Guide pour la préparation d'un plan de contrôle des exportations (PCE) : Élaborer votre PCE

1. Contrôles visant à satisfaire aux exigences et aux conditions d'exportation du Canada

Pour démontrer la conformité avec les exigences énoncées dans le RSAC, les exportateurs doivent préparer, conserver et tenir à jour les documents suivants :

1.1 Un plan de contrôle préventif (PCP)

Le PCP est le document écrit qui décrit comment vous vous assurez que les aliments sont salubres et propres à la consommation et qu'ils satisfont aux exigences relatives à la protection des consommateurs. Vous devez présenter un PCP qui répond aux exigences applicables énumérées à la partie 4 du RSAC si vous demandez des certificats d'exportation d'aliments ou l'inscription sur une liste d'admissibilité à l'exportation. Les activités menées relativement à l'aliment exporté détermineront le contenu du PCP. Vous pouvez intégrer des éléments du PCE dans votre PCP ou conserver les éléments du PCE dans un document distinct, si vous le désirez.

Conformité du produit

1.2 Traçabilité

Les exigences en matière de traçabilité sont énoncées à la partie 5 du RSAC. Pour répondre à ces exigences, vous devez retracer le mouvement des aliments que vous exportez une étape en amont et une étape en aval. Pour l'activité d'exportation, cela comprend la préparation et la tenue de registres qui :

• identifient le nom usuel de l'aliment, le nom et l'adresse de la personne qui a fabriqué, préparé, entreposé, emballé ou étiqueté l'aliment, ainsi que les renseignements de suivi qui permettraient de retracer le produit par code(s) de lot
• retracent l'aliment jusqu'à la personne qui vous l'a fourni, y compris la date à laquelle il vous a été remis
• retracent l'aliment jusqu'à la personne à qui vous l'avez fourni, y compris la date à laquelle vous l'avez remis
• retracent l'aliment à chaque endroit où vous l'avez déplacé avant de le fournir à une autre personne

Exemple de traçabilité dans un PCE

Le PCE doit inclure tous les éléments de traçabilité énumérés ci-dessus. La distribution des aliments exportés doit pouvoir être retracée jusqu'à la première destination d'expédition et jusqu'au préparateur de l'aliment afin de permettre un rappel de l'aliment.

Exemple de documents de traçabilité des aliments pour les exportateurs

• copie du certificat d'exportation
• facture d'achat
• connaissement
• document de comptabilisation des lots

Voici un exemple d'information contenue dans vos documents :

• le pays d'importation
• le(s) types de certificat
• le lieu d'origine de l'envoi
• la date à laquelle l'exportation peut faire l'objet d'une inspection
• la date d'exigence du certificat (date du départ)
• le nombre total d'unités et la taille des unités de chaque lot dans l'envoi
• la description du produit (taille, classement, type)
• le nom scientifique (le cas échéant) et le(s) nom(s) usuel(s)
• le nom et l'adresse du destinataire (nom et adresse de chaque personne ou entreprise (destinataire) qui recevra l'aliment)
• le nom et l'adresse de l'expéditeur
• le(s) numéro(s) de licence de l'établissement ou des établissements de fabrication
• les numéros d'identification des établissements (le cas échéant) ayant effectué des activités associées au produit (par exemple, abattage, transformation, etc.)
• la ou les dates et codes de la transformation et de l'emballage
• le poids net de chaque unité
• le poids net total des lots
• les conditions d'entreposage du produit
• la date de la signature de l'ACIA sur le certificat
• les marques d'identification du produit
• la date d'exportation de l'envoi
• le mode de transport et le numéro du conteneur (par exemple, par voie aérienne ou maritime)

Renseignements supplémentaires

• Traçabilité des aliments
• Exigences réglementaires : Traçabilité

1.3 Documents d'exportation

Divers articles du RSAC décrivent les documents liés à l'exportation qui doivent être conservés et qui peuvent être intégrés à votre PCE. Certains de ces documents sont décrits ci-dessous.

