'exportation, etc.).

Description des mesures immédiates ou à court terme

• décrire quand le titulaire de licence a été informé de la VPE;
• décrire les mesures immédiates prises pour remédier à la violation et pour garantir qu'aucun autre produit impliqué dans la violation ne sera exporté vers le pays (par exemple, arrêt de la production et de l'envoi de produits dans le pays étranger, et examen des dossiers pour identifier tous les produits concernés);
• décrire les mesures prises pour le produit affecté ou potentiellement affecté (par exemple, inspection du chargement retourné, mise en attente du produit jusqu'à ce que la décision finale soit déterminée);
• identifier les personnes responsables de la mise en œuvre des mesures immédiates.

Identification des cause profondes

• décrire l'enquête menée pour identifier la cause profonde et la cause probable de la violation (par exemple, examen des registres de production, des registres de surveillance et des écarts, suivi auprès des fournisseurs, etc.);
• identifier les personnes responsables (par exemple, titre du poste et non leurs noms) impliquées dans la conduite de l'enquête;
• si la cause profonde est attribuable à un fournisseur, décrire les mesures de suivi auprès du fournisseur.

Description des mesures correctives et préventives

• décrire les mesures correctives et préventives à prendre pour éviter que la violation ne se reproduise;
• établir une date à laquelle chaque mesure sera complétée, et identifier les responsables de la mise en œuvre des mesures correctives et préventives;
• indiquer et décrire les sections du plan de contrôle préventif (PCP) basé sur le système HACCP qui ont été mises à jour dans le cadre des mesures correctives et préventives;
• si la cause profonde est attribuable à un fournisseur, décrire les mesures correctives et préventives mises en œuvre par le fournisseur pour y remédier.

Description des activités menées et prévues pour vérifier l'efficacité des mesures correctives et préventives

• décrire les procédures temporaires, les tests ou les autres évaluations servant à déterminer l'efficacité des mesures prises pour corriger le problème (par exemple, évaluation sur place des mesures correctives prises, augmentation temporaire de la taille de l'échantillonnage ou de la fréquence des activités de surveillance, etc.);
• si les mesures correctives et préventives ne sont pas entièrement mises en œuvre à la date de la lettre du titulaire de licence, indiquer les mesures ayant été mises en œuvre et celles qui ne le sont toujours pas, ainsi que les raisons de cette situation;
• si la cause profonde est attribuable à un fournisseur, décrire les mesures prises pour vérifier l'efficacité des mesures correctives et préventives du fournisseur. Une lettre distincte du fournisseur décrivant son plan d'action peut s'avérer nécessaire.

Paragraphe de conclusion

• doit réitérer l'engagement du titulaire de licence à corriger la VPE et à respecter les exigences d'importation du pays étranger.

(Fermeture)

(Signature du représentant responsable de l'entreprise)
(Nom et titre du représentant responsable de l'entreprise)