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Programme des semences, Procédure du système qualité (PSQ 142.2) – Agrément des services d'inspection des cultures de semences autorisés et des inspecteurs des cultures de semences agréés

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Date

La version 4.4 de cette Procédure du système qualité (PSQ) a été publiée le 11 mai 2020.

Personne-ressource

La personne-ressource pour le présent document est le Gestionnaire national, Section des semences. Veuillez faire parvenir tous commentaires au sujet du contenu du présent document au Gestionnaire national au : cfia.seed-semence.acia@canada.ca

Révision

La présente PSQ du Programme des semences fait l'objet de révisions périodiques. Les modifications nécessaires lui seront apportées pour qu'elle continue de satisfaire aux exigences actuelles.

Approbation

La présente Procédure du système qualité du Programme des semences est approuvée par :

espace
Directeur, Division de la production des végétaux
espace
Date

Distribution

Le présent document se trouvera sur le site Web de l'ACIA. Le Gestionnaire national de la Section des semences conservera la version originale signée. Une copie de la version la plus récente est disponible sur demande à l'adresse suivante : cfia.seed-semence.acia@canada.ca.

0.0 Introduction

La présente PSQ décrit les principes liés à l'agrément des services d'inspection de cultures de semences autorisés (SICSA) et des inspecteurs de cultures de semences agréés (ICSA) en vertu du paragraphe 4.2 (1) de la Loi sur les Semences en vue de la prestation de services d'inspection des cultures de semences généalogiques au Canada. Les SICSA sont des entités privées agrées et surveillées par l'Agence canadienne d'inspection des aliments (ACIA) autorisées à fournir des services d'inspection des cultures de semences généalogiques aux producteurs de semences. Les SICSA gèrent les activités des ICSA appelés à effectuer les inspections des cultures de semences et émis les Rapports d'inspection des cultures de semences afin d'appuyer la certification de la culture de semences par l'Association canadienne des producteurs de semences (ACPS). Un SICSA peut être une entité de tierce partie ou une entité de non tierce partie.

1.0 Portée

La présente PSQ décrit les procédures du système de la qualité liées à l'agrément et la supervision des SICSA et des ICSA par l'ACIA afin de veiller à ce que leurs activités répondent aux normes relatives à la prestation de services d'inspection des cultures de semences généalogiques prescrites par l'ACPS, l'ACIA et les Système de l'Organisation de Coopération et de Développement Économique (OCDE) pour la certification variétale des semences destinées au commerce international (les Systèmes de semences de l'OCDE).

2.0 Définitions, acronymes et références

Les définitions, acronymes et références qui figurent dans le Cadre Réglementaire du Programme des Semences (CRPS) 101 Définitions, Acronymes et Références du programme des semences s'appliquent.

3.0 Aperçu de la diversification des modes de prestations de services d'inspection de cultures de semences

Pour faciliter le transfert des activités liées à l'inspection de cultures aux SICSA et pour assurer une offre de services d'inspection à chaque producteur, un modèle de diversification des modes de prestation de services d'inspection de cultures de semences qui divise le pays en neuf Régions géographiques distinctes a été élaboré. L'établissement de Régions permet à un SICSA d'obtenir un agrément valide pour une ou plusieurs Régions sans avoir à s'engager à fournir ses services à l'ensemble du pays. Pour veiller à ce que chaque producteur reçoive une offre de services, chaque SICSA de tierce partie doit effectuer un nombre minimal d'inspections des cultures de semences (sections 2 et 3 des types de culture de la Circulaire 6) avant d'avoir le droit de refuser une demande d'inspection de la part d'un producteur de semences.

3.1 Régions de cultures de semences pour les SICSA de tierce partie

Pour les besoins de l'agrément en vertu du paragraphe 4.2(1) de la Loi sur les semences, les champs de production de semences généalogiques au Canada se divisent en neuf Régions, à savoir les régions suivantes :

Si un SICSA souhaite d'effectuer des inspections des cultures de semences pour un producteur de semences domicilié dans une région mais ayant des champs dans une région voisine pour laquelle le SICSA n'est pas autorisé à tenir des activités en vertu d'un agrément, le SICSA peut présenter une demande d'exemption afin d'effectuer des inspections de cultures de semences dans la région voisine pour ce producteur de semences. Ces inspections de cultures de semences ne contribueraient pas au nombre minimal d'inspections du SICSA pour l'inspection effectuée dans n'importe quelle région.

3.2 Nombre minimal d'inspections

Dans chaque région dans laquelle un SICSA de tierce partie est titulaire d'un agrément, le SICSA de tierce partie se verra attribuer un nombre minimal d'inspections de cultures de semences à effectuer qui équivaut au nombre moyen d'inspections de cultures de semences dans la région de sortes de cultures visées par les sections 2 et 3 des Règlements et procédures pour la production de semences pédigrées au Canada de l'ACPS (Circulaire 6), divisé par le nombre de SICSA de tierce partie agréés. Un SICSA de tierce partie peut refuser une demande d'inspection d'un producteur s'il a déjà achevée son nombre minimal d'inspections ou pour les raisons documentées suivantes :

Il importe de noter que le nombre minimal d'inspections n'est pas un quota. Aucune pénalité n'est imposée à un SICSA qui n'atteint pas son nombre minimal d'inspections. Cependant, une des conditions de l'agrément du SICSA de tierce partie stipule qu'il n'a pas le droit de refuser une demande d'inspection de cultures de semences d'une sorte de culture visée par les sections 2 ou 3 de la Circulaire 6 tant qu'il n'a pas accepté le nombre minimal d'inspections qu'on lui a attribué pour cette région. Autrement, un SICSA de tierce partie peut procéder à autant d'inspections que sa capacité lui permet.

Étant donné que le nombre minimal d'inspections est fondé sur le nombre dans chaque région d'inspections de sortes de cultures visées par les sections 2 et 3 de la Circulaire 6, les inspections de sortes de cultures et de générations de semences qui ne figurent pas dans les sections 2 et 3 ne comptent pas lorsqu'on détermine les nombres minimaux. Les inspections de l'utilisation du terrain ne comptent pas dans la détermination des nombres minimaux d'inspections.

Ces nombres minimaux sont calculés et établis à chaque année selon le nombre de SICSA de tierce partie qui ont obtenu leur agrément pour chaque région. Si un ou plus SICSA de tierce partie se retire durant l'année, les nombres minimaux ne changeront pas.

3.3 Disponibilité de l'ACIA en 2020 concernant l'inspection de cultures de semences

Même si, dans des circonstances normales, l'ACIA n'effectuera aucune inspection des sortes de cultures figurant dans les sections 2, 3 et 8 de la Circulaire 6, les inspecteurs de cultures de semences de l'ACIA seront disponibles pour effectuer des inspections de cultures de semences dans les situations suivantes :

Dans tous les scénarios décrits ci-dessus, les producteurs auront accès à l'inspection de cultures de semences par l'ACIA en désignant l'ACIA comme service d'inspection sur une demande de certification de cultures de semences auprès de l'ACPS. L'ACIA n'acceptera aucune demande directement de producteurs de semences.

L'ACIA acceptera uniquement les demandes d'inspection de cultures de semences délivré par l'ACPS à l'ACIA directement, et seulement que si une carte du champ à inspecter est présente dans CertiSem, le système de gestion des données de l'ACPS.

3.4 Inspection de cultures de semences pour les SICSA de non tierce parties

À l'heure actuelle, les types de cultures pour lesquels les SICSA de non tierce parties peuvent être agréés sont le maïs hybride fondation, le maïs hybride certifié et le canola hybride certifié.

Les entreprises spécialisées dans les semences de maïs ou de canola hybride devront soit :

  1. faire appel aux SICSA d'une tierce partie (autre que l'ACIA) pour réaliser les inspections, soit
  2. faire une demande pour devenir un SICSA de non tierce partie.

Afin de devenir un prestateur homologué de SICSA non tierce partie, une entreprise spécialisée dans les semences devra présenter une demande à cet effet à l'ACIA avant le 15 septembre de l'année où l'entreprise désire débuter ses opérations.

3.5 Définition de tierce partie en vue de la détermination des conflits d'intérêts

Pour présenter une demande d'agrément à titre de SICSA de tierce partie ou d'ICSA, l'auteur d'une demande doit consentir à n'offrir ses services que pour la tenue d'inspections en ce qui concerne les cultures de semences dont il n'est pas le producteur ni le cessionnaire du certificat de culture et seulement à les personnes ou d'entités avec lesquelles il n'a aucun lien de dépendance. Dans ce contexte, l'expression « sans lien de dépendance » a la même signification que celle que lui attribue l'article 251 de la Loi de l'impôt sur le revenu. Les auteurs de demande doivent consulter cette définition pour obtenir une interprétation exacte de l'expression « sans lien de dépendance », mais en voici, ci-dessous, un résumé général.

Critères définissant l'absence de lien de dépendance

Des personnes qui ont un lien entre elles ne traitent pas entre elles sans lien de dépendance. C'est le cas, peu importe la façon dont elles composent effectivement avec leurs activités commerciales mutuelles.