1.3.1 Exportation d'aliments non conformes (art. 16 du RSAC)

Comme il est décrit dans la Politique relative à l'exportation d'aliments non conformes, vous pouvez exporter un aliment qui ne répond pas à certaines exigences énumérées dans l'article 16 du RSAC, à condition que vous indiquiez la mention « exportation » sur l'aliment. Vous devrez également conserver des documents écrits concernant les exigences et/ou les spécifications étrangères et sur la conformité du produit à cet égard, par exemple :

• la preuve que le conteneur et les marques sont conformes aux conditions du pays importateur
• le contrat avec l'importateur indiquant clairement les spécifications en matière de qualité du produit
• le numéro ou le code de lot de l'envoi indiqué sur l'étiquette ou imprimé en relief sur le conteneur
• l'étiquette sur le conteneur ne représente pas faussement la qualité, la composition, la quantité, le caractère, l'innocuité ou la valeur de l'aliment
• les sources des matériaux et des ingrédients entrants approuvés par le pays de destination (le cas échéant), ainsi que tout processus unique ou information sur l'établissement qui aurait une incidence sur la conformité du produit
• les normes étrangères en matière de salubrité et de composition des aliments qui diffèrent des normes canadiennes
• les attestations concernant le statut de toute maladie animale dans la région
• les documents d'un Programme d'assurance de la salubrité des aliments visant les fournisseurs (PASAF) qui décrirait les mesures prises pour s'assurer que l'aliment répond aux normes du pays importateur

1.3.2 Documents prouvant qu'un produit de viande destiné à l'exportation respecte les conditions du pays importateur (art. 168 du RSAC)

Conformément à l'article 168 du RSAC, il incombe entièrement à l'exploitant de l'établissement d'exportation de viande de s'assurer que toutes les conditions applicables du pays importateur sont respectées et de fournir à l'ACIA des renseignements satisfaisants avant que l'ACIA puisse autoriser l'exportation et délivrer les certificats requis.

Renseignements supplémentaires

• Exigences d'exportation pour viande

1.3.3 Contrôles des certificats

Vous devez fournir des renseignements complets, exacts et véridiques lorsque vous demandez une autorisation d'exportation à l'ACIA, comme un certificat d'exportation ou une modification ou un ajout à une liste d'admissibilité à l'exportation.

Le fait de démontrer que vous avez mis en place des contrôles efficaces simplifiera le processus d'obtention d'un certificat d'exportation et d'inscription sur une liste d'admissibilité. Une fausse déclaration relative à une exportation sur un certificat de l'ACIA entraînera des mesures d'application de la loi conformes à la Politique sur la conformité et l'application de la loi.

Les demandes de certification doivent être présentées et approuvées avant d'expédier vos aliments. Seuls les certificats reconnus par l'ACIA peuvent être demandés. Tous les lots indiqués sur le certificat doivent être mis à la disposition de l'ACIA aux fins d'une inspection.

Veuillez visiter la page Obtenir une certification d'exportation d'aliments pour de plus amples renseignements sur les certificats d'exportation.

Les contrôles présentés dans cette section doivent être mis en œuvre et être efficaces afin que les documents d'exportation soient factuels, exacts, et complets.

Exemple de contrôles qui démontrent que votre processus pour vos certificats d'exportation donne lieu à des documents d'exportation factuels, exacts, et complets

• Décrire la personne responsable de l'exactitude de vos documents d'exportation, par exemple le responsable des exportations.
• Décrire comment les détails de l'envoi sont vérifiés sur les documents d'exportation (par exemple la demande de certificat est comparée aux documents liés à la production et aux détails de l'envoi).
• Fournir des documents d'exportation qui correspondent aux informations de traçabilité concernant l'envoi, par exemple en montrant un certificat d'exportation qui correspond aux documents de traçabilité.
• Démontrer le processus suivi par la personne responsable pour vérifier les documents d'exportation. Par exemple, un processus de vérification pour s'assurer que le certificat délivré correspond aux détails de l'envoi et répond aux attestations sur le certificat, même si cette activité est réalisée par un tiers.
• Montrer comment une exportation en cours de processus est vérifiée pour s'assurer que les documents d'exportation sont factuels, exacts, et complets. Par exemple, se doter d'un processus pour confirmer que l'envoi (informations sur le produit, informations sur l'emballage, informations d'expédition) est conforme au certificat délivré.
• Procéder à un examen final du certificat approuvé pour vérifier qu'il s'agit du bon certificat pour le pays de destination et que les détails de l'envoi, y compris les attestations, sont exacts.

