Modèle amélioré d'inspection des aliments
Modèle définitif
Annexe C : Les étapes clés d'une inspection

Étapes clés d'une inspection du point de vue de l'inspecteur

Ci-après sont décrites les étapes clés qui pourront être suivies par les inspecteurs de l'ACIA. Il s'agit d'une approche d'inspection uniforme dans le cadre du modèle amélioré d'inspection des aliments.

Étape 1 : Préparation à l'inspection

a. Déterminer la portée préliminaire de l'inspection

Une fois qu'une installation a été ciblée aux fins d'inspection, selon le plan de travail et les priorités, la portée de cette dernière peut être modifiée en fonction des facteurs suivants :

• changements du point de vue des activités (par exemple, l'entreprise s'est mise à l'exportation);
• éléments déclencheurs (par exemple, rappels et plaintes);
• historique de conformité (par exemple, cas de non-conformité récurrents);
• tous les éléments prioritaires du plan de contrôle préventif (par exemple, Élément 1 : Contrôle des processus et des produits);
• autres éléments qui n'ont pas été touchés lors d'une inspection antérieure.

Au fil du temps, le système complet de la partie réglementée devrait être inspecté afin que l'on vérifie la conformité avec toutes les exigences réglementaires en matière de salubrité des aliments ou autres.

b. Réaliser des inspections prévues et improvisées

Les inspections peuvent être prévues à l'horaire ou improvisées, à la discrétion de l'inspecteur. Les deux approches seront utilisées.

• Les inspections prévues permettent à l'inspecteur de discuter avec l'exploitant et le personnel clé au préalable et de prendre les dispositions nécessaires avec ceux-ci en vue des entretiens, et d'obtenir la confirmation que la documentation pertinente sera disponible.
• Les inspections improvisées fournissent à l'inspecteur l'occasion d'observer les activités sans préavis, ce qui peut limiter la portée de l'inspection si certains employés ne sont pas sur place ou si des activités précises n'ont pas lieu.

c. Examiner les lois, les règlements et les autres documents de référence applicables

• S'il y a lieu, des lignes directrices ou des conseils techniques peuvent être demandés auprès d'agents d'évaluation des systèmes ou des centres d'expertise.

d. Rassembler les outils et les documents d'inspection, l'équipement d'échantillonnage les vêtements de protection, le matériel de sécurité et les fournitures nécessaires.

Étape 2 : Exécution de l'inspection

Lors de l'inspection, il faut consigner toutes les constatations, y compris les discussions. Des éléments de preuve supplémentaires tels que les échantillons physiques, les photographies^{Footnote 16} et les copies de documents peuvent également être recueillis.

a. Réunion d'ouverture

• Présenter tous les employés de l'ACIA présents et expliquer le rôle de chacun.
• Définir la portée de l'inspection, le processus qui sera suivi ainsi que la date et l'heure de la réunion de clôture.
• Identifier les employés ou les ressources nécessaires à la réalisation de l'inspection et confirmer la principale personne-ressource.
• Communiquer à la partie réglementée toutes les modifications apportées au processus d'inspection ou aux règlements pertinents.
• Vérifier s'il y a des modifications au profil d'entreprise.
• Confirmer les modifications apportées au plan de contrôle préventif depuis la dernière inspection, s'il y a lieu; modifier la portée de l'inspection en conséquence.
• Vérifier les exigences en matière de sûreté et de sécurité de l'entreprise (par exemple, les mesures d'hygiène, les restrictions en matière de circulation des employés, l'équipement de protection, etc.)
• Indiquer si l'entreprise sera avisée des modifications apportées à la portée durant l'inspection.
• En ce qui concerne les inspections qui durent plus d'une journée, annoncer la tenue possible d'une réunion de fin de journée afin d'aviser les personnes concernées des cas de non-conformité possiblement observés.

b. Inspection visuelle sur place

Cette partie de l'inspection sert à recenser les domaines qui devraient être ajoutés à la portée de l'inspection ou qui nécessitent une inspection plus rigoureuse. Elle peut également servir à confirmer l'exactitude des données inscrites au profil.

• Observer les conditions générales de l'installation (y compris les conditions à l'intérieur et à l'extérieur).
• Concentrer les efforts sur le recensement de sources éventuelles de contamination du produit alimentaire, des surfaces en contact les aliments ou de l'équipement qui pourraient faire l'objet d'une inspection plus rigoureuse.

Prendre note de la propreté générale à l'extérieur de l'installation et dans les zones environnantes, ainsi que de toute autre condition qui pourrait contribuer à la contamination des aliments.