Les sociétés peuvent être considérées comme des « personnes liées ». Une société peut être liée à une autre personne si cette personne a le contrôle de la société. Les sociétés peuvent être liées entre elles si deux sociétés sont contrôlées par la même personne (ou groupe de personnes) ou si les personnes (ou les particuliers dans un groupe de personnes) qui contrôlent les sociétés sont liés.

Les actionnaires individuels qui ne contrôlent pas la société ou ne sont autrement liés à la société peuvent traiter avec cette société sans lien de dépendance. Cependant, si un nombre suffisant d'actionnaires agissent de concert pour diriger les affaires d'une société, ils peuvent être considérés comme ayant un lien de dépendance avec cette société.

Par exemple, une société ne sera pas réputée être sans lien de dépendance avec une autre personne (y compris une autre société) si :

  1. l'autre personne contrôle la société;
  2. l'autre personne est membre d'un groupe connexe qui contrôle la société; ou
  3. l'autre personne est liée à une personne décrite à l'alinéa a) ou b).

Interprétations liées au secteur des semences

Il est recommandé de tenter d'obtenir des conseils juridiques indépendants pour s'assurer qu'une situation ou une relation particulière respecte cette obligation.

3.6 Définition de non tierce partie en vue de la détermination des conflits d'intérêts

La non tierce partie signifie qu'une entité ne répond pas à la définition de tierce partie établie pour le programme d'inspection des cultures de semences autorisé (procédure du système qualité 142.2. section 3.5). L'entité peut être considérée comme le producteur de semences ou peut être le cessionnaire et / ou ne pas avoir de lien de dépendance avec le producteur de semences.

À l'heure actuelle, le maïs hybride et le canola hybride sont les seuls types de cultures pour lesquels un SICSA de non tierce partie pourrait demander à un ICSA d'effectuer des inspections des cultures de semences. Ces types de cultures sont caractérisés par un niveau élevé d'évaluation, qui est une indication du niveau de supervision / connaissance requise de la culture et représente moins de perturbation du système des tierces parties que pour d'autres types de cultures. De plus, les chaînes de valeur des cultures ont été consultées et n'étaient pas opposées à ces non tierces parties.

3.7 Surveillance de l'ACIA

Pour maintenir l'intégrité du système de certification des cultures de semences au Canada, l'ACIA assurera la surveillance officielle des activités des SICSA et des ICSA de la manière décrite dans la PSQ 142.3 Surveillance de l'inspection de cultures de semences autorisée par l'ACIA et dans les Instructions particulières (IP) 142.3.1 Surveillance de l'inspection de cultures de semences autorisée par l'ACIA.

L'ACIA a l'obligation, en vertu de sa participation aux Systèmes des semences de l'OCDE, d'assurer le maintien d'une surveillance officielle des activités des fournisseurs de rechange de services d'inspection des cultures de semences.

4.0 Rôles et responsabilités

4.1 Responsabilités de l'ACIA

L'ACIA est l'organisme responsable de la certification des semences au Canada.

Les responsabilités du personnel de la Direction générale des Opérations de l'ACIA sont les suivantes :

Les responsabilités de la Section des semences sont les suivantes :

4.2 Responsabilités de l'ACPS

Les responsabilités de l'ACPS sont les suivantes :

4.3 Responsabilités des SICSA

Un SICSA doit :

Les SICSA devraient :

Le Gestionnaire de la qualité du SICSA doit assumer les responsabilités suivantes :

Les responsabilités de l'inspecteur-chef et de l'inspecteur-chef remplaçant du SICSA sont les suivantes :

4.4 Responsabilités des ICSA

Les ICSA doivent :

Les éléments susmentionnés comprennent ce qui suit :

Les ICSA devraient :

4.5 Responsabilités du producteur de semences

Les responsabilités du producteur de semences sont les suivantes :

5.0 Obligations de l'inspecteur de cultures de semences agréé

Peu importe l'expérience de travail qu'elles ont acquise, toutes les personnes qui cherchent à obtenir leur agrément à titre d'ICSA doivent présenter un Formulaire de demande d'agrément d'inspecteur des cultures de semences (Annexe D) à la Section des semences de l'ACIA. Si l'ICSA éventuel a déjà travaillé pour l'ACIA, on lui demandera également de remplir et de signer une déclaration qui indique la date de son dernier jour de travail avec l'ACIA. Les demandes des ICSA peuvent être présentées à n'importe quel moment durant l'année, mais il est préférable de les présenter le plus tôt possible pour s'assurer d'être en mesure de recevoir la formation nécessaire.

Être agréé à titre d'ICSA ne garantit pas l'acceptation des Rapports d'inspection de cultures de semences par l'ACPS. L'ACPS détient le pouvoir d'imposer des exigences supplémentaires aux ICSA.

En plus des références énumérées dans le CRPS 101, les ICSA doivent être familiers avec ce qui suit :

Il est recommandé que les ICSA possèdent une vision adéquate confirmée par le test d'Ishihara de perception des couleurs (classe 1) (perception normale des couleurs (PNC)) décrit dans l'Annexe D – Normes d'acuité visuelle du Guide de l'évaluation de la santé au travail (GEST) de Santé Canada.

Les demandes d'agrément doivent être envoyées à l'ACIA aux coordonnées suivantes :

Gestionnaire national, Section des semences
Agence canadienne d'inspection des aliments
59, promenade Camelot
Ottawa (Ontario) K1A 0Y9
No télécopieur : 613-773-7261
Adresse de courriel : cfia.seed-semence.acia@canada.ca

5.1 Formation et évaluation des ICSA

Les sortes de cultures figurées dans la Circulaire 6 de l'ACPS ont été divisés en six Groupes. Les ICSA peuvent être agréés pour un Groupe ou plus :

Groupe 1 – Céréales et légumineuses

Groupe 2 – Canola Hybride

Groupe 3 – Fourrages, Graminées à Gazon et Légumineuses Fourragères

Groupe 4 – Maïs hybride

Groupe 5 – Cultures spéciales

*Cultures spéciales – La formation et l'évaluation sont spécifiques à chaque type de culture du groupe 5. Les titulaires d'une licence n'ont le droit d'inspecter que les types de cultures pour lesquels ils ont reçu la formation adéquate et ont été évalués par l'ACIA. Le type de formation et d'évaluation dépend du type de culture et peut ne pas être disponible partout au Canada.

Groupe 6 – Parcelles

Pour être éligible à un groupe particulier, des conditions préalables et / ou une expérience peuvent être requises tel qu' indiqué dans le tableau 5.1.1. De plus, pour obtenir leur agrément pour un Groupe en particulier, les ICSA éventuels doivent suivre et réussir la formation théorique et pratique de l'ACIA connexe. Le candidat doit d'abord suivre la formation théorique avant d'être autorisé à suivre la formation pratique. Après la formation théorique, le candidat doit réussir en obtenant une note de 80 % ou plus sur une évaluation théorique pour chaque Groupe donnée. Si le candidat ne réussit pas son évaluation théorique, il peut quand même suivre la formation pratique.

Après la formation pratique, s'il s'agit du premier Groupe pour lequel un candidat tente d'obtenir l'agrément, ce dernier doit se soumettre à une évaluation pratique afin d'évaluer sa capacité à effectuer une inspection de culture de semences. Pour réussir l'évaluation pratique, le candidat doit recevoir une note de 80 % ou plus.

Les candidats doivent assister à toutes les séances en classe et effectuer au complet la formation pratique concernant un Groupe donné afin d'obtenir leur licence pour ce Groupe selon les tableaux 5.1.1 et 5.1.2

Les candidats reçoivent un agrément de Groupe 1 après avoir réussir l'examen pratique sur une seule sorte de culture figuré à l'un ou l'autre de la section 2 ou section 3 de la Circulaire 6. De toute façon ces candidats doivent terminer la formation pratique pour le deuxième regroupement de sortes de cultures (l'un ou l'autre de section 2 ou 3) avant d'inspecter les sortes de cultures de la deuxième Groupe. La formation pratique pour le deuxième regroupement de cultures devrait être suivie dans la même saison.

Si le candidat ne réussit pas son évaluation théorique ou son évaluation pratique à sa première tentative, il peut essayer de réussir l'évaluation une fois de plus durant l'année en cours. Si le candidat échoue à sa deuxième tentative, il doit refaire la partie de la formation correspondante. Par exemple, si un candidat échoue son évaluation pratique mais il réussit l'évaluation théorique, il ne doit refaire que la partie de la formation pratique avant de pouvoir tenter de réussir l'évaluation pratique une troisième fois.

Si cela fait plus de deux ans que le candidat a terminé sa formation (en classe ou pratique), il doit refaire la formation correspondante avant de passer l'examen. Toute partie (en classe ou pratique) que le candidat réussit expirera également après une période de deux ans et il devra refaire la formation et repasser l'examen correspondant.

Durant n'importe quel type d'évaluation, les candidats pourront utiliser leurs copies des documents de référence dont ils ont besoin pour l'inspection de cultures de semences. Ces documents de référence seront en format papier ou électronique. Avant l'évaluation, on demandera aux candidats de ne communiquer de quelque façon que ce soit avec qui que ce soit d'autre que l'évaluateur ou les évaluateurs durant l'examen.