Documents démontrant les contrôles des certificats

Des registres pour les certificats doivent être tenus à jour afin de satisfaire aux exigences de traçabilité.

Le type d'aliment exporté et le pays de destination détermineront les renseignements nécessaires à inclure dans la demande de certificat. Des exemples de renseignements détaillés concernant les documents de certification se trouvent à la section 1.2 Traçabilité.

Certificats de remplacement

Dans certaines situations, vous pourriez devoir remplacer un certificat pour un produit qui a déjà été exporté. Des certificats de remplacement (ou une lettre d'explication) peuvent être délivrés par l'ACIA dans certaines circonstances, à condition que vous ayez un PCE qui décrit vos contrôles à l'exportation et les documents impliqués dans de telles situations.

Les certificats de remplacement reçus de l'ACIA doivent être liés au certificat original qui a été annulé.

Renseignements supplémentaires

• Exigences d'exportation pour viande
• Certificats de remplacement
• Bibliothèque des exigences en matière d'exportation d'aliments

2. Contrôles pour satisfaire aux conditions du pays importateur

Certains pays importateurs ont des exigences qui se distinguent de celles du RSAC ou des exigences plus strictes. L'ACIA qualifie ces exigences des pays étrangers de conditions d'exportation supplémentaires. Ces conditions doivent être respectées par l'exportateur canadien afin que son produit puisse être exporté vers ces pays.

Comme il est décrit à la section 8.2.2.2 de la Politique de contrôle des exportations d'aliments, les exportateurs doivent préparer et mettre en œuvre des contrôles écrits efficaces qui démontrent la conformité aux conditions d'exportation supplémentaires applicables. Ces conditions d'exportation supplémentaires se trouvent dans la bibliothèque des exigences en matière d'exportation d'aliments de l'ACIA. Si vous connaissez d'autres conditions d'exportation qui ne sont pas mentionnées dans la bibliothèque des exigences en matière d'exportation, il est de votre responsabilité d'en informer l'ACIA afin qu'elles puissent être vérifiées auprès des autorités du pays importateur et ajoutées à la bibliothèque.

Ces contrôles s'appliquent peu importe la source d'approvisionnement de l'exportateur (par exemple, s'il fabrique les produits lui-même, importe les produits ou s'il s'approvisionne auprès d'un titulaire de licence).

Dans cette section de votre PCE, vous décrivez :

• 2.1 les conditions du pays importateur
• 2.2 les contrôles que vous avez mis en place pour vous assurer de respecter les conditions du pays importateur, y compris :
  • 2.2.1 les contrôles associés au produit
  • 2.2.2 les contrôles associés à l'établissement

2.1 Description des conditions du pays importateur

Il est de votre responsabilité de respecter les conditions du pays importateur qui se distinguent des exigences réglementaires canadiennes, qui sont plus strictes ou qui n'ont pas d'équivalent canadien. Dans votre PCE, vous décrivez les conditions du pays importateur pour le(s) produit(s) que vous désirez exporter et fournissez la source de cette information.

Le PCE indique les conditions du pays importateur auxquelles l'aliment doit se conformer, par exemple :

Conditions associés au produit :

• des conditions de salubrité des aliments, comme :
  • les températures pour la transformation
  • les délais de transformation
  • les normes relatives aux résidus chimiques ou aux contaminants
  • les normes microbiologiques
  • le statut de certaines maladies animales
• des conditions relatives à la protection des consommateurs, telles que :
  • les conditions d'étiquetage particulières
  • les conditions spécifiques de catégories, d'emballage, de normes ou de quantité nette
  • les conditions particulières liées aux sceaux, aux autocollants ou aux timbres

Conditions associés aux établissements :

• les exigences relatives à la liste d'admissibilité
• les spécifications de l'établissement
• la méthode de production
• les exigences en matière d'octroi de licences pour tous les établissements qui ont préparé ou entreposé l'envoi destiné à l'exportation

Pour connaître les conditions du pays importateur, vous pouvez consulter, par exemple, les sources suivantes :

• la bibliothèque des exigences en matière d'exportation d'aliments
• le site Web du pays étranger
• les documents fournis par une autorité compétente étrangère
• des documents de l'importateur du pays importateur
• une copie des certificats d'exportation exigés (stipulant les conditions)
• un lien vers l'information concernant la liste d'admissibilité