Tenir compte des éléments suivants :

• les endroits pouvant servir d'abris pour les organismes nuisibles;
• les contaminants de l'environnement;
• les points d'accès aux zones de préparation non contrôlés;
• les signes de détérioration de la condition du bâtiment qui pourraient permettre l'introduction d'organismes nuisibles ou d'autres sources potentielles de contamination.

À l'intérieur de l'installation, commencer l'inspection par le produit fini et progresser à rebours vers les produits et ingrédients entrant dans la composition du produit. Prendre note de l'état de propreté générale et de toute autre condition qui pourrait contribuer à la contamination des aliments.

Tenir compte des éléments suivants :

• l'état des planchers, des murs et des plafonds (par exemple, propre, en bon état);
• l'hygiène des employés et les pratiques de travail;
• les températures adéquates;
• les signes confirmant la présence d'organismes nuisibles;
• l'éclairage (par exemple, des écrans protecteurs dans les zones de transformation des aliments, tous en bon état);
• la ventilation (par exemple, des odeurs qui ne sont pas liées au processus ou au produit alimentaire, condensation visible).

Consigner toutes les observations. Prendre note de toutes les questions à poser au personnel lors de l'inspection ou des registres qui devraient être examinés afin de confirmer les observations.

c. Confirmation de la portée de l'inspection

Selon les observations consignées lors de l'inspection visuelle sur place, évaluer si la portée de l'inspection doit être modifiée.

d. Réalisation de l'inspection

Examen des registres

Examiner le plan de contrôle préventif et les registres des éléments visés par la portée de l'inspection. Le nombre de registres sélectionnés reflétera le rendement au fil du temps. Concentrer les efforts sur les registres des produits alimentaires qui seront préparés pendant l'inspection, afin que les actions des employés puissent être observées et que l'on puisse réaliser des entretiens sur place.

Pour chacun des éléments examinés, il faut traiter des questions suivantes :

• le(s) employé(s) responsable(s);
• le résultat;
• les mesures de contrôle;
• les procédures de surveillance pour chacune des mesures de contrôle;
• les mesures correctives et les écarts;
• les activités de vérification;
• les registres requis.

Examiner les registres de surveillance afin de déterminer si :

• les activités de contrôle sont réalisées telles qu'elles ont été prescrites (par exemple, l'étalonnage de l'équipement, les délais de transformation, les vérifications des températures et des activités d'assainissement);
• les mesures de contrôle sont respectées;
• les écarts sont cernés et des mesures adéquates sont prises.

Examiner les registres de vérification afin de déterminer si :

• les activités de surveillance sont réalisées telles qu'elles ont été prescrites;
• les mesures de contrôle de l'entreprise sont efficaces;
• les écarts sont cernés et des mesures adéquates sont prises.

Dans le cas de défaillances récurrentes, déterminer si la partie réglementée a mis en œuvre des mesures supplémentaires ou si elle a apporté des modifications au plan de contrôle préventif.

Tout registre à l'appui du plan de contrôle préventif peut être consulté lors de l'inspection (par exemple, les registres de formation, les plaintes des consommateurs). Définir clairement les types de registres auxquels vous devrez avoir accès.

Faire preuve de jugement en décidant s'il est nécessaire de recueillir des échantillons du produit alimentaire ou des écouvillons de l'équipement et de l'environnement dans le but de valider les observations de l'inspection et de déterminer si la partie réglementée respecte les normes. Envoyer tous les échantillons recueillis au laboratoire de l'ACIA approprié aux fins d'analyse.

Observer les activités et réaliser les entretiens

Faire preuve de jugement en décidant de ce qui doit être effectué en premier –observer les activités ou réaliser les entretiens. L'ordre selon lequel ces activités doivent avoir lieu n'est pas établi – l'objectif est de recueillir les données les plus précises possible.

À l'étape des observations, confirmer que les employés suivent les procédures du plan de contrôle préventif. Interviewer les employés afin de recueillir suffisamment d'information pour appuyer les observations. Favoriser l'usage de questions ouvertes telles que :

• Que faites-vous? Que consignez-vous?
• Quel est le but de ce que vous faites?
• Comment cela contribue-t-il à la confirmation de l'efficacité des mesures de contrôle?
• Que faites-vous en cas d'écart?

Si les exigences réglementaires sont respectées, passez à la rubrique f (rapport d'inspection). En cas de non-conformité, il faut évaluer la gravité.

e. Attribuer un degré de non-conformité

Attribuer un degré de non-conformité à chacun des éléments, selon son effet possible sur la salubrité des aliments.

Il existe trois degrés de non-conformité^{Footnote 17}.