Les inspecteurs de cultures de semences qui ont déjà travaillé pour l'ACIA mais qui n'ont pas inspecté de cultures de semences au cours des deux dernières années peuvent faire les évaluations écrite et pratique sans avoir à suivre la formation. On leur recommande toutefois de suivre la formation théorique et pratique comme formation d'appoint avant d'essayer de réussir les évaluations.

Tableau 5.1.1

SICSA de tierce partie - ICSA Exigences par portée
Groupes Prérequis Experience Formation théorique Formation pratique Évaluation théorique Évaluation pratique
1 Aucun Aucune 2 jours
2 Note de tableau 1 Groupe 1 20 champs Journée(s) sur le terrain N/A
3 Note de tableau 1 Groupe 1 20 champs Journée(s) sur le terrain N/A
4 Groupe 1 Aucune 5 champs
5 Groupe 1 60 champs et 1 année d'expérience générale À déterminer N/A
6 Note de tableau 1 Group 1 60 champs et 2 années d'expérience générale Note de tableau 2 1 à 3 parcelles N/A

Notes de tableau

Note de tableau 1

Les candidats qui souhaitent obtenir l'agrément pour les cultures du Groupe 2, 3 ou 6 doivent détenir un taux de contre-inspection faible ou normal (5 % ou 10 %) l'année précédente.

Retour à la référence de la note de tableau 1

Note de tableau 2

Être autorisés en vertu d'un agrément à inspecter les cultures de qualité Fondation, Enregistrée et Certifiée du ou des regroupements de cultures d'intérêt.

Retour à la référence de la note de tableau 2

Tableau 5.1.2

SICSA de non tierce parties – ICSA Exigences par portée
Groupes Prérequis Experience Formation théorique Formation pratique Évaluation théorique Évaluation pratique
2 Aucun Aucune Journée(s) sur le terrain
4 Aucun Aucune 10 champs

L'ACIA exigera des honoraires pour la formation des ICSA et du personnel des SICSA conformément à l'article 9 du tableau 1 du Partie 14 – Prix applicables au semences de l'Avis sur les prix de l'Agence canadienne d'inspection des aliments

5.2 Agrément des ICSA

Une fois que les ICSA éventuels auront réussi les évaluations écrites et pratiques, le Gestionnaire national de la Section des semences leur délivrera un agrément. Les ICSA ne seront autorisés à inspecter que les sortes de cultures qui figurent dans les Groupes pour lesquels ils ont terminé une évaluation théorique par écrit et une évaluation pratique, au besoin. Lorsque l'ICSA reçoit son agrément, il fait une demande pour obtenir un compte dans CertiSem de l'ACPS par l'entremise d'un SICSA.

L'ACPS peut exiger une formation supplémentaire ou l'autorisation d'un ICSA pour que ce dernier soit admissible à lui soumettre des Rapports d'inspection de cultures de semences par l'entremise d'un SICSA.

Une fois que les ICSA ont obtenu leur agrément, ils peuvent effectuer des inspections de cultures de semences dans n'importe laquelle des neuf régions de cultures de semences pour le compte d'un ou de plusieurs SICSA.

Une personne qui est un employé de l'ACIA ne peut pas détenir un agrément d'un ICSA.

5.3 Surveillance des ICSA par l'ACIA

L'ACIA effectuera des contre-inspections des champs inspectés par les ICSA afin de surveiller leurs activités. Durant la première année de son agrément, le travail d'un ICSA devra faire l'objet de contre-inspections à une fréquence normale (10 %). Des demandes de mesures correctives (DMC) seraient présentées aux ICSA durant la saison d'inspection des cultures ou après celle-ci afin de résoudre toutes les manquements décelés par l'inspecteur de contre-inspection.

Au cours des années suivantes, la fréquence des contre-inspections peut être réduite de 5 % ou augmentée à 15 %, selon le nombre et le type des manquements relevés contre l'ICSA au cours de l'année précédente.

Si l'ICSA est en désaccord avec les détails d'un cas de non-conformité ou d'une DMC, il peut envoyer une demande écrite officielle au vérificateur de l'ACIA, en remplissant le formulaire « Demande d'appel à une non-conformité » (Annexe G) demandant un examen de la DMC ou du cas de non-conformité. Les demandes d'examen doivent indiquer la raison de la demande et elles doivent être envoyées au vérificateur dans les cinq jours ouvrables suivant l'émission d'un cas de non-conformité ou de la DMC. Les cas de non-conformité et les DMC ne seront pas retirés sur la base que le SICSA ou l'ICSA est en désaccord avec les exigences actuelles du programme. Il est également important de noter que la présentation d'une demande d'appel pour une DMC n'arrête ou n'interrompt pas le processus établi par la DMC. La DMC avec un processus du plan de mesures correctives doit se poursuivre même si un différend est engagé.

Le taux de contre-inspections pour les inspections menées sur les parcelles du Groupe 6 est de 20 %, peu importe le taux de contre-inspections déterminé pour l'ICSA pour les types de cultures de Groupes 1 à 5.

L'ACIA imposera les honoraires de contre-inspection connexes directement au SICSA dont relève l'ICSA.

5.4 Révocation de l'agrément d'un ICSA

L'agrément d'un ICSA peut être révoqué en tout temps par le Gestionnaire national de la Section des semences. Voici, ci-dessous, les critères généraux qui peuvent entraîner la révocation de l'agrément d'un ICSA :

Dans toutes les situations de révocation de l'agrément d'un ICSA, le Gestionnaire national de la Section des semences informera l'ICSA, le SICSA et l'ACPS.

5.5 Renouvellement de l'agrément d'un ICSA

L'agrément d'un ICSA est renouvelé tous les ans par le Gestionnaire national de la Section des semences sauf si :

Les ICSA doivent à nouveau passer les tests écrits et pratiques et les réussir s'ils ont inspecté moins de 20 champs au total au cours des deux dernières saisons. Si un ICSA est incapable d'effectuer 20 inspections de champs en deux saisons pour des raisons personnelles ou de santé, il doit en informer l'ACIA à l'adresse cfia.seed-semence.acia@canada.ca.

6.0 Exigences liées aux services d'inspection des cultures de semences autorisés

6.1 Demande d'agrément d'un SICSA

Le représentant du SICSA éventuel doit remplir et présenter une demande d'agrément d'un SICSA (Annexe B) à la Section des semences de l'ACIA au plus tard le 15 septembre de l'année précédant l'année à partir de laquelle le SICSA a l'intention de démarrer ses activités. Le représentant du SICSA éventuel doit également présenter un manuel du SGQ qui comporte les procédures et les modèles des dossiers à l'aide desquels le SICSA administrera les activités liées à l'inspection de cultures de semences. L'Annexe F présente les lignes directrices liées à l'élaboration d'un manuel du SGQ.

L'ACIA évaluera le manuel du SGQ du SICSA en fonction des critères de la liste de contrôle fournie à l'Annexe I des IP 142.3.1 indiquant les éléments satisfaisants et insatisfaisants. L'ACIA fournira la liste de contrôle dûment remplie au Gestionnaire de la qualité du SICSA. Le Gestionnaire de la qualité peut ensuite présenter un manuel du SGQ révisé à l'ACIA, qui réévaluera les critères qui ont été signalés comme étant insatisfaisants. Le manuel du SGQ peut être révisé autant de fois que nécessaire pour répondre de façon satisfaisante à tous les critères de la liste de contrôle.

Le manuel du SGQ doit satisfaire à tous les critères figurant sur la liste de contrôle au plus tard le 15 décembre, sinon le SICSA pourrait ne pas être agréé pour l'année suivante.

Les demandes d'agrément doivent être envoyées à l'ACIA aux coordonnées suivantes :

Gestionnaire national, Section des semences
Agence canadienne d'inspection des aliments
59, promenade Camelot
Ottawa (Ontario) K1A 0Y9
No télécopieur : 613-773-7261
Adresse de courriel : cfia.seed-semence.acia@canada.ca

6.2 Surveillance des SICSA par l'ACIA

À chaque année après avoir obtenu son agrément, le SICSA fait l'objet d'une vérification annuelle afin d'évaluer la mise en œuvre par le SICSA du SGQ approuvé par l'ACIA. À la fin de la première année au cours de laquelle le SICSA a obtenu son agrément, l'ACIA effectue une vérification complète avant le renouvellement annuel de l'agrément du SICSA. Selon les résultats de la vérification et le rendement des ICSA qui relèvent du SICSA, l'ACIA pourrait émettre une ou plusieurs demandes de mesures correctives (DMC) à l'intention du SICSA visant à obtenir la modification de tous les manquements décelés.

Au cours des années suivantes, selon le nombre de manquements inscrits dans la vérification de l'année précédente, le vérificateur de l'ACIA peut recommander à la Section des semences que le SICSA ne fasse l'objet que de vérifications partielles couvrant des parties bien précises du SGQ. Lorsque des vérifications partielles sont effectuées, chaque partie du manuel du SGQ doit être examinée au moins une fois à tous les deux ans.

Si le SICSA est en désaccord avec les détails d'un cas de non-conformité ou d'une DMC, il peut envoyer une demande écrite officielle au vérificateur de l'ACIA, en remplissant le formulaire « Demande d'appel à une non-conformité » (Annexe G) demandant un examen de la DMC ou du cas de non-conformité. Les demandes d'examen doivent indiquer la raison de la demande et doivent être envoyées au vérificateur dans les 5 jours ouvrables suivant l'émission. Les cas de non-conformité et les DMC ne seront pas retirés sur la base que le SICSA ou l'ICSA sont en désaccord avec les exigences actuelles du programme.