2.2 Description des contrôles en place pour s'assurer de respecter les conditions du pays importateur

2.2.1 Contrôles associés au produit

Exemples de contrôles pour les conditions du produit :

Contrôles pour les conditions relatives à la salubrité des aliments :

• Échantillonnage – Les produits exportés pourraient devoir faire l'objet d'un échantillonnage pour une analyse en laboratoire, par lot ou à l'aide d'une matrice d'échantillonnage fondée sur le risque lorsque :
  • il y a des normes étrangères qui sont plus strictes que les normes canadiennes, ou pour lesquelles il n'existe pas d'équivalent canadien
  • le pays importateur a déjà rejeté le produit de l'exportateur
  • le fabricant n'a pas fourni de preuve adéquate que le produit satisfait à la condition du pays importateur
• les documents d'assurance du fournisseur du fabricant
• les rapports d'analyse du fabricant
• les documents de transformation du fabricant
• les données d'échantillonnage historiques (par exemple, les données sur les sites de récolte fournies par les organismes gouvernementaux)
• les registres des mesures de contrôle spécifiques qui ont été appliquées au produit

Exemple de contrôles pour les conditions de protection des consommateurs :

• des contrôles qui garantissent que les autocollants, les timbres et les sceaux sont appliqués correctement, le cas échéant (ne s'applique qu'à certains produits)
  • décrire dans votre plan les procédures appropriées relatives à l'utilisation et à la demande d'autocollants, de timbres et de sceaux d'exportation et conserver des registres en conséquence
  • décrire comment les autocollants, les timbres et les sceaux sont entreposés et font l'objet d'un contrôle, au besoin
• les documents de vérification des contrôles pour les conditions d'étiquetage supplémentaires
• les documents qui permettent de vérifier les contrôles pour le classement, l'emballage et les normes supplémentaires

Renseignements supplémentaires

• Exigences d'exportation pour viande

2.2.2 Contrôles associés à l'établissement

Conditions pour la liste d'admissibilité

Être inscrit sur une liste d'admissibilité peut être une condition d'exportation supplémentaire imposée par un pays importateur. Veuillez consulter la bibliothèque des exigences en matière d'exportation d'aliments de l'ACIA pour déterminer si votre inscription sur une liste d'admissibilité est requise par le pays où vous désirez exporter votre produit.

Indiquez dans votre PCE comment vous répondez à cette exigence pour chaque pays applicable.

Par exemple :

• lorsque vous ne préparez pas l'aliment que vous exportez, vous vous assurez de vous procurer l'aliment uniquement auprès d'un établissement titulaire d'une licence SAC qui figure sur la liste des établissements admissibles pour le pays importateur
• lorsque l'aliment a été importé pour l'exportation, vous vous assurez que l'aliment importé provient d'un établissement admissible à l'exportation vers le pays importateur
• si le pays importateur exige qu'une activité particulière, par exemple l'entreposage, soit menée par un titulaire de licence inscrit sur la liste d'admissibilité, l'exportateur doit vérifier que tel est bien le cas

Autres conditions liées à l'établissement

Lorsque le pays importateur exige que toutes les étapes de la préparation soient effectuées par un titulaire de licence, l'exportateur procédera à des vérifications et indiquera dans son PCE comment il a respecté cette condition.

Inspection ou autre type de surveillance de l'ACIA

Parfois, un pays importateur exige qu'un produit soit préparé pour l'exportation sous la supervision directe de l'ACIA, ou en vertu d'un autre type de surveillance réglementaire. Si vous exportez vers un tel pays, votre PCE devra inclure les détails relatifs à la surveillance, y compris la fréquence et la nature des inspections.

Par exemple :

Les contrôles devraient comprendre la façon dont vous avisez l'ACIA (au besoin) à l'avance de la fabrication et/ou de l'envoi de certains produits, ainsi que les exigences du pays importateur en ce qui concerne la nature et la fréquence des inspections.

Renseignements supplémentaires

• Bibliothèque des exigences en matière d'exportation d'aliments
• Programme d'assurance de la salubrité des aliments visant les fournisseurs