• Critique : effets immédiats sur la salubrité des aliments ou cas de non-conformité graves et récurrents.
• Grave : effet éventuel sur la salubrité des aliments.
• Technique : non-respect des exigences réglementaires, mais aucun lien avec la salubrité des aliments.

Toute autre observation qui n'a pas d'incidence sur la salubrité des aliments ou sur les exigences réglementaires peut être notée dans le rapport en tant que « points à améliorer ».

Dans les cas de non-conformité graves ou critiques, il faut présenter une demande de mesures correctives indiquant les exigences réglementaires qui n'ont pas été respectées. Consigner tout cas de non-conformité technique. Même si ces derniers doivent être redressés, une demande de mesures correctives n'est pas nécessaire. Toute non-conformité, y compris de nature technique, doit être corrigé par la partie réglementée.

En cas d'observation de situations critiques concernant la salubrité des aliments :

• communiquer avec la personne-ressource principale et discuter avec elle si des mesures supplémentaires s'imposent;
• si des mesures supplémentaires sont nécessaires, demander que ces mesures soient mises en œuvre immédiatement afin de contrôler le produit alimentaire touché et de redresser la situation;
  • déterminer si tous les produits alimentaires touchés sont contrôlés;
  • prendre des mesures de conformité ou d'application de la loi (par exemple, saisir et retenir le produit, arrêter la production) si le produit n'est adéquatement contrôlé.

f. Rapport d'inspection

Le rapport d'inspection comprend les résultats de l'inspection, les demandes de mesures correctives présentées, les cas de non-conformité techniques observés et les mesures prises.

La documentation relative aux registres examinés comprend :

• les renseignements servant à identifier les registres précis examinés;
• les dates inscrites aux registres.

La documentation relative aux observations et aux entretiens comprend :

• le nom, le titre et le domaine de responsabilité du personnel interviewé ou observé;
• la zone de l'installation et les procédures observées;
• la description des cas de non-conformité observés.

Il faut déclarer tous les incidents de non-conformité dans le rapport d'inspection final. La nature des cas de non-conformité doit être précisée de façon claire, objective et concise.

Étape 3 : Communication des résultats de l'inspection

Tenir une réunion de clôture avec la partie réglementée afin de discuter des résultats de l'inspection, des cas de non-conformité et des prochaines étapes. Il faudra lui remettre un exemplaire du rapport d'inspection lorsqu'il sera terminé.

Lors de la réunion de clôture :

• Discuter des résultats généraux de l'inspection et des tendances observées.
• Déclarer les cas de non-conformité et présenter les demandes de mesures correctives correspondantes.
• Fournir des précisions relativement aux questions ou aux inquiétudes exprimées.
• Obtenir l'engagement de la partie réglementée qu'elle donnera suite aux demandes de mesures correctives qui lui auront été présentées. Prendre note des mesures provisoires qu'elle propose, s'il y a lieu.
• Informer la partie réglementée que des échantillons ont été envoyés au laboratoire aux fins d'analyse et lui préciser la date à laquelle les résultats devraient être connus.
• Fournir un exemplaire du rapport d'inspection et des documents connexes s'ils sont achevés, ou préciser la date à laquelle ces documents seront disponibles.
• Discuter des prochaines étapes, y compris de l'échéancier pour aviser l'ACIA de la mise en œuvre des mesures correctives exigées.
• Annoncer la tenue d'activités ou d'inspections de suivi.

Étape 4 : Réalisation d'une inspection de suivi

Il pourrait être nécessaire de réaliser une inspection de suivi afin de confirmer que les mesures correctives ont été mises en œuvre, qu'elles sont efficaces, et que les modifications apportées au plan de contrôle préventif sont documentées. On peut prolonger les délais de mise en œuvre des mesures correctives dans certains cas, notamment :

• Si une demande de prolongation de délai est présentée par écrit, expliquant les raisons du retard et proposant une nouvelle date prévue pour la mise en œuvre.
• Si la salubrité des aliments n'est pas compromise.

À l'étape de l'examen des mesures correctives, il faut :

• confirmer quelles mesures ont été prises et pourquoi, et confirmer la pertinence de celles-ci (notamment l'élimination des produits alimentaires touchés);
• examiner les registres qui prouvent l'efficacité des mesures correctives;
• prendre note des changements, s'il y a lieu;
• examiner toutes les modifications apportées au plan de contrôle préventif.

Si les mesures correctives ont été mises en œuvre de façon efficace, fermer la demande de mesures correctives.

Si les mesures correctives n'ont pas été mises en œuvre de façon efficace et qu'une prolongation du délai n'est pas accordée, prendre les mesures de conformité et d'application de la loi qui s'imposent.

a. Cas de non-conformité récurrents ou persistants

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