L'ACIA n'impose aucun frais pour la vérification d'un SICSA.

L'ACIA facturera les SICSA pour la surveillance des ICSA (contre-inspections) et pour toute formation des ICSA candidats. Les SICSA devraient créer un compte à l'avance avec l'ACIA. Le SICSA peut obtenir un compte en remplissant le formulaire "Demande de crédit" (ACIA0015)

Voici les modalités de paiement :

Voici les options de paiement acceptées : argent comptant, chèque, VISA, MasterCard, Amex, transfert électronique de fonds (TEF). Veuillez noter que les paiements par TEF ne sont acceptés que pour ceux disposant de privilèges de crédit et qui souhaitent payer des frais antérieurement facturés à leur compte. Si vous voulez commencer à payer par TEF, veuillez envoyer un courriel à cfia.arservicecentre-centredeservicedescd.acia@canada.ca en demandant les renseignements bancaires de l'ACIA.

Si vous avez des questions concernant l'établissement d'un compte avec l'ACIA, vous pouvez communiquer avec le :

Centre national de service pour les comptes débiteurs
Numéro sans frais : 1-888-677-2342
Téléc. : 1-506-777-3777
Courriel : cfia.arservicecentre-centredeservicedescd.acia@canada.ca

6.3 Révocation de l'agrément d'un SICSA

L'agrément d'un SICSA peut être révoqué en tout temps par le Gestionnaire national de la Section des semences. Les critères généraux justifiant la révocation de l'agrément d'un SICSA sont les suivants :

L'ACPS n'acceptera pas les Rapports d'inspection des cultures de semences produits par un ICSA sous la supervision d'un SICSA dont l'agrément a été révoqué.

Si un SICSA demande de révoquer son agrément, il doit informer son vérificateur de l'ACIA par courriel et mettre en copie conforme le gestionnaire national de la Section des semences à cfia.seed-semence.acia@canada.ca. Dans toutes les situations de révocation de l'agrément d'un SICSA, le Gestionnaire national de la Section des semences informera le SICSA, l'ACPS et l'ICSA concerné.

6.4 Renouvellement de l'agrément d'un SICSA

Chaque année la Section des Semences fournit aux SICSA un formulaire de renouvellement, lequel doit être complété et soumis par chaque SICSA avant le 15 janvier. L'agrément d'un SICSA est renouvelé tous les ans par le Gestionnaire national de la Section des semences sauf si :

Annexe A : Renseignements sur le formulaire de demande des services d'inspection de cultures de semences autorisés

1.1 Capacité juridique et admissibilité du demandeur

Seule une entreprise en règle et ayant la capacité juridique de conclure des contrats, en bon statut, peut demander un agrément de Service d'inspection des cultures de semences autorisé (SICSA).

Le demandeur doit fournir, à la demande de l'ACIA, tout document d'appui pertinent confirmant le statut légal du demandeur (peut comprendre la documentation confirmant les lois en vertu desquelles il est enregistré ou incorporé, son nom enregistré ou d'entreprise et l'adresse de son lieu de travail).

Aux fins du présent document, un demandeur NE sera PAS considéré comme étant en règle si au cours des deux (2) années antérieures à la date de la demande le demandeur ait contrevenu à la Loi sur les semences et/ou au Règlement sur les semences s'il y a lieu.

Aux fins du présent document, un demandeur NE sera PAS considéré comme étant en règle lorsque les honoraires en suspens sont dus à l'ACIA.

1.2 Responsabilité du demandeur

Il incombe au demandeur d'obtenir des éclaircissements au sujet des exigences applicables, si nécessaire, avant de soumettre une demande à l'ACIA. Toutes les demandes de renseignements et autres communications doivent être adressées à l'ACIA exclusivement à l'adresse suivante :

Gestionnaire national, Section des semences
Agence canadienne d'inspection des aliments
59, promenade Camelot
Ottawa (Ontario) K1A 0Y9
Télécopieur : 613-773-7261

ou par courrier électronique : cfia.seed-semence.acia@canada.ca

Afin que l'ACIA puisse effectuer une évaluation et un examen complet de la demande, il incombe au demandeur de préparer sa demande et tous les documents d'appui (appelés « trousse de demande ») conformément à toutes les exigences applicables, ainsi qu'il est indiqué ci-dessous, et de se conformer à toute requête ou directive de l'ACIA qui pourrait être effectuée ou émise, connexe au présent document.

1.3 Critère de demande pour les SICSA

Le demandeur souhaitant obtenir un agrément de SICSA doit :

La trousse de demande de l'agrément comme SICSA doit être soumise à l'ACIA.

1.3.1 Critères de demande pour un SICSA de tierce partie

Un demandeur désirant obtenir un agrément en tant que SICSA de tierce partie doit également :

1.3.2 Critères de demande pour un SICSA de non tierce partie

Un demandeur désirant obtenir un agrément en tant que SICSA de non tierce partie doit également :

1.4 Évaluation de la demande

L'ACIA examinera la trousse de demande afin de déterminer si le demandeur répond à toutes les exigences applicables. La demande doit être dûment remplie et le manuel du SGQ du demandeur doit démontrer qu'il répond aux exigences minimales. L'ACIA doit examiner la trousse de demande en tenant compte des exigences prescrites et préparer un dossier d'évaluation indiquant le degré de conformité aux exigences et un sommaire de celui sera remis au demandeur une fois l'examen effectué.

Si l'évaluation permet de constater que les exigences ont été dûment remplies, l'ACIA émettra un agrément au demandeur.

Au cours de l'évaluation de la demande et de tous les documents d'appui, l'ACIA peut :

Si l'ACIA présente une requête au demandeur concernant l'un des points énumérés ci-dessus, ce dernier aura un nombre minimal de jours indiqué dans la demande pour se conformer à celle-ci. À défaut de répondre à la demande de l'ACIA, cela peut entraîner des délais dans le traitement de la demande et la fermeture du dossier du demandeur.

Si le dossier d'un demandeur est fermé, l'ACIA l'en informera et lui fournira des explications. Il est possible que l'ACIA a l'intention de fermer le dossier d'un demandeur, tout en étant disposée à fournir au demandeur la possibilité d'apporter des corrections à la trousse de demande initiale ou à présenter des arguments avant qu'une décision finale soit prise.

Un demandeur peut communiquer avec l'ACIA afin de réviser ou de vérifier la progression de la demande.

1.5 Octroi d'un agrément

L'ACIA attribuera un agrément de SICSA au demandeur, conformément au paragraphe 4.2 (1) de la Loi sur les semences une fois qu'il aura été déterminé que les exigences d'octroi d'agrément ont été satisfaites.

1.6 Droits de l'ACIA

En soumettant une trousse de demande, le demandeur reconnaît que la prise de décision finale relativement à l'émission d'un agrément de SICSA au demandeur est laissée à la seule discrétion de l'ACIA.

La demande peut être rejetée et l'agrément annulé s'il est déterminé que le demandeur a fourni des renseignements faux ou trompeurs.

2.0 Exigences particulières

2.1 Exigence technique

Le manuel SGQ du demandeur doit être présenté de manière claire et concise et être suffisamment détaillé pour permettre à l'ACIA d'évaluer la capacité du SGQ du demandeur à remplir les exigences techniques minimales.

Annexe B : Demande d'agrément pour un Service d'inspection de cultures de semences autorisé (SICSA)

Conformément au paragraphe 4.2(1) de la Loi sur les semences

Veuillez remplir le formulaire de demande et le soumettre à l'Agence canadienne d'inspection des aliments (ACIA). Veuillez écrire en caractère d'imprimerie à l'encre ou dactylographier. Les initiales du représentant de l'auteur de la demande sont requises à la première ligne de la section B et il doit apposer sa signature à la section C.

A. À remplir par le demandeur

Nom de la société : espace

Adresse postale : espace

Ville : espace

Province : espace

Code postal : espace

Tél. : espace

Courrier électronique : espace

Enregistrée en vertu des lois de/du/de la (s'il y a lieu) : espace

Nom du Gestionnaire de la qualité : espace

Courrier électronique : espace

Demande pour la ou les région(s) géographique(s) suivante(s)

() Région des cultures de semences

Remarque 1

Le défaut de fournir les renseignements requis peut occasionner des délais dans le traitement de la présente demande et se solder par la fermeture de votre dossier. De plus, un agrément ne sera émis que dans la mesure où l'ACIA aura approuvé le manuel du SGQ du demandeur et que le demandeur aura confirmé qu'il accepte de fournir les services d'inspections des cultures de semences dans un nombre minimal de champs (selon les numéros de séquence de l'ACPS) déterminé par l'ACIA.

Remarque 2

L'ACIA, en consultation avec les SICSA et les producteurs de semences, se réserve le droit de modifier les Régions et le nombre total d'inspections correspondant estimé en s'appuyant sur les commentaires reçus.

Les renseignements que vous fournissez à propos de ce document sont recueillis par (et pour) l'ACIA en vertu de la Loi sur les semences dans le cadre du Programme d'inspection de cultures des semences autorisé. Les renseignements personnels seront traités en vertu des dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels et seront déposés dans le fichier de renseignements personnels ACIA PPU 100. Ces renseignements seront accessibles ou protégés selon les besoins, en vertu des dispositions de la Loi sur l'accès à l'information.

B. Modalités et conditions

Publication des renseignements sur l'auteur de la demande

Par les présentes, l'auteur de la demande autorise l'ACIA et l'ACPS à publier ou à rendre accessibles autrement son nom, son adresse, son courrier électronique et son numéro de téléphone afin de mettre à la disposition du public et des personnes intéressées toute information concernant la présentation de demande et l'émission éventuelle de l'agrément, les affiliations avec un ICSA et la portée géographique de leur agrément.

Initiales de l'auteur de la demande

Conflit d'intérêts

L'auteur de la demande reconnaît et convient que, lorsqu'un agrément lui sera octroyé, il ne sera autorisé à réaliser des inspections qu'en lien avec les cultures de semences dont il n'est pas le producteur ni le cessionnaire de certificats de récoltes et des personnes ou d'entités avec lesquelles il n'a aucun lien de dépendance.

L'auteur de la demande reconnaît qu'il sera toujours tenu, en vertu de tout agrément éventuellement émis, de veiller à exercer ses activités conformément à cet agrément, de manière à éviter tout conflit.

L'auteur de la demande reconnaît et garantit qu'aucun pot-de-vin, cadeau, bénéfice ou autre attrait n'a été ni ne sera payé, donné, promis ou offert directement ou indirectement à un représentant ou à un employé du gouvernement du Canada ni à un membre de sa famille, en vue d'exercer une influence sur l'octroi ou la gestion de cet agrément.

Le demandeur comprend et reconnaît que les personnes assujetties aux dispositions de la Loi sur les conflits d'intérêts, du Code régissant les conflits d'intérêts des députés, du Code de valeurs et d'éthique du secteur public ou tout autre code de valeurs et d'éthique applicables à certains organismes en particulier ne peuvent tirer aucun avantage direct découlant dudit agrément.

Formation pratique et évaluation

Si l'ACIA l'exige, l'auteur de la demande prendra les mesures nécessaires pour accéder aux champs de cultures de semences pour la formation pratique et l'évaluation, par l'ACIA, de l'ICSA sous sa supervision et il en assumera tous les coûts ou toute autre exigence connexe.

Formation théorique et évaluation

Si l'ACIA l'exige, le demandeur prendra les arrangements nécessaires pour gagner accès aux champs de cultures de semences aux fins de formation théorique et de l'évaluation par l'ACIA de l'ICSA sous sa supervision et il en assumera tous les coûts ou toute autre exigence connexe.

C. Acceptation et déclaration

Je, espace,
[Nom du demandeur ou représentant de demandeur en caractères d'imprimerie]

déclare et certifie que l'information fournie dans (et qui accompagne) ce formulaire de demande est exacte, précise et complète.

Par ailleurs, en faveur du demandeur, j'ai lu et je suis d'accord les modalités, les déclarations et les garanties énoncées à la section B ci-dessus. J'ai également lu la première condition énoncée à la section B et y ai apposé mes initiales.

Signature du demandeur ou représentant du demandeur : espace

Titre : espace
Date : espace

Annexe C : Exemple de l'agrément pour les services d'inspection des cultures de semences autorisés pour une tierce partie (SICSA)

En vertu du paragraphe 4.2(1) de la Loi sur les semences

Numéro de la licence de SICSA A####

Accordée par : L'Agence canadienne d'inspection des aliments, une personne morale établie en vertu de l'article 3 de la Loi sur l'Agence canadienne d'inspection des aliments (Canada), dont l'administration centrale est située au 1400, rue Merivale, Ottawa, Ontario, Canada K1A 0Y9; ci-après désignée sous le nom d' « ACIA ».

Accordée à :

Renseignements du demandeur

Dénomination sociale : espace

Adresse postale : espace

Tél. : espace

Adresse électronique : espace

Constituée en vertu des lois de : (s'il y a lieu) espace

Nom du Gestionnaire de la qualité : espace

Agrément pour : [Insérer les Régions d'inspection de cultures de semences]

Désigné sous le nom de « Service d'inspection de cultures de semences autorisé » ou de « SICSA ».

Par la présente licence, l'ACIA autorise l'entité susmentionnée à assurer la prestation de services d'inspection de cultures de semences aux fins de la certification officielles des semences, conformément aux conditions de la présente licence.

Afin de conserver la présente licence, le titulaire doit en respecter les conditions, qui sont énoncées aux pages suivantes.

Le présent agrément entre en vigueur à la date de la signature par le Gestionnaire national de la Section des semences de l'ACIA et restera en vigueur jusqu'au 31 mars 2020, à moins qu'elle ne soit résiliée autrement auparavant.

Signée le (insérer le jour au format numérique) espacemois espace 20120

Au nom de l'Agence canadienne d'inspection des aliments :

espace
Gestionnaire national
59, promenade Camelot
Ottawa (Ontario) K1A 0Y9
Adresse électronique : cfia.seed-semence.acia@canada.ca

A. Conditions

Relation entre le titulaire de la présente licence et les ICSA

Le titulaire de la présente licence doit immédiatement aviser l'ACIA d'un changement à la liste des inspecteurs de cultures de semences agréés (ICSA) qu'il supervise et qui présentent des Rapports d'inspections de cultures de semences à l'association canadienne des producteurs de semences (ACPS).

Le titulaire de la présente licence doit attribuer des champs particuliers (numéros de séquence de l'ACPS) pour l'inspection à chaque ICSA et informer l'ACPS des champs assignés.

Avis des horaires d'inspection prévus

Le titulaire de la présente licence doit fournir à l'ACIA un avis des horaires d'inspection de ses inspecteurs de cultures de semences agréés (ICSA) avant l'inspection.

Lorsque cela est possible, les horaires d'inspection des ICSA devraient être fournis deux (2) jours avant les inspections, sauf si une situation imprévue survient et nécessite la tenue inattendue d'inspections. Dans ce cas, l'intention d'inspecter la culture devrait être indiquée avant le début de l'inspection.

Lorsqu'une inspection est effectuée, le titulaire de la licence doit indiquer la date réelle d'inspection au plus tard à la fin de la journée durant laquelle l'inspection est effectuée.

Obligations

Le titulaire de la présente licence doit respecter et est chargé de s'assurer que tous les ICSA qui présentent des rapports d'inspections de cultures de semences à l'ACPS en son nom respectent toutes les exigences des documents suivants :

  1. la présente licence;
  2. la PSQ 142.1;
  3. l'IP 142.1.1;
  4. les IP 142.1.2-1 à 142.1.2-8;
  5. la PSQ 142.2;
  6. la PSQ 142.3;
  7. l'IP 142.3.1;
  8. les Systèmes des semences de l'OCDE, s'il y a lieu; et
  9. la Circulaire 6 de l'ACPS;

avec toutes leurs modifications successives.

Le titulaire de la licence a une obligation permanente de s'assurer que son manuel de système de gestion de la qualité, qui a été évalué par l'ACIA respectées exigences de la présente licence, de même que les documents mentionnés ci-dessus, continue de rencontrer les exigences. Le titulaire de la présente licence doit respecter les exigences présentées dans son manuel de système de gestion de la qualité et il est chargé de s'assurer que tous les ICSA qui présentent des rapports d'inspection de cultures de semences à l'ACPS en son nom le respectent.

Sauf dans les cas où il a obtenu une autorisation écrite contraire de l'ACIA, le titulaire de licence ne doit accepter que les demandes d'inspections de cultures de semences provenant de producteurs dont l'adresse domiciliaire se trouve dans la région géographique pour laquelle la présente licence a été accordée.

Le titulaire de la présente licence ne doit pas refuser de demande d'inspection de culture de semences, à moins qu'il ait accepté le nombre minimal de demandes d'inspections que l'ACIA lui a assigné dans chaque région géographique pour laquelle la présente licence a été accordée. Voici les exceptions autorisées à cette exigence :

  • le producteur de semences a un historique de défaut de paiement des services;
  • le titulaire de la présente licence est dans l'incapacité de désigner un ICSA sans conflit d'intérêts avec le producteur de semences; ou,
  • le titulaire de la présente licence n'a pas la compétence ou la capacité d'effectuer l'inspection des sortes de cultures (autres que les sortes de cultures de la section 2 ou de la section 3).
Conflits d'intérêts

Le titulaire de la présente licence doit offrir d'exécuter seulement des inspections concernant des cultures de semences dont il n'est ni le producteur ni le bénéficiaire de certificats de récolte et de le faire auprès de personnes avec qui il n'a aucun lien de dépendance.

Le titulaire de la présente licence doit avoir une politique et des procédures écrite régissant les conflits d'intérêts afin d'évaluer les ICSA à son emploi et s'assurer qu'ils sont libres de toutes pressions, influences ou relations pouvant compromettre l'exécution honnête, diligente, éthique et impartiale des obligations associées à leur licence de l'ACIA et qu'ils le restent.

Le titulaire de la présente licence reconnaît que les ICSA agissent dans l'intérêt public et sont tenus de se conduire avec intégrité personnelle, éthique, honnêteté et diligence dans l'exercice des fonctions associées à la licence. Le titulaire de la présente licence ne doit pas mettre les ICSA dans des situations où ses intérêts peuvent entrer en conflit avec leurs fonctions d'ICSA.

Le titulaire de la présente licence et les membres de son personnel sont interdits de tenter d'influencer indûment un ICSA dans l'exercice de ses fonctions ou d'entraver son travail, directement ou indirectement, financièrement ou autrement. Le titulaire de la présente licence ne doit pas offrir ou fournir d'avantage ou de récompense, ou imposer ou menacer d'imposer de mesure disciplinaire, d'élément dissuasif ou de conséquence négative qui pourrait influencer indûment la conduite de l'ICSA.

Le titulaire de la présente licence reconnaît qu'en vertu de l'article 425.1 du Code criminel (L.R.C. (1985), ch. C-46), « Commet une infraction quiconque, étant l'employeur ou une personne agissant au nom de l'employeur, ou une personne en situation d'autorité à l'égard d'un employé, prend des sanctions disciplinaires, rétrograde ou congédie un employé ou prend d'autres mesures portant atteinte à son emploi – ou menace de le faire : a) soit avec l'intention de forcer l'employé à s'abstenir de fournir, à une personne dont les attributions comportent le contrôle d'application d'une loi fédérale ou provinciale, des renseignements portant sur une infraction à la présente loi, à toute autre loi fédérale ou à une loi provinciale – ou à leurs règlements – qu'il croit avoir été ou être en train d'être commise par l'employeur ou l'un de ses dirigeants ou employés ou, dans le cas d'une personne morale, l'un de ses administrateurs; b) soit à titre de représailles parce que l'employé a fourni de tels renseignements à une telle personne ».

Le titulaire de la présente licence a une obligation permanente de s'assurer qu'il exécute les activités qu'elle vise sans aucun conflit d'intérêts.

Modification du manuel du SGQ

Le titulaire de la présente licence a une obligation permanente de s'assurer d'informer l'ACIA de toute modification de son manuel de système de gestion de la qualité.

Exécution des inspections de cultures de semences

Seuls des ICSA peuvent exécuter des inspections de cultures de semences en vertu de la présente licence. Le titulaire de la présente licence doit s'assurer que les ICSA sont bien formés et agréés, et qu'ils maintiennent leur compétence.

Forme des rapports

Le titulaire de la présente licence doit faire rapport des résultats des inspections de cultures conformément aux PSQ et aux IP, et sur un formulaire ou dans un format approuvé par l'ACPS.

Rapport des mauvaises herbes nuisibles interdites

Dans les deux (2) jours qui suivent une inspection de culture de semences lors de laquelle des mauvaises herbes nuisibles interdites ont été détectées, le titulaire de la présente licence doit en informer l'ACIA.

Changement de statut

La présente licence est délivrée en fonction des renseignements fournis à l'ACIA par le titulaire de la présente licence. Ce dernier doit informer immédiatement l'ACIA de tout changement de statut survenant au cours de la période de la licence, comme dans le cas d'un changement de propriétaire ou de participation majoritaire, de compétence financière ou technique, ou d'emplacement du lieu de travail, ou de tout autre changement.

Le titulaire de la présente licence doit informer immédiatement l'ACIA de toutes procédures de faillite ou d'insolvabilité intentées par ou contre lui aux termes des lois applicables sur la faillite et l'insolvabilité.

L'avis du titulaire de la présente licence doit comprendre une description détaillée du changement et de ses répercussions sur la présente licence.

Vérifications et contre-inspections

Le titulaire de la présente licence doit permettre à l'ACIA d'avoir accès à ses locaux et à tout emplacement, propriété ou lieu où une partie des activités visées par la présente licence est exécutée, afin de vérifier la conformité avec les modalités et les conditions de la présente licence, et il doit lui fournir toute aide raisonnable à cet égard.

Rapport d'applications de produits antiparasitaires

Afin d'assurer la protection de la santé et de la sécurité des ICSA et des inspecteurs responsables des contre-inspections, le titulaire de la présente licence doit contacter le producteur de semences pour obtenir des renseignements sur le calendrier des applications de produits antiparasitaires, avant toute inspection de culture par un ICSA ou contre-inspection par l'ACIA ou un de ses représentants, et faire rapport de ces renseignements à l'ICSA concerné et à l'ACIA, suivant le cas.

Lorsqu'un produit antiparasitaire pour lequel l'Agence de réglementation de la lutte antiparasitaire (ARLA) a établi un délai de sécurité après traitement a été appliqué à une culture de semences dans les soixante-douze (72) heures précédant ou suivant son inspection, et que le titulaire de la présente licence est conscient de cette application, ce dernier doit s'informer auprès du producteur de semences du nom chimique ou commercial du produit appliqué, de l'emplacement où le produit a été appliqué, de la date de l'application du produit, de la date où il sera sécuritaire de circuler dans le champ et de tout autre renseignement pertinent, et doit communiquer ces renseignements à l'ICSA et à l'ACIA. Il est entendu que la précision des renseignements fournis en vertu de la présente condition dépendra de celle des renseignements obtenus du producteur de semences.

Tenue de registres

Le titulaire de la présente licence doit maintenir un système de gestion de la qualité (SGQ) documenté, approuvé par l'ACIA, permettant de produire des registres et des documents d'appui complets et exacts sur ses activités et ses obligations en vertu de la présente licence, y compris, sans s'y limiter, les attestations de formation et des preuves des inspections effectuées en vertu de sa licence, en particulier les rapports d'inspection des cultures de semence remis à l'ACPS part les ICSA sous sa supervision.

Sans le consentement écrit préalable de l'ACIA, le titulaire de la présente licence ne doit éliminer aucun de ces comptes, registres ou documents jusqu'à la fin d'un délai de sept (7) ans suivant l'expiration ou la révocation de la présente licence, ou jusqu'au règlement de tous litiges ou de toutes réclamations en cours, selon la plus tardive des deux dates.

En tout temps, au cours de la période de conservation susmentionnée, tous ces comptes, registres et documents, et le manuel du SGQ doivent être accessibles aux fins de vérification, d'inspection et d'examen par un représentant autorisé de l'ACIA, qui peuvent en tirer des copies ou des extraits. Le titulaire de la présente licence doit fournir toutes les installations et tout le matériel nécessaires à ces vérifications et inspections, et tous les renseignements dont les représentants de l'ACIA pourraient avoir besoin concernant ces comptes, registres et documents.

Le titulaire de la licence devra fournir son manuel de SGQ et tout registre, compte et autre document exigé par l'ACIA, y compris les rapports d'inspection des cultures de semences remis à l'ACPS par les ICSA sous sa supervision, ainsi que toute copie de ces documents, ceci afin de vérifier sa conformité aux modalités de sa licence.

Prix

Le titulaire de la présente licence doit payer le prix des contre-inspections exécutées par l'ACIA stipulé par l'Avis sur les prix de l'ACIA.

Confidentialité

Le titulaire de la présente licence doit utiliser les renseignements confidentiels obtenus en vertu de la présente licence seulement aux fins prévues par cette dernière. Sauf obligation légale, le titulaire de la présente licence ne doit pas divulguer de renseignements confidentiels sans obtenir l'approbation écrite préalable de leur divulgation par la partie concernée.

Communication avec les producteurs de semences

Le titulaire de la présente licence ne doit pas fournir de rapport d'inspection de culture de semences à un producteur de semences avant qu'il n'ait été examiné par un inspecteur-chef responsable de la présente licence de SICSA.

Le titulaire de la présente licence ne doit pas communiquer d'opinion au producteur de semences au sujet de la décision de l'ACPS concernant le résultat d'une inspection.

Indemnisation

Le titulaire de la présente licence s'engage à indemniser le Canada, l'ACIA et leurs préposés et mandataires à l'égard de toute action, réclamation, poursuite ou autre procédure, de toute perte ou de tout dommage, dont ils ou l'un d'entre eux pourraient être responsables envers un tiers, découlant d'une faute du titulaire de la présente licence, ou d'une faute de tout ICSA exerçant sous sa supervision et présentant des rapports d'inspections de cultures de semences à l'ACPS en son nom, dans l'exécution de ses obligations en vertu de la présente licence, ou de tout défaut du titulaire de la présente licence ou de l'un de ses ICSA de respecter les modalités de la présente licence, sauf que le Canada et l'ACIA ne peuvent pas se prévaloir de cette indemnisation si la perte ou le dommage a été causé par le Canada.

Assurance

Le titulaire de la présente licence doit maintenir une couverture d'assurance pour sa durée et pour 24 mois suivant son expiration ou sa révocation. Il incombe au titulaire de la présente licence de décider le niveau de couverture d'assurance nécessaire pour exécuter ses obligations en vertu de la présente licence.

Relations

Le titulaire de la présente licence ou les membres de son personnel ne doivent en aucun temps se présenter comme des employés ou des mandataires de l'ACIA. Ni le titulaire de la présente licence, ni aucun des membres de son personnel n'est engagé comme employé ou agent de l'ACIA. Rien dans la présente licence ou dans les relations ou les actions des parties ne vise à établir, ni ne doit être considéré ou interprété comme établissant, un partenariat ou une relation mandant-mandataire, bailleur-preneur ou employeur-employé entre les parties.

Cession

La présente licence ne doit pas être cédée, en totalité ou en partie.

B. Avis importants

  1. Exigences supplémentaires de l'ACPS : L'octroi de la présente licence et le respect de ses conditions ne garantissent pas l'acceptation des Rapports d'inspections de cultures de semences par l'ACPS. À son entière et exclusive discrétion, l'ACPS a le pouvoir d'imposer des exigences supplémentaires au titulaire de la présente licence.
  2. Remise des avis : Tout avis, rapport ou demande fait en vertu de la présente licence ou exigé par cette dernière devrait être écrit, et signifié personnellement, envoyé par transmission par télécopieur confirmée, envoyé par courrier recommandé ou service de messagerie, ou envoyé par tout moyen électronique, y compris la télécopie et le courrier électronique, au :

    Gestionnaire national, Section des semences
    Agence canadienne d'inspection des aliments
    59, promenade Camelot, Ottawa (Ontario) K1A 0Y9
    Adresse électronique : cfia.seed-semence.acia@canada.ca
    Télécopieur : 613-773-7261

  3. Vérifications et contre-inspections : L'ACIA ou ses représentants peuvent soumettre le titulaire de la présente licence à une vérification ou les cultures de semences inspectées en vertu de la présente licence à une contre-inspection, afin de vérifier, entre autres, l'exécution par le titulaire de la présente licence de ses obligations en vertu du présent accord, les résultats qu'il a obtenus et l'exactitude de ses rapports, et qu'il a respecté et peut continuer de respecter les conditions de la présente licence.
  4. Modification des modalités de la licence : L'ACIA peu modifier les modalités de la licence, y compris sa portée régionale, à n'importe quel moment au moyen d'un avis écrit à l'intention du titulaire de la présente licence. Ces modifications entreront en vigueur à la date indiquée sur un tel avis.
  5. Révocation : Moyennant un avis écrit au titulaire de la présente licence, l'ACIA peut révoquer immédiatement la présente licence dans les cas suivants :
    1. le titulaire de la présente licence omet de se conformer à l'une ou l'autre des conditions de la présente licence; ou
    2. le titulaire de la présente licence a fourni des renseignements faux ou trompeurs dans sa demande de licence ou dans l'exécution de ses obligations en vertu de la présente licence.
  6. Mesures réglementaires : Rien dans la présente licence n'a d'incidence sur le pouvoir de l'ACIA de prendre des mesures réglementaires en vertu d'une ou de chacune des lois qu'elle applique, ou en vertu de toute autre loi applicable, en fonction de tous renseignements qu'elle ou ses employés pourraient recevoir ou obtenir par quelque moyen que ce soit, et sur le fait que ces mesures peuvent être prises par l'ACIA ou en son nom.
  7. Frais impayés : L'ACIA n'est pas responsable des frais impayés par les producteurs de semences au titulaire de la présente licence.
  8. Assurance : La conformité avec les exigences en matière d'assurance ne dégage pas le titulaire de la présente licence de sa responsabilité en vertu de la présente licence, ni ne limite cette responsabilité.
  9. Pérennité : Il est prévu que toutes les obligations en matière de confidentialité et toutes les dispositions concernant l'indemnisation à l'égard des réclamations de tiers, les exigences en matière d'assurance et les comptes et vérifications subsistent après l'expiration ou la révocation de la présente licence, ainsi que toutes autres conditions de cette dernière, dont, compte tenu de la nature des droits ou obligations qui y sont énoncés, on pourrait raisonnablement s'attendre à ce qu'elles soient destinées à subsister.

Annexe D : Demande d'agrément pour un Inspecteur de cultures de semences agréé (ICSA)

Ce formulaire, le formulaire 5767 de l'ACIA/CFIA, se trouve dans le catalogue des formulaires sur le site Web de l'ACIA.

Annexe E : Exemple de l'agrément pour les Inspecteurs de cultures de semences agréés

Conformément au paragraphe 4.2 (1) de la Loi sur les semences

Numéro d'inspecteur de cultures de semences agréé = XXXX

Accordé par :

L'Agence canadienne d'inspection des aliments, une personne morale établie en vertu de l'article 3 de la Loi sur l'Agence canadienne d'inspection des aliments (Canada) et dont l'administration centrale est située au 1400, chemin Merivale, Ottawa (Ontario), Canada, K1A 0Y9, ci-après désignée sous le nom de « ACIA ».

Accordé à :

Prénom complet : espace

Nom de famille : espace

Adresse postale : espace

Ville : espace

Province : espace

Code postal : espace

Téléphone : espace

Courrier électronique : espace

Qui est par la présente autorisé à inspecter les cultures suivantes :

Insérez la portée

Ci-après désigné « inspecteur de cultures de semences agréé » ou « ICSA »,

Par la présente, l'Agence canadienne d'inspection des aliments (ACIA) autorise la personne susmentionnée à inspecter les cultures de semences généalogiques à des fins de certification officielle de semences conformément aux modalités de cette licence.

Pour conserver sa licence, le titulaire doit respecter les modalités définies dans les pages qui suivent.

Cette licence entre en vigueur le jour de sa signature par le Gestionnaire national de la Section des semences de l'ACIA et reste en vigueur, à moins qu'il ne soit autrement résilié, jusqu'au 31 mars 2021.

Signé le (insérer le jour au format numérique) mois2020

Au nom de l'Agence canadienne d'inspection des aliments :

Gestionnaire national, Section des semences
59, promenade Camelot
Ottawa (Ontario) K1A 0Y9
Courriel : cfia.seed-semence.acia@canada.ca

A. Modalités

Compétences

Le titulaire a terminé avec succès la formation et l'évaluation de l'ACIA en vue de l'obtention du présent permis, et il est attendu de lui qu'il maintienne ses compétences pendant toute la période de validité de ce permis.

Le titulaire de la présente licence n'inspectera que des cultures des types de semences visés par cette licence et n'effectuera aucune inspection pour laquelle il n'est pas compétent.

Le titulaire de la présente licence est tenu d'assister à une formation obligatoire qui peut être offerte par l'ACIA.

Devoirs et obligations

Le titulaire présentera à l'ACPS ses rapports d'inspection de cultures de semences, sous la forme et de la manière prescrite par cette association, par l'entremise d'un Service d'inspection de cultures de semences autorisé (SICSA). Il devra en outre respecter les exigences définies dans les documents suivants :

  1. Le présent permis
  2. PSQ 142.1
  3. IP 142.1.1
  4. IP 142.1.2-1 à IP 142.1.2-8
  5. PSQ 142.2
  6. PSQ 142.3
  7. IP 142.3.1
  8. Les Systèmes des semences de l'OCDE, le cas échéant
  9. La Circulaire 6 de l'ACPS

et leurs modifications successives.

Le titulaire effectuera ses inspections de cultures de semences de manière objective et selon les indications du manuel du système de gestion de la qualité (SGQ) du SICSA, par l'entremise duquel les rapports d'inspection de cultures de semences sont présentés à l'ACPS.

Le titulaire transmettra son rapport d'inspection de cultures de semences au producteur de semences concerné, mais seulement après que l'inspecteur-chef du SICSA l'aura révisé.

Le titulaire ne formulera à l'intention du producteur de semences aucune opinion quant à la décision de l'ACPS concernant les résultats de son inspection.

Le titulaire de la présente licence doit fournir à l'ACIA un avis de ses horaires d'inspection avant l'inspection.

Lorsque cela est possible, les horaires d'inspection des ICSA devraient être fournis deux (2) jours avant les inspections, sauf si une situation imprévue survient et nécessite la tenue inattendue d'inspections. Dans ce cas, l'intention d'inspecter la culture devrait être indiquée avant le début de l'inspection.

Lorsqu'une inspection est effectuée, le titulaire de la licence doit indiquer la date réelle d'inspection au plus tard à la fin de la journée durant laquelle l'inspection est effectuée.

Le titulaire inspectera les champs qui lui auront été assignés par son SICSA (selon les numéros de séquence de l'ACPS).

Le titulaire de la présente licence doit informer toute SICSA par lequel il soumet des rapports d'inspections de cultures de semences à l'ACPS de toute manquement(s) critique(s) assignée(s) et de toute révocation qui peuvent en découler.

Conflits d'intérêts

Le titulaire de la présente licence a une obligation permanente de s'assurer qu'il exécute les activités visées par le présent permis sans aucun conflits d'intérêts.

Le titulaire agit dans l'intérêt public et doit donc faire preuve d'intégrité personnelle, d'éthique, d'honnêteté et d'assiduité dans l'accomplissement des devoirs qui découlent du présent permis.

Déclaration concernant les mauvaises herbes nuisibles interdites

Dans les deux jours qui suivent une inspection de culture de semences lors de laquelle des mauvaises herbes nuisibles interdites ont été détectées, le titulaire de la présente licence doit en informer l'ACIA.

Forme des rapports

Le titulaire de la présente licence doit faire rapport des résultats des inspections de cultures conformément aux PSQ et aux IP, sur un formulaire approuvé par l'ACPS.

Renseignements confidentiels

Le titulaire n'utilisera les renseignements confidentiels auxquels il a accès grâce à ce permis que pour les motifs autorisés par les modalités de celui-ci. Sauf si la loi l'exige, le titulaire ne divulguera aucun renseignement confidentiel sans en avoir obtenu au préalable l'approbation par écrit de la partie concernée.

Relation

Le titulaire ne doit en aucun moment se présenter comme un employé ou un représentant de l'ACIA. Le titulaire n'est pas engagé à titre d'employé ou de représentant de l'ACIA. Aucune partie des modalités du présent permis ne crée ni ne saurait être interprétée comme créant une relation de partenariat, de mandant et mandataire, de bailleur et preneur ou d'employeur et employé entre les parties.

Changement de situation

Ce permis est délivré sur la base des renseignements fournis à l'ACIA par le titulaire. Celui-ci doit immédiatement aviser l'ACIA de tout changement dans sa situation au cours de la période de validité de son permis, qu'il s'agisse d'une faillite, d'un déménagement, de questions de compétence technique, de l'emplacement du lieu de travail ou de tout autre changement qui porte préjudice au présent permis.

L'avis du titulaire devra comprendre une description détaillée du changement de situation et de ses implications relativement au présent permis.

Interdiction de cession et de sous-traitance

Ce permis ne peut être transféré ni cédé, ni en tout ni en partie.

Le titulaire ne peut engager de sous-traitants pour accomplir les devoirs définis dans les modalités du présent permis.

B. Avis importants

  1. Exigences additionnelles de l'ACPS : La délivrance de cette licence et le respect de ses modalités par son détenteur ne garantissent pas que l'ACPS accepte les Rapports d'inspection de cultures de semences du titulaire. L'ACPS a le droit d'imposer, à sa seule et entière discrétion, des exigences additionnelles au titulaire.
  2. Transmission des avis : Les avis, les requêtes et les rapports présentés à l'ACIA ou requis par celle-ci en vertu des modalités de la présente licence doivent se faire par écrit et être remisent en mains propres ou envoyés par transmission par télécopieur confirmée, par courrier recommandé, par messagerie ou par voie électronique (y compris la télécopie et le courrier électronique) à :

    Gestionnaire national, Section des semences
    Agence canadienne d'inspection des aliments
    59, promenade Camelot, Ottawa (Ontario) K1A 0Y9
    Courriel : cfia.seed-semence.acia@canada.ca
    Télécopieur : 613-773-7261

    Tout avis, toute requête et tout rapport de cette nature seront réputés prendre effet au moment de leur envoi, à condition que l'expéditeur ait reçu une confirmation de la transmission du courriel ou de la télécopie.

  3. Vérification et contre-inspection : L'ACIA, ou ses représentants peuvent, avant ou après l'inspection d'un champ par le titulaire, effectuer une contre-inspection de la même culture de semences, ceci afin de vérifier les résultats obtenus par le titulaire, de confirmer l'exactitude de son rapport, et confirmer que la titulaire a la capacité à, et peut continuer à respecter les modalités de sa licence.

    Le titulaire devra, sur demande de l'ACIA, fournir tous les registres et renseignements et toute copie exigée de ces documents permettant de vérifier sa conformité aux modalités de la présente licence.

  4. L'ACIA peut modifier les modalités de la licence, y compris sa portée, à n'importe quel moment au moyen d'un avis écrit à l'intention du titulaire de la présente licence. Ces modifications entreront en vigueur à la date indiquée sur un tel avis.
  5. L'ACIA peut informer tout Service d'inspection de cultures de semences autorisé (SICSA) du taux de fréquence de contre-inspection attribué au titulaire de la licence.
  6. Révocation : L'ACIA peut, moyennant un avis écrit au titulaire, révoquer sans délai cette licence si :
    • le titulaire n'a pas respecté l'une ou l'autre des modalités de la licence;
    • l'ACIA constate que le contenu des Rapports d'inspection de cultures de semences du titulaire ne correspond pas aux observations réalisées pendant les contre-inspections de l'Agence, sauf si celle-ci estime qu'il y a une explication raisonnable pour ces divergences, par exemple la prise de mesures de gestion des cultures par le producteur de semences durant la période entre l'inspection effectuée par le titulaire de la licence et la contre-inspection réalisée par l'ACIA; ou
    • le titulaire a donné des renseignements faux ou trompeurs dans sa demande de licence ou lors de l'exécution de ses devoirs découlant de cette licence.
  7. Mesures réglementaires : Aucun élément des modalités de la présente licence ne limite le pouvoir de l'ACIA de prendre des mesures réglementaires, ou de déléguer la prise de telles mesures, en vertu de l'une ou l'autre des lois qu'elle administre ou fait appliquer ou de toute autre loi applicable en fonction des renseignements que l'ACIA ou ses employés peuvent recevoir ou obtenir par quelque moyen que ce soit.
  8. Frais impayés : L'ACIA n'est responsables en aucune façon des frais impayée par des producteurs de semences au titulaire de la présente licence.
  9. Pérennité : Toutes les obligations de confidentialité et toutes les dispositions concernant la protection contre les réclamations de tiers demeureront en vigueur à l'expiration ou à la révocation de la présente licence, ainsi que toute autre modalité de la licence dont il est raisonnable de présumer, en raison de la nature des droits et des obligations qui y sont prévus, qu'elle devrait demeurer en vigueur.

Annexe F : Lignes directrices relatives au système de gestion de la qualité et au Manuel du SGQ des SICSA

Vous trouverez, ci-dessous, les lignes directrices relatives à l'élaboration d'un manuel du système de gestion de la qualité (SGQ). Le SGQ du service d'inspection des cultures de semences autorisé (SICSA) s'applique aux employés du SICSA et aux inspecteurs de cultures de semences agréés (ICSA) sous la supervision du SICSA.

Veuillez noter que ces lignes directrices ne constituent pas une liste exhaustive des exigences auxquelles doit satisfaire un manuel du SGQ. Pour obtenir une liste complète des exigences liées au manuel du SGQ, veuillez consulter l'Annexe I des IP 142.3.1.

Table des matières

  1. Éléments clés
  2. Responsabilités de la direction
  3. Système de gestion de la qualité documenté
  4. Procédures
  5. Demande de mesures correctives (DMC) – Émises par l'ACIA
  6. Dossiers
  7. Méthodes de vérification des procédures
  8. Formation des employés et des ICSA et qualifications

1. Éléments clés

Les éléments clés du SGQ d'un SICSA comprennent notamment :

2. Responsabilités de la direction

3. Système documenté de gestion de la qualité

4. Procédures

5. Demandes de mesures correctives (DMC)

6. Dossiers

Des dossiers sont tenus pour constituer une preuve objective que :

Les dossiers comprennent notamment, sans s'y limiter :

De plus, le SGQ devrait spécifier que:

7. Méthodes de vérification des procédures internes

Les mesures de contrôle interne appliquées aux procédures devraient comprendre des méthodes de vérification à l'aide desquelles un processus en particulier est vérifié régulièrement afin de vérifier sa conformité avec la procédure documentée et pour donner l'assurance que la procédure documentée répond aux objectifs en matière de qualité. Un exemple de méthode de vérification est l'examen hebdomadaire des dossiers sur les champs attribués à chaque inspecteur afin de vérifier si tous les champs ont été attribués et s'ils ont été attribués à un inspecteur détenant la portée de l'agrément qui correspond bel et bien au type de culture.

Chaque procédure essentielle devrait être jumelée à une méthode de vérification établie expressément pour celle-ci et indiquant la fréquence de la vérification et des mesures à prendre si la vérification permet de déceler un problème avec la procédure ou sa mise en œuvre. Lorsque l'on décèle un problème, une analyse de la cause fondamentale devrait être effectuée et les mesures de suivi qui s'imposent devraient être prises, comme de la formation d'appoint ou la modification de la procédure.

8. Formation des employés et des ICSA et leurs qualifications

Annexe G : Demande d'appel à un manquement

Ce formulaire doit être soumis au vérificateur du SICSA dans les cinq jours ouvrables suivant l'émission d'un manquement ou d'une DMC.

Image - Demande d'appel à une non-conformité. Description ci-dessous.
Description de l'image – Demande d'appel à une non-conformité

Le Demande d'appel à une non-conformité contient des champs pour recueillir les renseignements suivants :

Renseignements généraux

  • Date de l'émission de la non-conformité ou de la DMC
  • Nom de l'inspecteur de contre-inspection (le cas échéant)
  • Numéro(s) de séquence (le cas échéant)
  • Point à la liste de vérification de l'audit ou de la contre-inspection
  • Nom de l'ICSA (le cas échéant)
  • Numéro d'ICSA
  • SICSA affilié

Raisons de l'appel et nouveaux renseignements à considérer

  • Fournissez une justification pour l'appel. Les non-conformités et les DMC ne seront pas retirées si la seule raison citée est que les SICSA ou les ICSA ne sont pas d'accord avec les exigences actuelles du programme.
  • Signature du gestionnaire de la qualité ou de l'inspecteur en chef
  • Date :

Section de l'ACIA (la réponse doit être fournie au chef ou au gestionnaire de la qualité du SICSA)

  • Révocation de la non-conformité (Oui/Non)
  • Nom du vérificateur
  • Signature
  • Date
  • Justification
Date de modification :